Quieres conocer todo sobre los sistemas de información de las empresas, qué tan útiles son para el perfecto manejo de las mismas y qué tanto pueden aportar para lograr que todo marché de la forma correcto. En el siguiente post te traemos una guía completa que puede resultar de tu total interés.
Sistemas de información en las empresas
Management Information System traducido al español significa Sistemas de información Empresarial y se define como el conjunto de aplicaciones que son utilizadas en las empresas para lograr realizar y garantizar todos los procesos de administración en ella, dichos sistemas parten desde la producción, pasando por la logística de la empresa, para así finalizar con la entrega de los productos en los puntos de ventas. Cada uno de estos procesos por los cuales debe pasar toda empresa requieren obligatoriamente un sistema computarizado para que de esta forma los organice de manera eficiente y práctica.
Ya se lograron conocer los procesos en que se basan los sistemas y como son configurados en el concepto clave que se realizan en la puntualización de cada escalón en la pirámide de producción, con la única finalidad que los sistemas de información en las empresas se lleven a cabo de la forma correcta y con la mayor eficacia. Los sistemas deben integrar a todo trabajador con los equipos de trabajo de forma sincronizada con la única finalidad de poder elevar la productividad de las empresas.
Es importante mencionar que han sido desarrollado una serie softwares los cuales están especializados únicamente en cumplir cada uno de los procesos que ya fueron mencionados previamente en la cadena de producción de toda empresa, estos sistemas son los que permiten que se logren gestionar las bases de datos, la planificación, los procedimientos así como la toma de decisiones, por otra parte es el responsable de cumplir todas las funciones de una empresa y de cada empleado teniendo como su mayor ventaja la administración del tiempo y la optimización de la producción.
El objetivo fundamental de estos los sistemas de información empresarial es poder lograr una eficaz productividad en las cadenas de producción y todo ello por la gran importancia que tienen en el manejo de la información en las empresas, en la actualidad deben ser usada todas las herramientas que dichos sistemas imparten para lograr la correcta administración de la gestión empresarial para lograr cumplir las metas propuestas, por medio de ellos se pueden realizar de manera eficaz los procesos de; controlar, planificar, organizar y así dirigir toda la cadena de productividad, dentro de las grandes empresas se poseen los mejores sistemas de gestión empresarial para así tener un efectivo manejo de todos los componentes.
Es de gran importancia y muy relevante poseer la información real y con el tiempo estipulado ya que las empresas llegan a manejar muchos datos, esto sucede tanto en las empresas grandes como las Pymes deben aplicar los mismo. Bien sean grandes o pequeñas las empresas presentan aspectos fundamentales los cuales se basan principalmente en enfocarse en los sistemas de gestión empresarial, y se radica específicamente en toda esa información, manejarla de la forma adecuada es crucial para que las empresas logren tener éxito. Pero además deben ser aplicadas cuatro puntos básicos para que se logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización.
Se debe deber muy presente que en todo momento incluso desde el inicio de las empresas se debe usar información que debe ser totalmente verdadera, pero además se debe ofrecer un fiel reflejo de la realidad de todos los aspectos prácticos que se emplean en las empresas, es por esta razón siempre se debe contar con una información certera y de calidad, para que así los sistemas de información puedan arrojar números sólidos en relación a la empresa.
Para complementar en punto anterior es muy importante resaltar que es de total relevancia también la cantidad de datos que se logran ofrecen, ya que el personal que se encuentre a cargo de la empresa, debe contar con la información oportuna y necesaria para que de esta forma puedan tomar las decisiones precisas con respecto a la productividad de la mismas, así que mientras más información se tenga disponible te van obtener mejores resultado en toda la empresa.
Se debe destacar que para las empresas sólo son útiles las informaciones que sean real y de totalmente relevancia, ya que los datos que son irrelevantes la verdad son innecesarios, pero además todos ellos pueden llegar a provocar una mala decisión ya que no se cuenta con la información justa para proceder la de la forma indicada. En tiempos pasados todo este procedimiento se aplacaba manualmente y por esta razón se cometen muchos errores, sin embargo, con la llegada de los softwares para toda la gestión empresarial se logró minimizar la mayoría de estos errores de manera significativa.
Es por ello que todo lo que se resalta en punto anterior es una de las características más relevantes, ya que se deben contar con la información que derivan los sistemas de gestión empresarial, para que de esta forma se le otorgue la relevancia justa que poseen todos estos datos.
Otro de los aspectos fundamentales que se debe mencionar es referente a la premisa de la oportunidad, esto hace referencia a todas las respuestas de las necesidades que se plantean en el momento adecuado para que así se pueda lograr con ello un control eficaz de la producción y por esa razón hay que obtener la información necesaria en tiempo real, este proceso permite que se puedan tomar las decisiones correctas e incluso cuando se necesita modificar todas las planificaciones anteriores.
Por otra parte, otro dato que resulta totalmente importante es con respecto a la información que se utiliza lo cual se agrupa principalmente por la estructura piramidal por medio de la cual se puede identificar lo importante que son los datos, para que ellos sean usados en el lugar que le corresponde dentro de la cadena de productividad, esta simple forma se puede jerarquizar la información en función a su importancia.
La estructura piramidal que se presenta en los sistemas empresariales le otorga el primer lugar la capacidad de poder analizar los datos que hacen referencia a lo que es el procesamiento de las transacciones, esto en si quiere decir que se deben conocer con total profundidad los estados de los mismos es por ello que cada nivel de la pirámide tiene gran nivel de importancia dentro de la empresa respectivamente.
Al establecer la estructura piramidal luego se debe seguir con la evaluación de los datos, todo esto para que básicamente se puedan conocer todos los recursos de información que son manejados por la empresa y así se va poder principalmente ejecutar y controlar todas las operaciones que son realizadas a diario en una empresa, pero siempre teniendo en cuenta que se va obtener un mejor manejo de los recursos.
En lo que respecta al tercer nivel de la estructura de la pirámide se ubican todos esos recursos que son de gran utilidad para la empresa ya que con ellos se logra elaborar el sistema de información, ya que en definitiva van a ser todos los datos necesarios que son ofrecidos para la planificación y también la toma de decisiones en lo que, respecto al ámbito de la administración, ya que son un punto clave en toda la estructura piramidal.
Ya por último se puede hacer referencia a los importantes recursos de la información por medio del cual se pueden realizar todas las planificaciones estratégicas que se dirigen específicamente a las maximizaciones de la producción dentro de las empresas, ya que con ellas se busca principalmente definir de forma acertada todas las políticas que son implementadas en los extractos administrativos más altos de la misma.
Para resumir todos estos aspecto importantes se puede mencionar primordialmente que gracias a toda la información que surge de la base de todos esos parámetros claros, con respecto al sector gerencial de una empresa los cuales van hacer implementados en el futuro para que así sean tomadas las decisiones más acertadas para que de esta forma se pueda maximizar el potencial de la misma, ya que esto va permitir para ayudar a mejorar el desenvolvimiento de la empresa y también toda la cadena de producción.
Hoy día gracias al flujo que los sistemas de gestión empresarial ejercen sobre la toma de las decisiones en las empresas, dentro del ámbito también se le lleva a reconocer va el nombre de Business Intelligent, lo que en español significa inteligencia de negocios que no son más que las herramientas que se usan en las empresas modernas para llevar a cabo todo lo que se tiene planeado.
¿Cuál es la función de los sistemas de información en las empresas?
Gracias a la gran cantidad de errores que se solían cometer el mercado llegó a sufrir muchos cambios transcurso de los últimos años, sin embargo con la incorporación de todas las tecnologías informáticas que forman parte de la función principal de poder facilitar la administración de los datos en las empresas, con el único fin de poder brindar las mejores decisiones gerenciales con respecto a la productividad, actualmente todas las empresas que son importantes incluyendo a las pymes, de alguna forma u otra requieren de manera automática la implantación de los sistemas de información para que con ello se ayude colabore con los procesos de gestiones empresariales.
El objetivo primordial de esta herramienta se puede mencionar que el principalmente mejorar radicalmente toda la productividad y el rendimiento de una empresa que sea competitiva en es aspecto de la eficiencia y de su funcionamiento, sin embargo es de vital importancia que se logren evaluar cada una de las técnicas actuales y de la tecnología que se encuentre totalmente disponible para que se puedan desarrollar los sistemas que ofrezcan eficiencia y eficacia en cuanto a la gestión de la información relevante.
Por este motivo la implementación adecuada de todos los sistemas de información en una empresa sin importar el tamaño de la misma, pueden ofrecer la posibilidad de brindar grandes ventajas en lo que se refiere a los competidores y la eficacia de los procesos de producción, para así lograr incrementar la capacidad de organización de la empresa y que se pueda tornar de esta forma gracias a los procesos de una verdadera competitividad a nivel gerencial.
Para que todas las metas se puedan cumplir es muy necesario que se cuente con un sistema de organización que pueda ofrecer múltiples posibilidades en las herramientas gerenciales, que puedan permitir de esta forma acceder fácilmente a todos los datos relevantes de una manera frecuente y oportuna para así tomar las decisiones con un tiempo prudente y así logra obtener los mejores resultados.
Es por ello que todas aquellas personas que estén comenzado con el desarrollo de su empresa competitiva lo más importante es que la puedan insertar en el mercado actúa, con todo y las ventajas y desventajas que traen consigo, por este motivo es importante analizar de forma detallada como se pueden implementar los sistemas de información precisos para garantizar un exitoso manejo de la misma.
En los últimos años todas las oficinas de las empresas se han visto invadidas principalmente por estos conceptos claves, si se compara con un par de décadas antes la información que se manejaba no era considerada tan útil dentro de los procesos de producción y en la toma de las decisiones, es por ello que los errores gerenciales eran muy comunes y está arrojaba para la empresa consecuencias negativas.
Gracias a todos los cambios radicales que han surgido en la economía mundial por medio de la globalización ha dado como resultado que los datos relativos del proceso productivo en la actualidad se volvieron uno de los elementos fundamentales para encontrar el éxito comercial, es decir que toda empresa que no cuenta con un sistema de organización de información así se básico no va poder competir por ningún motivo con usos rivales.
Es por este motivo que con el paso de los años se han ido incorporando grandes avances de la tecnología informática para esta forma brindar muchas herramientas que sean necesarias para la creación de sistemas de información que sean totalmente confiables y eficaces para que así sea más fácil manejar todos esos productivos de las empresas que mantengan dichos sistemas.
¿Cuáles son las características de un sistema de información empresarial?
Todos los sistemas de información que pueden ser usados cuentan con muchos elementos y alguno de ellos son; están software, hardware, base de datos, sistemas especialistas, sistemas de apoyo a la gerencia, entre otros. Todo ello se encuentra presente incluso en los procesos informatizados para que así se pueda contar con la información correcta y de esta forma lograr que la empresa funcione de la manera adecuada.
Dentro de los sistemas de información se encuentran presentes una serie de características que suelen ser inherentes que se toman en consideración en todo momento y ellas son:
Relevancia
El sistema debe proporcionar información que sea relevante y necesaria para la empresa y la cual debe ser generada a tiempo, dicha información que se crea debe ser confiable y eficaz. Ya que toda ellas suelen tener un costo muy cercano que se estima por la empresa y que se dan gracias por los requisitos de gestión y operación de la empresa.
Integración
Debe existir una total integración entre el sistema de información y toda la estructura de la empresa, ya que así es más sencillo de poder coordinar todos, los departamentos, las divisiones, los sectores o unidades que componen una empresa ya que todo ese proceso de integración facilita y agiliza la toma de decisiones.
Flujo independiente
Es una de las características más resaltantes ya que al momento que se produce un flujo de procesamiento de datos de forma interna y externa también se está produciendo un flujo totalmente independiente de los sistemas de información. Es por ello que se dice que se están integrando los subsistemas que existen y esto ayuda a que actúen de manera más rápida y con menos costos.
Control
Los sistemas de información generalmente suelen contar con herramientas de control interno que tiene como finalidad el poder asegurar que las informaciones que son generadas sean confiables para actuar y así proteger los datos controlados.
Directrices
Las directrices se caracterizan por garantizar los objetivos a la empresa y que deben ser usados de forma manera objetiva, eficiente y directa para el éxito total de la empresa.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de información?
Son diversos los tipos de información que existen y ellos básicamente se categorizan en niveles, pero además también se pueden encontrar varios tipos de sistemas. Cada uno de ellos cuenta con una serie de especificaciones y particularidades que los describen.
Para ser más exactos existen 4 tipos de información que son principales, pero además cabe destacar que son muy conocidos y usados dentro de las empresas a nivel mundial. Cada uno de estos tipos se pueden trabajar de forma integrada para así lograr atender todos los intereses empresariales ya que por lo general actúan en los niveles estratégico, operacional, de conocimiento y táctico, vamos a conocer más a fondo cada de loes tipos existentes:
ERP
Los sistemas Enterprise Resource Planning o también conocidos como el planeamiento de recursos de la empresa, se definen por ser una serie de softwares los cuales integran diversos procesos y datos que componen la empresa para que así se puedan reunir en un solo lugar.
De esta forma todos los datos de los departamentos que conforman una empresa suelen ser integrados y almonedados, todos los datos suministrados por los softwares ERP que ayudan acarrear gran cantidad de agilidad para todos los procesos y así permitir que se cumpla con la producción por demanda, también llamada de just in time.
El objetivo principal de este tipo de sistemas es lograr reducir los stocks hasta lograr eliminarlos y de esta forma evitar los costos de almacenamiento. Un claro ejemplo del funcionamiento de software ERP es en el momento de la venta de una mercancía.
Una vez que ya la venta se realizó los departamentos de producción al igual que el de compra suelen ser de forma automática alertados sobre la misma, para que de esta forma se logre verificar si se deben adquirir otros productos o si es necesario algo más, por otro lado, es importante reponer la venta que se acaba de concertar.
CRM
Los softwares Customer Relationship Management o Gestión de Relación con el Cliente son los que se suelen usar de manera automática en todas las funciones relativas con respecto al contacto con los clientes para así permitir que las empresas puedan obtener y almacenar los datos de los contactos , las preferencias de los clientes, el histórico de compras de ellos, entre otros.
SCM
Los sistemas Supply Chain Management o Administración de la Cadena de Suministro son los que integran los diversos procesos relativos con respecto a los proveedores de servicios y también a los productos e informaciones. Todo ello con la finalidad de crear un producto con una gran calidad para los consumidores, para que de esta forma se puedan satisfacer en el momento que sea necesario.
Este tipo de software están compuestos por los datos relativos de los a fabricantes, proveedores y puntos de venta, para que así se puedan garantizar que los productos que son entregados sean en las cantidades necesarias y en el tiempo adecuado para que de esta forma se pueda evitar la falta de mercancía o el exceso de stock.
SIG
Son los Sistemas de Información gerenciales que están dirigidos especialmente actuar en todos los niveles estratégico, operacional y táctico. Ya que todas las informaciones suelen ser reportados por medio de algunos gráficos, hojas de cálculo o, los habituales informes.
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