Importancia de la gestión por procesos ¡Conócela!

En este interesante artículo, conocerás la importancia de la gestión por procesos. Esto es un punto vital para que una empresa pueda trabajar de manera óptima, eficiente, y satisfacer las necesidades de sus clientes y trabajadores.

Importancia de la gestión por procesos

Es bien sabido, que para que algo pueda funcionar de manera correcta, es necesario de ciertos factores importantes; estemos hablando de un negocio pequeño o uno grande, una empresa y demás. Entre los distintos factores a tener en cuenta, están la organización, los planes, planificación, orden, constancia.

Para mantener siempre estos factores al tope, es muy necesario, que los procesos lleven a cabo algo y es la gestión por procesos y es por ello su importancia.

Básicamente, la gestión de procesos es una forma de planificación, que llevan la gran mayoría de empresas; esto para siempre mantener el orden dentro de la misma y definir el rol de cada empleado en ella. Así como se dijo en las primeras líneas, nuestra empresa siempre se mantendrá en un funcionamiento óptimo y bastante eficiente; siendo capaz de poder cumplir sus tareas, tanto para los mismos trabajadores, como para sus propios clientes, sin problema alguno.

Ventajas de la gestión por procesos

En el apartado anterior, ya mencionamos varios beneficios que se obtienen, usando esta función; pero desde luego que hay más ventajas con respecto a esto. Otras ventajas a mencionar, son las siguientes:

• Si una empresa trabaja con múltiples departamentos dentro de ella misma, con la gestión de procesos, es posible poder globalizar todos ellos; esto ocasionará que todos ellos, en lugar de trabajar por separado, ahora lo hagan de manera conjunta.
• Con base en lo último dicho, la comunicación se mejora de manera considerable, el trabajo, que antes era de manera independiente, al haber más partícipes; hace que el trabajo ahora se haga más fluido que antes.
• Como se obtiene el punto de vista de varios departamentos, ahora el de la empresa ya no será unidireccional, sino divergente; es decir, tener la posibilidad de ofrecer múltiples respuestas a una problemática en concreto, para solventar.
• Se consigue un incremento exponencial del rendimiento, tanto de los propios trabajadores, como de la propia empresa; los beneficios que se consiguen, son mayores, el aumento de la productividad se hace considerablemente más grande.
• La empresa funciona de manera más eficaz y eficiente.
• El tiempo para realizar las tareas, se reduce considerablemente, además de que se obtienen muy buenos resultados.
• Como ventaja final a mencionar, se le puede ofrecer al cliente un mejor servicio y respuesta a sus problemas; con un seguimiento mucho más exhaustivo.

Desde luego, es posible que al aplicar la gestión por procesos, notes que haya más ventajas que las que aquí mencionamos; pero estas son las principales y más resaltantes.

Elementos que componen una gestión por procesos

A la hora de elaborar una gestión por procesos, para tu empresa o negocio, es importante que tomes en cuenta las siguientes partes; de lo contrario, puede que no obtengas los resultados deseados. Existen tres niveles a tener en cuenta, las cuales son:

1. Nivel 0: Organización
   

   También conocido como macroproceso, es el primer elemento a tener en cuenta, el primer paso para llevar a cabo la gestión por procesos. Aquí se planificará todo lo que se va a hacer tanto para corto, mediano y largo plazo; se deben incluir tanto actividades, como estrategias a realizar para cumplir con objetivos tentativos; es importante, que si hay otros procesos involucrados o que de alguna forma, se relacionen con el «macroproceso», incluirlos en el Nivel 0, ya que influyen ya sea de manera directa o indirecta en nuestros planes.

2. Nivel 1: Procesos
   

   Ya en el Nivel 1 de los elementos de la gestión por procesos, seremos más específicos en nuestras acciones; mientras que en el Nivel 0, se debía tomar en cuenta muchos factores y todo de una forma macro; aquí pasaremos a ser más determinados. Para cada objetivo que nos hayamos propuesto, vamos a realizar procesos específicos y actividades, para alcanzarlos.
   Estos procesos que llevaremos a cabo, se dividen en tres: los estratégicos, claves y soportes. Cada uno de estos, cumplen con una función en especial; el primer caso (los estratégicos), van a estudiar las necesidades; el segundo (los procesos claves), serán los que van a incluir cierto valor a las acciones para alcanzar dicho objetivo, por ejemplo: ¿para qué es importante o qué se conseguirá con esto?; finalmente, el último (los procesos de soporte), que serán los recursos que se le proporcionarán a la compañía para cumplir con los objetivos propuestos.

3. Nivel 2: Subprocesos
   

   Serán todas las acciones y actividades que se hicieron en los anteriores niveles, y que se harán de manera ordenada y secuencial, para alcanzar los objetivos de los procesos correspondientes.

Uno de los factores a tener en cuenta, que también pueden ayudar con el funcionamiento y óptimo de una empresa, es el marketing; por ello, te dejaremos el siguiente artículo, para que conozcas al respecto y más aún, cuando todo es a través de las redes sociales: Técnicas de marketing online.

Algunos consejos a tener en cuenta

Para que esto pueda tener resultados, es importante realizar un seguimiento de todo lo que se ha realizado y lo que se realizará a posteriori; es importante analizar bien las situaciones del momento, con lo que se cuenta justo en ese momento, y que nuestro punto de partida, sea desde allí. Es importante tomar en cuenta todos los factores que pueden influir y repercutir de alguna manera en la gestión por procesos, y de alguna forma, tener planes de respaldos; saber también que se pueden rediseñar algunos planes, en caso de algún cambio de última hora.

A medida que se vaya avanzado, puede que nos demos cuenta, de que mucho de los objetivos que se propusieron en un inicio, ya no son viables; por lo que luego será necesario replantearlos e incluso, eliminarlos

Es importante el compromiso por parte de todos los trabajadores y participantes que se encuentren dentro de todo esto, con la máxima disposición y disponibilidad; así obtendremos los mejores resultados al final. Estos, se deben analizar, para que así se tomen nuevas acciones, con base a la información obtenida.

Ahora que conoces más de este tema, sabes el por qué de la importancia de la gestión por procesos y cómo esto, puede cambiar el rumbo de tu empresa. A continuación, te dejaremos un vídeo, en donde podrás conocer más al respecto de los beneficios de esta función.