En algún momento de nuestra vida se nos habrá presentado la oportunidad de redactar un documento de cualquier índole. Sin embargo muchas veces no sabemos ni tenemos idea de cómo hacer un oficio. En este artículo te enseñamos cómo aprender a redactarlo y otras pautas complementarias.
¿Cómo hacer un Oficio?
Comenzaremos dando conocimiento al lector sobre cómo hacer un oficio, y podemos decir que estos se tratan de un modelo de documentos que son utilizados para emitir comunicados o para realización de solicitudes oficiales.
Son emitidos con un determinado destinatario y originalmente era usado por el estado o instituciones públicas, sin embargo a partir de que transcurrió el tiempo se creó el uso en las instituciones privadas.
Sin que existe distinción en cuanto al motivo por el cual se esté redactando el oficio, el objetivo en todos los casos que se busca es la información a la persona a la cual se dirige el mismo, sin embargo con la peculiaridad de que lleva una característica y redacción de tipo protocolar.
Clasificación
En cuanto a la clasificación de los mismos, podremos explicar y detallar al lector los que son más comunes en cuanto a su utilización, pueden dividirse de acuerdo al tipo de institución que las emite, el sitio de destino que tengan o si son dirigidas a una o más personas.
De acuerdo al sitio de procedencia
En relación a esto existe diferenciación de los oficios tomando en cuenta si se emite por una empresa privada o una persona particular sobre los oficios que son efectuados por el estado y los entes gubernamentales.
Según el lugar de destino
En cuanto a este punto sobre la clasificación están divididos en dos formas: oficio interior y exterior. Los oficios interiores son los que emiten las personas que están inmersas en la empresa o en un grupo de trabajo o una organización. A la misma vez, estos oficios interiores se subdividen en interior local e interior foráneo.
Los oficios locales se utilizan cuando las personas a las que se dirigen están dentro de la propia sede; son usados cuando se dirigen a la misma sede donde se encuentran dichas personas, de lo contrario, los denominados de interior foráneo, están dirigidos a personas pertenecientes a la empresa, institución del gobierno, entre otras; pero que se encuentran en una sede diferente.
Los oficios denominados exteriores son usados si se desea enviar información al público de forma general o a determinadas empresas o instituciones; es decir a los que no forman parte de la misma empresa.
De acuerdo al número de personas a las que se dirige
Existe una tercera forma de dividir los oficios y es de acuerdo al número o cantidad de personas a las que se necesita llegar a través de tal oficio. Esta subdivisión puede ser: oficios directos simples y oficios múltiples.
Los oficios simples son los que se dirigen a un solo destinatario, sea una persona, entidad comercial o agencia del estado. En el caso de las empresas, se podrá remitir el documento a nombre del dueño directamente o la persona que represente. A la vez se piensa que tal oficio tiene una validez oficial cuando es emitido por una determinada institución, cuando es emitido por una empresa se dice que tiene validez empresarial.
Sin embargo existen excepciones a esta ordenanza, debido a que en ciertos casos es considerado que el oficio posee una validez oficial aunque no haya sido emitido por una institución, ejemplo de ello son los oficios que tienen que ver con escuelas o los que son emitidos por agencias bancarias.
A diferencia de los otros, los oficios múltiples son considerados los que se dirigen a un grupo de varias personas o empresas. De esta manera mantienen la misma estructura que los simples; la redacción de estos es más generalizada y menos personal. No contiene los datos de la persona a la que se dirige y generalmente se inicia con: “A quien interese”.
¿Cómo Hacer un Oficio Formal?
Para ello el mismo deberá poseer ciertos datos especiales, deberán estar escritos de una cierta manera y su impresión será en un determinado tamaño. La impresión se hará en horas de tamaño carta cuyas medidas serán de 21.59cm x 27.94 cm, sin embargo igualmente se pueden encontrar casos en que la impresión se hará en hojas tamaño oficio y las medidas a utilizar serán de 21.59 cm x 35.59 cm, sin embargo esto generalmente no es común.
Con relación a la redacción, la misma se hará en primera persona y no deberá exceder del largo de más de dos páginas, aparte, podrá ser escrito a renglón cerrado o medio. Con el fin de que un oficio tanga la condición de ser formal, deberá contener la información siguiente:
Colocar el lugar y la fecha del día que se emite, identificando el día, mes y año.
Se deberá colocar a quien se dirige o lo que es igual se identificará el destinatario: en el caso que se trate de un oficio simple contendrá datos que correspondan al nombre, dirección de la persona o compañía a la que se dirige. Si por el contrario, se quiere dirigir al público en forma general se deberá hablar en plural haciendo la mención de: “a quien pueda interesar”.
Deberá igualmente contener el motivo por que se emite tal oficio, una vez finalizado éste párrafo se colocan dos puntos y se hace un resumen dando una breve explicación de lo mencionado. Se debe añadir antecedentes en el caso que existan.
Cuando se finalice el contenido de tal oficio se añadirá una despedida, la misma se hará de manera cordial, educada, teniendo en cuenta el mantener una relación acorde y lo mejor posible con el destinatario.
Inmediatamente a esto, se escribe la firma de la persona que envía el oficio. Esto amerita el colocar una frase como “Atentamente X” y a continuación se colocará la firma y sello de la persona que emite el documento. Sin embargo el sello podrá ser optativo si es una empresa quien emite el oficio.
La numeración del oficio: esto trata de un serial, un número o las siglas que identifican el oficio y el lugar de donde procede, igualmente el motivo porque se emite. Sin embargo tal información puede ser opcional y ello va a depender de quien emite el oficio y decidirá si es o no necesario. Este punto se hace común en instituciones de gran tamaño donde se estandariza la elaboración de documentos.
Oficios de Petición
Se tratan de un modelo especial de oficios que son caracterizados por ser documentos oficiales que se envían con la finalidad de la solicitud de un recurso o un determinado servicio. Es muy común el uso entre entidades del gobierno o instituciones oficiales que se encargan de realizar las solicitudes ante la autoridad competente.
¿Cómo redactarlos?
Cuando nos vemos en la necesidad de efectuar un oficio referido a una solicitud, se deberá tomar en consideración que la estructura es algo diferente de una carta o un oficio común, y deberá seguir los requisitos siguientes:
Se tendrá presente que la fecha y el lugar de emisión deben estar en la parte superior de la derecha.
Debido a que tales documentos son oficiales, deben de poseer de manera obligatoria una numeración o clave de oficio, y la misma estará ubicada en la parte superior izquierda.
Posteriormente se colocarán los datos que tengan relación con el destinatario usando la misma alineación que se utilizó para la colocación de la clave, que ya explicamos en el punto anterior.
El nombre tiene que ir de forma completa y se debe agregar el cargo que la persona posee aunado con el nombre de la institución a la cual se la hace la petición.
A la hora de redactar el contenido o cuerpo de la carta, se debe colocar primero el asunto. El mismo deberá estar redactado de una manera clara y sencilla; señalando el deseo de realizar la solicitud por medio del documento.
Si de casualidad el oficio que se ha redactado se trata de la continuación de otros más que hayan sido entregados de manera anticipada, se debe de realizar una breve observación de los mismos. Todo esto con el fin de que se familiarice con el asunto del oficio.
De una vez que se colocan las referencias se debe hacer una explicación con mucho detalle del asunto o la solicitud que se desea efectuar, se puede hacer uso de argumentos. Cuando se finaliza este segmento se deben agregar palabras de despedida que se traten de amabilidad, cordialidad y a la vez, se indicara que quedamos en espera de una pronta respuesta.
En la parte baja del segmento anterior finaliza el oficio con una frase muy común como es “Atentamente” y posterior a ello se escriben los datos de la persona así como el cargo que posee junto a la información de la compañía que transmite la carta; especificando el departamento. Debemos recordar que posteriormente a la impresión del documento se deberá colocar la firma y el sello de la institución que emite el oficio.
Si se hace necesaria la impresión de varias copias o duplicados debe especificarse en el propio documento a donde irán dirigidas todas y cada una de las mismas, ejemplo debemos colocar: “con CCP (lo que quiere decir que se trata de una copia) y específicamente para que persona especialmente está dirigido el documento. El motivo de realizar esto es con el fin de indicar que existe una copia o respaldo del documento que ha sido entregado.
Diferencias entre oficio de petición y carta de petición
Existe un documento muy parecido al oficio de solicitud que se conoce como carta de petición o solicitud cuyo objetivo es el mismo, la realización de una solicitud de recursos o servicios. La diferencia entre esto es la rigurosidad de la carta de oficio, la cual deberá tener al momento de colocación de elementos, aparte de que es obligatorio que los contenga todos.
Por otra parte las cartas de solicitud o petición son usadas principalmente por personas específicas particulares y empresas de tipo privado. Asimismo los oficios de solicitud o petición están correlacionados con las instituciones oficiales.
Consejos para redactar un oficio
Debemos de tener cuidado desde el mismo momento de la colocación del destinatario, hay que estar seguros de que todos los datos estén de forma correcta y que el destinatario al cual se dirige la misiva, esté totalmente claro, sin dobles intenciones, en cuanto a esto será difícil saber para la persona que va dirigido. En caso de oficios de solicitud o petición jamás se colocará “A quien interese” o “A quien corresponda”.
Desde el mismo momento de la redacción del asunto se debe de ser claro y concreto. Se puede colocar algunos argumentos, se deberá tener cuidado de que sea de forma excesiva. Aparte debemos estar seguros de que cualquier persona que pueda leer el documento pueda comprender lo que se busca transmitir.
En cuanto a los oficios de petición, desde el momento de efectuar la solicitud, deberá ser claro, que se comprenda de una manera perfecta el requerimiento. Por otra parte, si por casualidad si en un mismo oficio se realizan varias peticiones o solicitudes deben hacerse en párrafos separados para que no se creen confusiones.
Ejemplo
A continuación a los fines de que el lector tenga las ideas claras de la redacción del oficio haremos una breve definición de como se debe hacer la carta de oficio:
Ubicación: en este punto se debe agregar la fecha, colocando el día, el mes y el año.
Señores:
Aquí se debe colocar la empresa o institución destinatario del oficio. Posteriormente se colocan los datos de la persona que se hace responsable de recibir la carta.
Se colocará la dirección del destinatario.
Motivo o Asunto del Oficio: Comunicado
De una manera cordial nos permitimos solicitarle para que se presente a la Unidad Educativa Futuro Brillante, la cual se encuentra en la calle 85 N° 15-25, en el departamento de control de estudios ubicados en la planta baja, con el propósito de que sea solventado o resuelto un inconveniente con su planilla de inscripción, la misma fue rechazada por motivos de una irregularidad con uno de los documentos consignados.
Igualmente aprovechamos para manifestarle que posee un plazo de 14 días hábiles para poder solucionar el problema y finiquitar su proceso de inscripción. Para que obtenga más información, puede comunicarse a los números de teléfono: XXX-XX-XX.
Atentamente,
Aquí colocamos el nombre de la persona que emite el oficio.
C.C XXXXXXXXX de XXXXXXXXX.
Conclusión
Como verá el lector la forma de redactar un oficio no se trata de algo sumamente complicado, bastará con sólo tener presente los parámetros y requisitos que hemos mencionado a lo largo de la redacción de este artículo.
Asimismo podrá haber visto el lector la existencia de los diferentes tipos de oficios que existen a la hora de la redacción de los mismos, así como las medidas que se exigen, los tipos de tamaños en que se debe imprimir cada oficio que se emita.
Cuando se redactan los oficios para cualquier organismo, institución gubernamental o una empresa bien sea pública o de tipo privado, han de tenerse presente toda esta cantidad de requisitos ya que dan una mejor imagen a la hora de tomar en cuenta la buena redacción de los mismos, la ortografía, la correcta forma de como van los nombres, el destinatario, la parte del contenido del informe.
De igual manera debemos de tener presente la forma de despedirnos, lo cual debe de ser de una forma educada, cordial y al colocar la firma que los datos estén bien claros a objeto que no existan confusiones y la presentación del mismo sea agradable a la vista de los que vayan a revisar el mismo.
Cuando se tratan de oficios que van a organismos del estado u otros entes públicos o privados, se observará que los mismos llevan unos requisitos especiales que son la colocación de una numerología que muchas veces están colocadas al margen superior izquierdo, ya que esto servirá como control de la misma institución a la hora de identificar el oficio o si es necesaria su ubicación en una determinada ocasión, de que sea necesario buscarlo para alguna modificación de datos o algo por el estilo.
En este sentido es bueno que antes de entregar el oficio al ente que corresponda, el remitente revise bien el documento a los fines de que no haya error de ningún dato que esté contenido en el propio informe o algún nombre mal colocado o apellido errado que pueda resultar de tipo problemático a la hora de tramitar la solicitud del mismo. Esperamos igualmente que el lector haya quedado satisfecho con todas las informaciones que hemos querido transmitir al mismo a través del presente artículo.
El lector podrá revisar igualmente:
Requisitos para ser policía de investigación en México
descubre como Actualizar Windows XP A Sp3 y hazlo tú mismo