Cómo hacer una lista de difusión en Gmail: los pasos a dar

Cómo hacer lista de difusión en Gmail

Una lista de difusión es en realidad un grupo de correos electrónicos o de teléfonos agrupados por algo en común. Normalmente, en el caso de los emails, sirve para mandar el mismo mensaje a un grupo concreto. Pero, ¿cómo hacer una lista de difusión en Gmail?

Si nunca antes lo has hecho y sigues seleccionando los correos electrónicos de uno en uno a la hora de mandar el mismo mensaje a todos, esto que te vamos a contar podría ahorrarte muchísimo tiempo. ¿Empezamos?

¿Existen listas de difusión en Gmail?

Configurar lista de envios por correo electrónico

Una de las primeras dudas que te pueden surgir sobre el tema en concreto que tenemos entre manos es si de verdad existen las listas de difusión en Gmail.

Lo cierto es que, como tales, debemos decirte que no, no existen. Pero sí tienen una alternativa que puede funcionar como esta.

Y, de hecho, es el método que se usa para enviarlo.

Las listas de difusión muchas veces son una de las opciones que ofrecen los programas de email marketing, en donde se puede dividir la base de datos en distintas categorías y establecer listas de difusión para según qué temas.

Pero aunque en Gmail no se llama igual, la opción que tienes sí que te permite crear algo similar que cumple con la misma función que las listas de distribución.

Cómo crear un grupo de correo electrónico en Gmail

Enviar correos electrónicos

¿Alguna vez has agrupado varios correos electrónicos en un grupo concreto? Nos referimos, por ejemplo, a que si ese grupo se llama A, contenga todos los contactos de aquellos que quieras que estén.

Este proceso es lo más largo que harás, porque necesitas antes configurarlo. Para ello, además de elegir el nombre de ese grupo, tendrás que saber qué contactos son los que vas a unir.

Para que te sea más fácil, piensa que eres el coordinador de un grupo de treinta personas. Y cada vez que tienes que mandar un mail general has de escribir el contacto de las treinta personas. Aburrido, ¿verdad? Pesado, sin duda. Pero totalmente prescindible con lo siguiente.

Ve a Gmail y de ahí a la parte de contactos de tu cuenta de Gmail.

Ahora, te aparecerá una lista con un montón de contactos. Así que tendrás que buscar los que te interesen y tildarlos para que queden seleccionados.

Una vez los tengas todos, ve a la parte superior y pulsa en el icono Administrar Etiquetas. Este es igual que la que nos sale en el correo electrónico, solo que en este caso está centrada en los contactos.

Ahora, dale a Crear Etiqueta y darle un nombre que identifique al grupo que has creado para que, cuando tengas que escribirles, no te equivoques o dudes de cuál es el grupo adecuado.

Te aparecerá una nueva ventana en la que tienes que poner el nombre de ese grupo. No te olvides de darle a guardar (o de lo contrario no te servirá de nada). Una vez lo hagas, automáticamente todos los contactos tendrán ese nombre de grupo. Sí te recomendamos que le pongas un nombre que no esté ya usado, para evitar que te puedan salir varias opciones y que, por error, escojas una que no sea.

Ahora, para probar y ver si realmente funciona lo mejor es que vayas a Gmail y le des a redactar un nuevo correo.

Ahora, en el «Para», pon el nombre del grupo y debería salirte automáticamente este grupo. Por supuesto, también lo puedes poner en CC (Con copia) o en CCO (con copia oculta).

De esta forma todos los correos que formen parte de esa lista van a recibir el correo que tú les envíes.

Cómo añadir correos a una lista de difusión de Gmail

Puede darse el caso de que necesites meter nuevos correos en el grupo de Gmail que tengas. Y lo cierto es que no hay ningún problema para hacerlo.

Una vez estés en la parte de contactos, solo tienes que localizar el contacto o contactos que quieras añadir a ese grupo. Selecciónalos a todos y después darle de nuevo a Etiquetas. Ahí verás que ya te sale la que creaste del grupo. Y como es a esa a la que queremos agregar el nuevo correo, lo único que tienes que hacer es señalarla. Y ya está.

Así, cuando veas la lista de esa etiqueta, te saldrán los correos que ya tenías pero, además, el nuevo o nuevos que hayas añadido extras.

Cómo eliminar correos de una lista de difusión de Gmail

Correo electrónico

Otra situación que puedes tener es la de eliminar correos de esas listas, por ejemplo, porque ya no trabaje en ese grupo o porque no quieras enviarle ciertos temas.

Sea como sea, el proceso para eliminarlo es parecido a lo anterior, sólo que, en lugar de ir a contactos y buscarlo (que también podría ser), puedes directamente señalar la etiqueta del grupo para que te liste únicamente los contactos que quieres ver.

Después deberás seleccionar el que quieres eliminar, darle a etiquetas y desmarcar esta para que no te salga en esa lista. De hecho, cuando lo hagas lo habitual es que se borre de la lista y ya lo tengas en una general. Pero cuando mandes correos a esa lista, aunque cuando ha estado en ella, no recibirá nada.

Ventajas y desventajas de las listas de difusión

No hay duda de que las listas de difusión son una herramienta muy útil. Pero igual que lo es, también se pueden convertir en un lastre.

Y es que con ellas se mejora la productividad en el sentido de que no vas a perder tiempo seleccionando uno a uno los correos para mandarles a todos el email que quieres. Además, tendrás una mejor organización de los contactos.

Pero, por otro lado, requiere de un mantenimiento para eliminar cuentas a quien ya no interesa mandar esos emails, correos que cambian, etc. y esto a veces no se lleva a cabo, con lo que al final se queda obsoleta.

Como ves, hacer una lista de difusión en Gmail es bastante fácil y te va a ahorrar mucho tiempo a la hora de escribir porque no tendrás que estar teniendo los correos a mano para saber a cuántos debes mandarle el mensaje. ¿Se te había ocurrido alguna vez?


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