Has intentado hacer conferencias en la web sin tener ningún tipo de éxito, no te preocupes, hoy te vamos a decir cómo hacer un webinar de manera fácil y sencilla.

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¿Cómo hacer un Webinar?

Cuando se habla de este término se establece una forma de conferencia web utilizando cualquier tipo de plataforma. Con el problema de la pandemia, hoy en día se están llevando a cabo las comunicaciones entre personas ubicadas en diferentes lugares, utilizando esta excelente herramienta.

Asimismo, las estrategias de marketing dirigen parte de su atención en el uso de los Webinars, con la finalidad de obtener un tipo de cliente o usuario orgánico diferente al habitual. Las conexiones Webinars están consideradas en los últimos años, como una de las tres más importantes para captar clientes y lograr incluso el llamado engagement.

Por eso, hoy te vamos a mostrar cuales son las mejores plataformas para realizar de manera eficiente las comunicaciones o conferencias web, denominadas en el mundo digital Webinar.

Conoce mas de este tipo de herramientas leyendo el siguiente articulo Qué es una videollamada el cual te ofrece información vinculada a este tema.

Definición

Consiste en una conferencia, seminario, taller, realizado en formato de video donde se explican y detallan temas específicos. Se llevan a cabo a través de varias plataformas digitales en Internet, compartiendo las necesidades, opiniones e información en tiempo real, sin importar el lugar donde se encuentren los usuarios.

Se consigue una audiencia importante donde a través de ciertas configuraciones se controlan la cantidad de participantes, contenido, visualización y otras herramientas necesarias para desarrollar la conferencia.

Importancia

Estas formas de comunicación no son únicamente para establecer contacto con otras personas, son especiales en las empresas online para generar eventos, en función de crear promociones de negocios, productos y servicios. Se generan Leads, relaciones comerciales y empresariales que aumentan los ingresos brutos de cualquier organización.

Con este formato se ha podido fomentar el crecimiento de nuevos emprendedores, así como alternativas de desarrollo en empresas ya consolidadas, las cuales han conseguido promocionar su marca de una forma diferente.

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Procedimiento

Después de conocer lo que es un Webinar, te vamos a mostrar a continuación  algunas estrategias y herramientas que te ayudarán a saber cómo utilizarlas en tu empresa o negocio, así que no pierdas la secuencia, comenzamos.

Consigue un buyer de personas

Una de las primeras acciones que debes considerar cuando deseas llevar a cabo una conferencia, es establecer hacia qué tipo de personas será dirigido el mensaje. El contenido tiene que estar en consonancia con lo que está buscando el cliente.

Utiliza herramientas  que permitan saber cuáles son los usuarios buscadores de contenido similar al que estás ofreciendo. Algunas empresas posicionan productos hacia un tipo de cliente específico, después de haber realizado un tipo de búsqueda vinculada con el producto.

Elabora una buena campaña

Puedes diseñar una excelente campaña de publicidad exclusiva para un Webinar. En consecuencia, elabora una estrategia para saber cómo promover el contenido; puedes desarrollar diversos post vinculados a algún tema, los cuales se encuentren dentro del blog principal.

Organizarlos de manera que semanalmente puedas ofrecer 3 tipos de conferencias semanales, utiliza gráficos y fotografías especiales para redes sociales, así como campañas de marketing email y empresarial.

Otra herramienta interesante para realizar una buena campaña es utilizar los contenidos y recursos que ofrecen las redes sociales más importantes como Facebook, Twitter o LinkedIn. Con ella puedes llevar a cabo eventos semanales donde los usuarios se interesen por participar.

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Registra una web

Debes utilizar un proveedor el cual te otorgue beneficios para tener una URL de registro, es decir, establece contacto con proveedores de programas web. Estos ofrecen enlaces de los registros, permitiendo crear recursos alternativos y diversos, veamos cuales son los más relevantes:

  • AnyMeeting, es un software gratis por un mes, permite establecer conexión de conferencias desde 50 hasta 300 participantes.
  • GoToWebinar, uno de los más usados a pesar de ser paga; ofrece servicios de calidad y permite a las empresas realizar conferencias simultáneas.
  • ClickMeeting, es otra buena plataforma donde se puede gestionar gratis por 30 días, para lo cual acepta desde 10 personas hasta un máximo de 100 por conferencia.
  • Zoom, la más popular de todas, se puede utilizar hasta con los dispositivos móviles, tiene planes anuales donde se pueden integrar desde 3 participantes hasta 10.000.

Utiliza la promoción de emails

Existen muchas plataformas para promocionar un artículo por correo electrónico, pero si deseas hacerlo utilizando el Webinar te recomendamos establecer la opción de workflows o flujo de trabajo. Consiste en la realización de acciones que ayudan a mejorar el marketing online, por medio de acciones automatizadas, las cuales se activan según las características del usuario.

En este sentido la mencionada herramienta se enfoca en el uso de más o menos 4 correos distintos que permitan difundir el webinar. Se envían en orden de acontecimientos, es decir, el primero un mes antes del evento.

El resto se irá enviando a medida que la fecha del evento se haga más cercana; por ejemplo, el segundo email se envía tres semanas previas al evento, el tercero una semana antes y el último unas horas previas al comienzo de la actividad.

Aunque parezcan muchos correos, realmente son informativos y llamados de atención hacia los clientes, se comprueba el registro de las personas de forma concreta algunos días o semanas antes del Webinar.

Elabora una campaña visual

Para lograr una buena impresión y atracción de las personas que se conectaran al webinar, es importante diseñar una campaña compuesta por imágenes e infografías, deberán ser publicadas antes, durante e incluso después del evento.

Diariamente se pueden publicar algunos post en todas las plataformas incluyendo las redes sociales, esto se realiza colocando un link donde el usuario podrá ser dirigido a la página de inscripción.

Prepara un buen formato

Es esencial decidir antes de hacer un webinar, el formato específico y establecer si otros participantes serán también moderadores; de esta forma se tiene una mejor visión para establecer las características del formato a utilizar.

Las plataformas ofrecen diversas alternativas de vídeo, en función de considerar cuál formato se adapta a los contenidos que mostrarás en el webinar. Se pueden implementar paneles de discusión, muestra de resultados y gráficos durante el evento.

Vincula las ventas

Debes lograr que las actividades de venta durante el webinar, se encuentren en consonancia con el contenido y la conferencia. Es importante gestionar todas las conexiones y leads que conseguiste durante la campaña; por tal motivo, resulta imperante en los participantes realizar una acción sobre todo vinculada con las ventas.

Si el webinar tiene como objetivo promocionar una marca o negocio, resulta de vital importancia concretar los aspectos relacionados con las ventas e incluso después de haber terminado el webinar. En consecuencia continúa haciendo un seguimiento a través de los correos electrónicos cada tres o cuatro días.

Realiza preguntas postventas para los que compraron un artículo o pudieron establecer un negocio; asimismo, gestiona las alternativas de posibles compras generadas durante el evento.

Dentro del marketing digital existen especialistas en las ventas a través de los Webinars, ofrecen apoyo y asesoramiento al momento de lograr la captación de compradores y clientes a futuro. Ofrecen herramientas para aumentar las ventas a través del webinar.

Establece comunicación estable

Para lograr los objetivos propuestos, se debe crear un sistema de comunicación con los participantes. Existen varios software que permiten establecer comunicación, así como la interacción con personas interesadas en el webinar, pero que no son nuestros seguidores.

Estos programas ayudan a generar recursos donde pueden relacionar diversas  formas de interacción entre el promotor y los usuarios que participan en el evento. Las herramientas permiten abrir diversas alternativas, tales como mostrar cuestionarios, realizar preguntas y enseña gráficas en vivo.

Crea una página de registro

En el mundo digital y sobre todo en informática la creación de una landing page, se hace necesario para poder llevar una base de datos ordenada. Con  la creación de este recurso puedes gestionar todo lo relacionado con el seguimiento y control de los participantes y seguidores

Además, te ayuda a verificar todo lo relacionado con la información generada durante y después del evento. Muchas empresas gestionan sus actividades de marketing verificando la información generada en esta página.

Promociona el evento

Una de las formas más impactantes para promocionar un webinar es crear un video previo. Los mismos se deben hacer cortos con un máximo de 40 segundos, donde se describan los contenidos relacionados con el tema y permitan a los participantes saber toda la información que desea conocer.

Las actividades en la web y la recopilación de información en Internet se están recibiendo y procesando de manera visual. Gran cantidad de personas y según algunos datos, procesan mejor la información cuando se le ofrecen de forma visual y sobre todo a través de videos.

Pocas personas están llevando a cabo promociones donde se tenga que utilizar la lectura.  Entonces, puedes realizar un video promocional corto donde expliques de manera amena y sencilla lo que van aprender los participantes.

Graba la conferencia

Es importante grabar el webinar, sin importar el tiempo que dure; permite a otras personas tener acceso y conocer posteriormente lo que se presentó en el mismo. En consecuencia, la grabación ayuda a postearlo en otras páginas e incluso promocionarlo a través de la cancelación de algún monto para su visualización.

Asimismo, puedes enviarlo posteriormente a los diferentes correos electrónicos de los integrantes del webinar agradeciéndoles su participación. Coloca un vínculo para que puedan apreciarlo nuevamente y puedan reforzar la información obtenida en el evento.

Los recursos que ofrece internet para establecer comunicaciones en directo son muy variados, en el siguiente artículo Cómo funciona Skype podrás conocer mejor otras alternativas.

Muestra seguridad

Por ningún motivo utilices material de apoyo visible, utiliza las herramientas alternativas detrás de las cámaras. Es importante mostrar seguridad a los participantes y sobre todo a los que desean obtener la información; por ningún motivo leas desde una diapositiva, no te olvides de un temario.

Es vital demostrar durante el evento, soltura, tranquilidad y seguridad; no sustituyas la información principal con alternativas visuales como fotografías o diapositivas. Del mismo modo, puedes salirte un poco del guion e improvisar siempre manteniendo a nivel el tema principal.

Previamente escribe algunas frases cortas que te ayuden a complementar lo que estás diciendo, esto ayuda a que los participantes no se sientan inseguros. Elabora unas pautas e incluso puedes colocar subtítulos que apoyen ciertas ideas.

Realiza un ensayo

Es importante elaborar pruebas antes del evento. Antes de transmitir el webinar realiza pruebas en tiempo real, solicita algunos seguidores o amigos de confianza que asistan a un evento previo; allí podrás realizar comprobaciones y saber realmente la forma en cómo se gestionará la conferencia.

Revisa el audio, la intensidad del sonido, brillo, bajos, y con respecto a la imagen, verifica que sea lo más nítida posible. Intenta solucionar todos los problemas técnicos antes del evento, es de muy mal gusto ir solucionando problemas durante la conferencia, sobre todo si las personas están pagando.

Si desea obtener más información relacionada con estos temas, te invitamos a leer el siguiente post Qué es middleware el cual te ayudará a conocer más de estas estrategias.

Webinar gratis

Si eres un emprendedor y no tienes suficientes recursos, pero muchas ganas de salir adelante te vamos a recomendar algunas plataformas, las cuales te pueden indicar como hacer un webinar gratis. Las redes sociales como facebook, twitter e instagram ofrecen buenas alternativas pero con limitaciones.

Asimismo, si deseas hacerlo con fines promocionales te recomendamos tener un correo electrónico y realizar el registro respectivo, pero veamos cuáles son esos programas gratuitos.

  • Free Conference Call, es una buena plataforma donde se combinan la sencillez y la calidad, puedes crear seminarios virtuales y compartir tu pantalla con amigos, conocidos y cualquier participante que desees, incluso te permite hasta 1000 usuarios.
  • Insta Webinar, es otra aplicación gratuita la cual te ayuda organizar cada uno de las conferencias, sobre todo si eres un profesional que dependes de estas herramientas visuales. El programa te permite dar ingreso hasta 100 participantes y puedes enviar a través de la propia aplicación correos recordatorios; al final te envían una lista de las personas que participaron.
  • Apache OpenMeetings, visualmente es un poco incómoda pero tiene funciones y recursos similares a las de pago. Te permite grabar las conferencias, compartir el audio y seleccionar el área de la pantalla que desees compartir; es muy buena si no buscas más especificaciones.

Recomendaciones finales

Cuando llegue el momento de llevar a cabo el webinar es importante que consideres algunos aspectos para evitar cometer errores durante el evento, recuerda no extenderte mucho durante el mismo; planifica una duración aproximada de 45 minutos por evento.

Para iniciar la conferencia lo primero que debes hacer es presentarte, seguramente algunos no te conocen y desean saber con quién se van a relacionar; ofrece toda la información básica de tus características profesionales e incluso personales.

  • Resuelva las dudas, conéctate y muestra tu talento como moderador, conversa de forma simple y no utilices muchas palabras técnicas; en lo posible intenta cubrir todo el contenido necesario.
  • Ofrece información valiosa y no te desvíes hacia otros temas.
  • Deja para el final la promoción de los productos o servicios trata de no ser tan comercial. Muestra algunos vínculos y toda la información necesaria para promocionar tus artículos.
  • Recuerda grabar el webinar de manera que otros pueden observarlo cuando lo deseen posteriormente.
  • Monta el video en la página web a través de Hubspot, de manera que puedas ir haciendo un seguimiento de las visitas y descargas.

Esperemos que la información suministrada pueda darle recursos que le permita  poder llevar a cabo conferencias y talleres óptimos con contenido de calidad, de manera que puedan servir para promocionar y buscar alternativas dentro del marketing digital.