¿Cómo funciona el correo electrónico?

El e-mail es, sin duda, el medio más tradicional y popular que existe para enviar mensajes vía internet. Aquí te enseñamos cómo funciona el correo electrónico. Ven y descubre todo lo relacionado con esta importante herramienta de comunicación e información.

¿Cómo funciona el correo electrónico?

El correo electrónico o e-mail, es el medio que permite intercambiar mensajes privados con otros usuarios de internet desde cualquier parte del mundo. Cada usuario requiere una dirección electrónica única que ningún otro usuario de la red posee, a través de la cual envía y recibe correspondencia digital.

Cuando recibimos un e-mail, éste cumple su trayecto de red en red hasta llegar a nuestro proveedor de internet. Una vez allí es depositado en nuestro casillero personal, de donde lo recogemos mediante un programa de correo electrónico.

Características

A continuación, en cómo funciona el correo electrónico mencionamos las principales características que hacen de esta herramienta un medio eficaz y económico para la comunicación digital:

Rápido

Puede decirse que la velocidad de intercambio de mensajes entre varios usuarios es casi instantánea, sin importar la ubicación geográfica donde estos se encuentren.

Económico

Generalmente, el costo de comunicación equivale a una llamada local, lo que lo convierte en la opción más barata en comparación con el teléfono o el fax.

Concreto

Contribuye con la formación de hábitos de escritura, en cuanto a la precisión con la cual se escribe el mensaje.

Permanente

El servicio está disponible durante todo el año, y a cualquier hora del día. No es necesario estar conectados a internet para recibir mensajes. Estos se almacenan en los servidores de correo hasta que nos conectemos y podamos bajarlos.

Ecológico

Contribuye con la conservación de los recursos naturales debido a la ausencia de papel en el envío de mensajes.

Eficiente

Aumenta la productividad al permitir enviar el mismo mensaje a varias personas a la vez.

Versátil

Permite adjuntar cualquier tipo de archivo conjuntamente con el mensaje. El archivo adjunto puede ser modificado por el destinatario según lo prefiera.

Cómodo

El mensaje recibido no requiere ser contestado inmediatamente, sino que la persona que lo recibe decide cuándo y cómo responderlo. Lo cual logra mediante un clic en la opción Responder.

Privado

El uso de usuarios y contraseñas únicas para el acceso a la cuenta de correo electrónico, garantiza la privacidad de la información.

Completo

Incluye el uso de otras herramientas, como el calendario, chat y lista de contactos.

Estructura

Un correo electrónico está compuesto por el encabezado y el cuerpo del mensaje.

Encabezado

Contiene la dirección electrónica de quien envía el mensaje, y el tema, asunto, motivo o título del mensaje.

Cuerpo

Se refiere al texto que conforma el contenido del mensaje. Generalmente, en esta parte también se incluye la firma del autor. La firma es opcional y se refiere a los datos básicos (nombre, dirección y teléfono) del destinatario, aparte de unas pequeñas líneas que lo caractericen.

Servidores

Los servidores de correo electrónico se encargan de almacenar los mensajes recibidos hasta que estos puedan ser recibidos o descargados por el usuario final. Si éste no acepta el mensaje, el servidor de correo electrónico es el responsable de devolverlo hacia el destinatario inicial, notificando sobre una falla o error.

Tipos de Servidores

Los principales tipos de servidores de correo electrónico son:

SMTP

Se refiere a Simple Mail Transfer Protocol. Básicamente, es un software que se ejecuta en el equipo con la finalidad de encargarse de la transferencia del mensaje. Es decir, funge como intermediario entre la recepción y el envío de los mensajes. En su proceso, involucra tanto a otros servidores de correo electrónico como a los usuarios de los mensajes.

POP

Es la forma abreviada de un servidor Post Office Protocol. Permite la descarga de los mensajes por parte de los usuarios, mediante el empleo de una porción de un software especializado. De esta manera, él es el responsable de posibilitar el acceso al almacenaje de los mensajes de correo electrónico. En otras palabras, un POP no es más que una cuenta de correo tradicional, que se lee a través de programas cliente de correo electrónico.

IMAP

Referente a Internet Message Access Protocol. Es un software que posibilita el acceso amplio a las carpetas creadas por el usuario de correos electrónicos en el servidor. Permite la combinación entre todas las carpetas y mensajes creados por el usuario, y los datos almacenados localmente.

Cuentas Webmail

Es un servicio de correo electrónico que permite leer un mensaje de correo a través de un sitio web y no mediante un programa lector. Tampoco requiere poseer una computadora propia. En definitiva, constituye la contraparte de las cuentas POP. Sus dos máximos representantes son Yahoo correo y Hotmail.

POP y Webmail

Gracias a los avances de la tecnología, hoy en día es posible leer una cuenta Webmail desde un cliente de correo, y una cuenta POP a través de páginas web. Un ejemplo del primer caso es la posibilidad que brinda Hotmail de leer y enviar mensajes desde una cuenta webmail que se haya abierto en su sitio. Esto se logra mediante el uso del lector de correo Outlook Express.

Por su parte, el servicio de webmail de Yahoo permite leer una cuenta POP desde su sitio web. Para lo cual, el usuario debe estar debidamente registrado en Yahoo. Su principal ventaja es que el usuario puede revisar su cuenta desde cualquier computadora. Sin embargo, si no está registrado, no le es posible enviar mensajes desde esa cuenta POP, sino desde la cuenta webmail de Yahoo.

Correo electrónico hablado

Algunos software especializados brindan la opción de enviar mensajes de correo electrónico grabados. La diferencia entre esta alternativa y el hecho de adjuntar archivos de audio dentro de los mensajes, radica en la capacidad que posee el programa para comprimir el tamaño del archivo.

Mientras que un archivo de audio de un minuto de duración puede llegar a pesar 5 MB, y al ser comprimido de la forma tradicional pierde 5% de su tamaño, el tamaño original de un correo electrónico grabado se reduce en un 20 o 30%.  Su principal desventaja es que, necesariamente, quien recibe el correo electrónico grabado debe poseer un programa reproductor de audio, compatible con esta tecnología.

Voice E-mail y V3mail son ejemplos de este tipo de servicio de correo electrónico hablado.

Funciones básicas

Con el avance de la tecnología, cada vez son más las utilidades de los correos electrónicos. A continuación, algunas funciones que nos pueden interesar:

Administración de la agenda de direcciones

Cualquier proveedor de correo electrónico permite almacenar los datos de nuestros contactos digitales a través del uso de una libreta de direcciones. En ella se pueden incluir, aparte de la dirección de e-mail, los nombres y apellidos, la dirección de habitación o trabajo, números de teléfono y fax, y fechas de cumpleaños.

De esta manera, no es necesario que escribamos su dirección de correo cada vez que queremos enviarle un mensaje a una persona en específico. Con sólo seleccionar su nombre en la lista, ya aparece su dirección en el encabezado del mensaje. De igual manera, esta opción permite anexar nuevos contactos y crear grupos de destinatarios, a quienes enviarle mensajes a la vez. Por ejemplo, podemos formar grupos de amigos, trabajo, estudio, etc.

Uso de comandos

Según el proveedor de servicio del cual dependamos, tenemos la posibilidad de acceder a atajos o combinaciones de teclas que nos faciliten, tanto la escritura como el envío de mensajes, y otras acciones dentro del correo electrónico. La combinación de teclas Ctrl + U, funciona para acceder directamente a la ventana de Nuevo mensaje.

Con el atajo Ctrl + P podemos enviar a impresión el mensaje recibido. Sólo basta con abrir el mensaje y presionar la combinación de teclas. Se abrirá una nueva ventana de donde seleccionaremos el dispositivo de destino y estableceremos la calidad y cantidad de la impresión.

Si presionamos las teclas Ctrl + A se abrirá la ventana de Lectura de mensaje. Ctrl + Shift + V, permite mover un mensaje a una carpeta en específico. La instrucción se termina con la tecla Enter, luego de seleccionar la carpeta destino.

El comando Ctrl + Y permite ir directa y rápidamente a una carpeta determinada, luego de nuestra selección. Por su parte, con Ctrl + Shift + B, vamos a la libreta de direcciones directamente.

Manejo de carpetas

Una función muy útil, presente en cualquier proveedor de correo electrónico, es el manejo de carpetas de mensajes. Permite la creación de carpetas donde serán almacenados todos los mensajes enviados a ese destinatario, o grupo de destinatarios. Pueden crearse múltiples carpetas a un solo nivel o, si lo preferimos, dentro de una carpeta podemos crear un subnivel.

Como todas las otras funciones especiales del correo electrónico, ésta también es fácil de lograr. En la barra de Menú, dentro de nuestra cuenta, seleccionamos las opciones Archivo > Carpeta > Nueva carpeta.

Administración de la bandeja de entrada

Con esta función podemos administrar todos los mensajes que llegan a nuestro buzón de entrada, estableciendo reglas como: borrar, copiar, mover, entre otras opciones. Dependiendo de la versión del proveedor de servicios, estas reglas se establecen en Herramientas > Asistente para la bandeja de entrada o en Herramientas > Reglas de mensaje > Correo.

Borrado de mensajes

En ocasiones, nos interesa borrar algunos mensajes, bien porque exceden de un tamaño determinado o bien porque no deseamos recibirlos de un destinatario en específico. En cualquiera de los dos casos, podemos establecer una regla que nos permita eliminarlos definitivamente de nuestro correo. Una vez dentro del correo, vamos a Herramientas > Reglas de mensaje > Correo.

Otra forma esm, en Condiciones, seleccionar El tamaño de mensaje es superior a tamaño > Eliminarlo del servidor. En este punto, debemos definir el tamaño en Kbytes, como criterio para eliminar los mensajes. Le damos un nombre a la nueva regla creada y seleccionamos Aceptar. Finalmente, presionamos Aceptar dos veces para guardar los cambios.

Adicionalmente, para conocer más detalles acerca de cómo funciona el correo electrónico, responderemos cada una de las siguientes preguntas:

¿Cómo crear una cuenta de correo electrónico?

En la actualidad, dos de los proveedores de correo más comunes son Gmail Outlook. Acá te enseñaremos cómo crear una cuenta de correo en Google y Hotmail.

Correo Gmail

Muchas de las aplicaciones modernas, bien sean de acceso a dispositivos móviles o de descargas de material online, requieren un correo Gmail de Google. Acá veremos cómo obtenerlo.

El primer paso es acceder a la dirección web www.gmail.com y hacer clic en Crear cuenta.

A continuación, debemos escribir la información que se nos solicita, como: nombre, apellido, nombre de usuario y contraseña. Además, nos piden nuestra fecha de cumpleaños, el género (masculino o femenino), país, número de teléfono y una dirección de correo alternativa. Es importante destacar que el nombre de usuario está sujeto a la disponibilidad del sistema.

Adicionalmente, se nos pide escoger una pregunta de seguridad y escribir su respuesta. Esto nos ayudará a recuperar nuestra cuenta en caso de requerirlo más adelante. Finalmente, se nos pide verificar una palabra de seguridad suministrada por el sistema de forma automática.

El último paso es aceptar las condiciones de servicio. Para ello, una vez que leemos las condiciones, damos clic en la opción Acepto crear mi cuenta. Ahora podemos ingresar a nuestra cuenta de correo electrónico Gmail por primera vez. Para ello, sólo necesitamos nuestro nombre de usuario y contraseña recién creados. Le damos clic a la opción Acceder, y listo.

Correo Outlook

Outlook es el sucesor de Hotmail. Actualmente, para acceder a aplicaciones como Skype, OneDrive, Xbox y otros, se requiere de una cuenta de correo de este tipo. Obtenerla es bastante sencillo. Desde el navegador web accedemos a www.outlook,com o a www.hotmail.com. Al abrirse la ventana, escogemos la opción Regístrate ahora.

Luego de llenar los datos que se nos solicita en el formulario de registro, podemos escoger entre obtener una dirección con terminación hotmail.com, outlook.com o outlook.es. Finalmente, damos clic donde dice crear cuenta y tendremos acceso inmediato a la nueva cuenta de correo recién creada.

¿Podemos crear un correo gratuito con dominio propio?

La respuesta es sí. El servicio de e.mail para negocios Zoho permite la creación de correos con dominio propio. Entre sus múltiples opciones, está la versión gratuita. Desde el navegador web de nuestra preferencia, accedemos a la página oficial www.zoho.com./mail. Allí daremos clic en la opción Pricing.

Para escoger la versión gratuita, seleccionamos donde dice Get started. En la siguiente ventana, debemos añadir nuestro dominio, seleccionando la opción Add domain. De esta fácil manera, ya hemos creado nuestra dirección de correo con dominio propio, extensible hasta 10 cuentas.

Finalmente, damos clic en Setup account whit Zoho para verificar la propiedad del dominio. Deberemos comprobar algunos datos accediendo a la cuenta recién creada y estaremos listos para administrarla. Cada vez que queramos iniciar sesión deberemos ir a la página de mail.zoho.com, introducir nuestro usuario y contraseña. También están disponibles las aplicaciones de Zoho en Google Play o App Store.

Forma correcta de escribir una dirección

La estructura general de una dirección de correo electrónico contiene: el nombre del usuario, el nombre de la organización, el tipo de organización, y el código del país. Los dos primeros elementos se separan mediante un símbolo conocido como arroba. No admite palabras acentuadas, espacios entre los caracteres, ni eñes.

¿Cómo iniciar y cerrar sesión?

Para cerrar una sesión de correo que se encuentra abierta, nos dirigimos a la parte superior derecha de la ventana, donde dice Perfil, y damos clic en el cuadro emergente correspondiente a Cerrar sesión.

Para volver a iniciar sesión, nos dirigimos a la página web www.gmail.com o www.google.com > gmail. Si vemos el nombre de nuestra cuenta al abrirse la ventana, simplemente colocamos la contraseña y damos clic donde dice Sing in.

Si por el contrario, nuestro usuario no aparece en la pantalla, entonces ingresamos nuestro nombre donde dice Iniciar sesión con una cuenta diferente, seguido de la contraseña, y accedemos directamente a nuestros mensajes.

¿Cómo podemos personalizar nuestra cuenta?

Dentro de nuestra cuenta, buscamos dentro del menú de opciones donde dice Opciones de correo. Ahí podremos definir configuraciones básicas, como: crear una firma, establecer reglas y filtros, entre otras útiles opciones.

¿Cómo escribir y enviar un mensaje?

Una vez que hayamos ingresado al correo, en la barra de herramientas, seleccionamos la opción Correo nuevo. Llenamos las casillas pertenecientes al encabezado del correo, y posteriormente escribimos el contenido del mensaje. Al terminar, seleccionamos la opción Enviar.

Es importante destacar que si no conocemos la dirección de correo del destinatario, será imposible enviarle algún mensaje por este medio.

¿Cómo leer y responder un mensaje?

Para leer un mensaje recibido, debemos entrar al correo y dentro de la opción Bandeja de entrada, seleccionar con un clic el mensaje que queremos leer. Si adicionalmente, deseamos responder al remitente, seleccionamos la opción Responder.

Algunas veces, no somos los únicos destinatarios de un mismo correo. En ese caso, podemos escoger entre responder sólo al remitente o responder a todas las direcciones de correo incluidas en el mensaje.

¿Cómo reenviar un mensaje?

En algunas oportunidades nos interesa hacerle llegar a otras personas algún correo que nosotros recibimos. Si este es el caso, una vez abierto el mensaje, seleccionamos la opción Reenviar. Vamos a necesitar escribir la dirección de correo del nuevo destinatario en el encabezado del mensaje.

¿Cómo adjuntar archivos?

Una opción adicional en el envío de correos electrónicos, es poder incluir archivos dentro del contenido del mensaje. Para ello, en vez de seleccionar la opción Enviar al terminar de escribir, debemos dar clic sobre la palabra Insertar > Archivo adjunto.

Es posible adjuntar archivos que se encuentren almacenados en la computadora o en algún dispositivo de almacenaje externo.

¿Cómo abrir un archivo adjunto?

Una vez accedemos al mensaje que contiene una archivo adjunto, y sólo si estamos seguros de que el mismo proviene de una fuente segura, seleccionamos la opción descargar en la parte de abajo del archivo en cuestión. El mismo se guardará automáticamente en la carpeta de descargas de nuestro computador. Recordemos pasarle un antivirus antes de abrirlo.

¿Cómo guardar copias de los mensajes enviados?

La mayoría de los proveedores de correo electrónico, guardan copias de los mensajes enviados de forma automática. Sin embargo, es recomendable revisar que tenemos activa esta opción dentro de la configuración. Se requiere seguir los siguientes pasos: Herramientas > Opciones > Enviar > Guardar copia de los mensajes enviados > Aceptar.

¿Cómo recuperamos mensajes antiguos?

Dentro del correo, en la barra de búsqueda, escribimos algunas  palabras claves relacionadas con el mensaje que queremos recuperar. Al pulsar Enter, se mostrarán todos los mensajes de correo electrónico que contienen dichas palabras. Seleccionamos el nombre del correo buscado, y de nuevo tenemos acceso a él.

¿Perdemos los mensajes que nos envían cuando no estamos conectados?

No, los mensajes son recibidos y almacenados por nuestro proveedor de servicio así nos encontremos desconectados. Los podremos abrir y descargar sin ningún tipo de problema, apenas recuperemos la conexión a internet.

¿Es posible que se pierdan los mensajes enviados?

Aunque es poco común sí puede ocurrir. Esto se debe, principalmente, a la cantidad de caminos o rutas complejas que debe tomar un mensaje para llegar a su destino final, a veces incluso al otro lado del mundo.

¿Es seguro el uso del correo electrónico?

Los únicos que tenemos acceso a nuestra cuenta de correo electrónico, somos nosotros mismos a través de nuestro usuario y contraseña. Por eso, es importante no compartirlos con nadie.

De igual manera, no debemos olvidar cerrar la sesión de correo al terminar de utilizarla, sobre todo en caso de requerir abrirlo en equipos de uso compartido.

¿Puede la computadora infectarse con virus a través de un correo electrónico recibido?

La única forma de que la computadora resulte contagiada por uno de los tipos de virus informáticos existentes, es que hayamos decidido ejecutar un archivo incluido dentro del mensaje recibido mediante correo electrónico, y que éste contenga un virus.

Generalmente, debemos evitar abrir cualquier archivo que termine en .exe, .com, entre otros. De todas maneras, siempre es recomendable escanear todos los archivos descargados mediante una buena aplicación antivirus.

¿Para qué sirve la papelera?

La papelera del correo electrónico almacena los mensajes que han sido eliminados desde nuestra cuenta.

¿Qué es el spam

Es un correo tipo basura que llega a nuestra cuenta sin ser solicitado, generalmente, proveniente de destinatarios desconocidos. Muchos de ellos suelen contener virus que pudieran generar daños sin los ejecutamos en nuestro equipo.

La mayoría de los proveedores de correos electrónicos cuentan con filtros antispam, con la finalidad de mantener alejados este tipo de mensajes de nuestra bandeja de entrada.

¿Qué es el spamming?

Se refiere a la acción de enviar miles de mensajes no deseados a través del correo electrónico. Generalmente, contentivos con publicidad no solicitada.

¿Qué es el phishing?

Es un tipo de fraude informático, conocido como usurpación de identidad, en el cual alguien trata de obtener información nuestra, por medio de comunicaciones que aparentan ser de fuentes confiables.

¿Qué es el spoofing?

Es el medio empleado para realizar el llamado phishing. Consiste en modificar la información del encabezado de un mensaje de correo electrónico hasta hacerlo parecer conocido y confiable.

¿Qué es el gusano del correo electrónico?

Es un programa malicioso que suele llegar a través del correo electrónico, en forma de archivo adjunto. Se copia a sí mismo y se replica por la red del ordenador hasta ocupar toda la memoria. Generalmente, se extiende a otros usuarios mediante la lista de contactos.

Reglas de escritura

Existen ciertos códigos que debemos respetar a la hora de escribir un mensaje de correo electrónico. Éstas son:

• No escribir solamente en mayúsculas.
• No exceder en los tipos de letras usados.
• Evitar el resaltado de palabras o secciones del mensaje.
• No abusar del uso de emoticones.
• Cuidar el tono (formal o informal), dependiendo de la finalidad del mensaje.

Recomendaciones de seguridad

Para lograr un uso eficiente y saber cómo funciona el correo electrónico, es importante que sigamos las siguientes recomendaciones:

• Nunca debemos compartir nuestro usuario, ni la contraseña, con otras personas.
• Crear contraseñas lo suficientemente fuertes, de tal manera que no puedan ser descubiertas por personas extrañas.
• Verificar que la cuenta de correo electrónico posea la configuración adecuada. Para ello es necesario abrir el correo de la forma habitual, buscar en la barra de menú las opciones Cuentas > Correo > Propiedades > General. Dentro de esta última debemos verificar que tanto el nombre como la dirección de correo estén escritas correctamente. Allí mismo, pero en la opción Servidores, debemos chequear los nombres de los servidores de correo, tanto entrantes como salientes. Adicionalmente, en la opción Nombre de cuenta, debemos escribir nuestra usuario, y en la opción Contraseña, la clave.
• Nunca debemos compartir nuestro usuario, ni la contraseña, con otras personas.
• Asegurarnos de cerrar la sesión de correo al utilizar equipos de uso compartido.
• Evitar abrir archivos recibidos vía correo electrónico que sean de dudosa procedencia.
• Escanear mediante un programa de antivirus actualizado, cualquier archivo descargado a través de un mensaje de correo electrónico.
• Antes de enviar un mensaje, verifiquemos la dirección de correo del destinatario, así evitaremos malos entendidos y pérdida de información.
• No enviar cadenas de mensajes por correo electrónico.
• Evitemos dar información personal a través de mensajes de correo electrónico.