En el artículo de hoy verás cómo hacer etiquetas en Excel en distintos pasos, y utilizarlas para muchas más cosas, en caso de que quieras conocer más, continúa leyendo.
Aprende a hacer etiquetas en Excel.
¿Cómo hacer y crear etiquetas en Excel en pocos pasos?
Microsoft Excel es un programa que fue creado con la finalidad de crear hojas de cálculo, gráficas o planillas, sin embargo, se le puede dar un montón de usos y tareas diferentes que puedes realizar usando este software.
¿Cómo funcionan las etiquetas en Excel?
Una herramienta muy útil en caso de que necesites crear una secuencia de impresiones o de archivos individuales en una misma hoja de Excel para generar un registro autocompletado, esto quiere decir, que podrás llenar un documento usando varias hojas de este programa para hacer una lista en una tabla .xlsx.
A este proceso se le conoce como etiquetas postales, pero no funciona simplemente con este fin, también podemos utilizarlo con diferentes propósitos, por ejemplo, en caso de tener creada una lista de precios de diferentes productos y debamos etiquetarlos, la mejor manera es hacerlo con este método.
Otro caso en el que podemos utilizarlo es si debes crear una lista para entregar diferentes diplomas o reconocimientos, sólo necesitas crear dos archivos. El primero es una tabla de Excel con los datos de los condecorados y el segundo, un documento con el diseño y ya sólo deberás indicar en el programa dónde quieres colocar cada elemento.
Pasos para crear etiquetas en Excel
Como ya dijimos anteriormente, existen muchos usos que se le pueden dar a esta herramienta, sin embargo, no todas coinciden en que se debe empezar por un archivo Excel. Los pasos que debe realizar con el documento para luego transformarlo en etiquetas son los siguientes:
- Crear un libro en blanco en Excel.
- En la primera fila deberás colocar los encabezados. Por ejemplo, puedes colocar en diferentes columnas las palabras «nombre, apellido, dirección y código postal». Este un ejemplo, puedes colocarlo como prefieras. También debes tener en cuenta que cada celda de cada fila debe servir como referencia al momento de distribuir los elementos en el otro programa.
- Hecho esto, deberás rellenar como corresponde cada categoría y la cantidad de filas que realices debe ser igual al de las etiquetas que creaste.
- Por último, guarda el documento en el fichero y cierra Excel.
Siguientes pasos
Ya para este momento, debes recordar que esta lista puede ser utilizada con diferentes programas para crear documentos secuenciales, uno de estos es CorelDraw que usa archivos Excel como extensión para generar hojas en un mismo diseño. Sin embargo, también puede utilizar Microsoft Word que ya viene incluido en el paquete Office del programa Excel con el que estamos trabajando. Luego debes realizar los siguientes pasos:
- Abrir un nuevo documento de texto.
- Abre la pestaña «correspondencia».
- Hazle click a la sección «crear» y elige la opción «etiquetas».
- Abrirá una pequeña ventana, en la pestaña «etiquetas» deberás simplemente pulsar el botón de «opciones».
- En la parte superior de esta ventana, deberás elegir el tipo de impresora que tienes, que por lo general son impresoras de páginas.
- A continuación, selecciona la opción «nueva etiqueta». Aquí deben determinar el tamaño de cada etiqueta y sobre qué formato de hojas las vas a imprimir. Por ejemplo, si se trata de un tamaño de 5 x 9 cm debe estar distribuidos en dos columnas y en cinco filas, teniendo un espaciado de 0,5 cm, dejando un margen de 1 cm y en una hoja A4.
- En el primer cuadro, debes añadir un nombre para poder utilizarlo después.
- Coloca las dimensiones que necesites y haz clic en «aceptar». Debes tener en cuenta que la cantidad y el tamaño de etiquetas no supere el de las hojas.
- De vuelta a la primera ventana emergente, debes seleccionar donde dice “nuevo documento».
- Esto creará un nuevo archivo en el que debes observar las líneas punteadas que delimitan cada etiqueta.
- Luego vuelve a la pestaña “correspondencia», haz clic en el botón de “iniciar combinación de correspondencia».
- Una vez más elegir «etiquetas», luego selecciona la disposición creada y haz clic en aceptar.
- Luego de esto, presiona donde dice «seleccionar destinatarios». Y luego en «usar una lista existente».
- En este punto, debes buscar el archivo de Excel que creaste al comienzo.
- Una vez terminado, asegúrate de seleccionar el cuadro de la primera fila de datos que contiene encabezados de columna. Y por último, hacer clic en aceptar.
- Volvemos a la hoja de Word, debes ubicar cada elemento. Para esto, deberás usar el botón «insertar campo combinado», que se encuentra en la sección de «escribir e insertar campos», sólo debes hacerlo en el primer cuadro. Debes saber que es posible cambiar el orden de cada elemento, también puedes cambiar su tamaño y otras características. Además de poder añadirle texto, esto se puede aplicar a todas las etiquetas.
- Haz clic en «actualizar etiquetas».
- Haz clic en el botón “finalizar y combinar” y elegir “imprimir documentos», en caso de que quieras llevar las etiquetas al papel. Si tienes instalado Adobe Reader puedes convertirlo a también en un documento PDF.
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