La globalización y evolución de la tecnología ha cambiado la forma en que trabajamos. Ahora, la distancia no es impedimento para ser exitosos. Descubre cómo usar Teamviewer: Una herramienta de negocios.

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¿Cómo usar Teamviewer?

Teamviewer es una aplicación diseñada con la finalidad de administrar servidores y estaciones de trabajo de Windows. De tal manera que se pueda compartir el escritorio en presentaciones en línea o colaboraciones y, adicionalmente, brindar control remoto instantáneo a varias personas a la vez.

Características

Si prestamos atención a los detalles que caracterizan esta aplicación, se nos facilitará su entendimiento. Y en consecuencia, podremos saber cómo usar Teamviewer correctamente. Aspectos más resaltantes:

  • Es compatible con varios sistemas operativos, como: Microsoft Windows, Mac OS X, Linux, IOS y Android.
  • Posee función webcam.
  • Permite aislar las aplicaciones que se desean presentar, en vez de mostrar todas las que se encuentran en el escritorio.
  • Ofrece la oportunidad de realizar teleconferencias integradas, accesibles para un gran número de países.
  • Posee un amplio menú de opciones de acceso y configuración.
  • Brinda la oportunidad de realizar presentaciones espontáneas, a la vez de mostrar trabajo en equipo.
  • Cuenta con mensajería instantánea para la lista de contactos asociados, a través de la cual se pueden realizar chats grupales.
  • Permite también la creación de mensajes sin conexión y la conformación de listas negras.
  • Se puede escoger y establecer el tipo de conectividad durante el desarrollo de la presentación.
  • Mediante la opción de búsqueda, permite acceder a detalles preestablecidos de las listas de asociados.
  • Ofrece la oportunidad de escoger entre la creación de contraseñas de acceso propias o adoptar las contraseñas generadas automáticamente por la aplicación.
  • Se puede observar el estado de conexión de los asociados.
  • Permite la búsqueda y acceso a equipos remotos disponibles en la lista de asociados.
  • Controla los equipos de forma remota, a través de un navegador web.
  • Es posible la creación de listas blancas y negras, dependiendo del tipo de acceso autorizado para los contactos asociados.
  • Para visualizar el escritorio remoto se requiere autorización del equipo.
  • Permite la autenticación de Windows.
  • La sesión puede ser grabada y puede reproducirse posteriormente.
  • Las especificaciones individuales de un equipo pueden ser exportadas (compartidas) hacia otros dispositivos.

Beneficios

Debido a sus atributos, usar Teamviewer presenta los siguientes beneficios.

  • Ofrece múltiples posibilidades y soluciones al instante.
  • Su instalación es fácil y sencilla.
  • No requiere puertos ni configuraciones de gran complejidad.
  • Tiene alcance mundial, con traducción a 30 idiomas.
  • Permite la conexión entre tipos de dispositivos diferentes.
  • Es aplicable en cualquier área de negocios.
  • Su configuración puede ser ajustada de acuerdo con los gustos y preferencias de los usuarios.

Servicios que ofrece

Es una aplicación multiplataforma utilizada para compartir información, transferir archivos y trabajar conjuntamente con otras personas, aunque todas se encuentren en distintas ubicaciones geográficas:

Soporte remoto

La aplicación ofrece soporte remoto a cualquier equipo asociado. A través del teclado y el ratón del equipo local, se controla el equipo a distancia.

Entre las acciones que se pueden realizar, están: cerrar sesión, ajustar la calidad y velocidad de la banda ancha, establecer opciones de acceso y seguridad, de pantalla y de audio y vídeo. De igual forma, se puede transferir archivos entre los equipos, iniciar conferencias, grabar la sesión e instalar actualizaciones del programa, entre otros.

Presentación

Permite establecer sesiones de presentación, donde se transmite la imagen del escritorio del equipo local al equipo remoto o asociado. Esta presentación se realiza por medio de cualquier navegador web, sin la necesidad de ejecutar software en alguno de los dos equipos. El único requisito es que el equipo asociado tenga instalado Adobe Flash.

Principales acciones: pausar y reanudar la presentación, eliminar el fondo de escritorio del equipo local, optimizar la calidad de la imagen, etc. También se pueden realizar vídeos y llamadas conferencia, con chats incluidos.

Adicionalmente, se tiene la oportunidad de enviar al asociado, vía correo electrónico, la invitación con toda la información al respecto.

Lista de asociados

Con este servicio, el usuario tiene la oportunidad de crear listas de asociados de conexión, así como también revisar el estado de su conexión.

Accediendo a esta lista, se les puede contactar directamente y enviarles mensajes de manera instantánea, incluyendo chat grupal y mensajes sin conexión. La lista de asociados puede sincronizarse con la base de datos de Teamviewer.

Desde esta sección se puede agregar asociados, crear grupos de comunicación, modificar algunos detalles de los asociados, crear sesiones de soporte remoto, luego de seleccionar un asociado en específico, etc. También se puede acceder al menú de cuenta para definir opciones de visibilidad.

Funciones multimedia

Se refiere a opciones de audio, vídeo, conferencias y chats.

  • La función de voz permite estar en contacto con los asociados, ahorrando gastos en llamadas telefónicas. El único requisito es poseer auriculares con micrófono, o un micrófono y un altavoz.
  • Adicionalmente, este servicio brinda la posibilidad de realizar vídeos, mediante la función de webcam, así como de entablar conversaciones tipo chat durante las sesiones activas.
  • Finalmente, en caso de que todos los asociados posean herramientas de audio, se pueden entablar llamadas tipo conferencias.

Cualquiera de estos servicios puede ser grabado y reproducido en cualquier otra oportunidad que se requiera.

Funciones diversas

En definitiva, Teamviewer posibilita lo siguiente:

  • Grabar las sesiones activas en forma de película. Esta grabación no puede ser modificada, pero sí revisada.
  • Verificar simultáneamente el uso de todos los canales de sesión disponibles.
  • Establecer una red privada virtual entre el equipo local y el equipo asociado.
  • Iniciar conexiones en la red local mediante la dirección IP, o el nombre del equipo.

En este punto, es importante destacar que existen algunas otras aplicaciones relacionadas con Teamviewer, las cuales mejoran su funcionamiento. Éstas son:

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  • Teamviewer Quick Support: Es el módulo que se le entrega a los clientes. Se ejecuta automáticamente sin ser instalada.
  • Teamviewer Host: Se instala como un servicio adicional del programa original. No permite conexiones de salida.
  • Teamviewer portable: Es equivalente a la aplicación original, pero no requiere instalación. Se ejecuta desde cualquier dispositivo de almacenamiento de información.
  • Paquete MSI de Teamviewer: Constituye un archivo de instalación complementario, equivalente a la versión original y a la versión Host.
  • Una vez vistos los aspectos más importantes relacionados con los servicios y el funcionamiento de Teamviewer, podemos responder la siguiente pregunta:

¿Cómo usar Teamviewer?

Comenzar a disfrutar de las bondades de Teamviewer es bastante sencillo.

  • El primer paso es instalar el programa y definir el tipo de uso (comercial o privado).
  • Luego, debemos crear el nombre del usuario y generar la contraseña para la cuenta.
  • Una vez realizados estos pasos, lo siguiente es acceder a la plataforma Teamviewer. Ésta se divide en dos secciones: Control remoto y Reunión.

Para acceder a la función Control remoto sólo basta con abrir la pestaña que lleva su nombre en la interfaz principal de la aplicación. Por defecto, ahí encontraremos nuestro usuario y una clave transitoria generada por el sistema. Dentro de esta sección, podemos escoger cualquiera de las opciones del menú y ejecutarlas.

Por su parte, la pestaña Reunión, permite acceder a dos secciones: Organizar reuniones y Unirse a reuniones.

Para iniciar una reunión, sólo tenemos que seleccionar cualquiera de las opciones que ahí se nos presentan (presentación, vídeo llamada o teléfono).

En el caso de querer unirnos a una reunión, debemos introducir nuestro nombre y la identificación de la reunión a la cual deseamos acceder. Ésta es proporcionada por la persona que nos ha invitado a participar.

Si la invitación nos ha llegado vía correo electrónico, podemos conectarnos con sólo dar clic sobre el nombre del enlace. Si el creador de la reunión ha fijado una contraseña, no podremos entra a ella sin introducir dicha clave.

Teamviewer y la seguridad informática

Por tratarse de una aplicación que permite el acceso remoto a un ordenador, es posible que en algún momento personas desconocidas puedan tener acceso a la información personal contenida en nuestra computadora. Sin embargo, si seguimos algunas normas de seguridad informática, sobre todo en cuestiones de configuración, podremos usar Teamviewer de forma segura.

  • El primer paso es verificar que el programa se encuentre actualizado, mediante la instalación de su última versión.
  • En segundo lugar, es recomendable activar la verificación en dos pasos, la cual permite obtener un poco más de seguridad. Para ello es necesario iniciar sesión en la aplicación, ir  al ícono del perfil y editarlo. En la sección General debemos seleccionar la opción Two factor authetication.
  • Otra forma de proteger nuestra cuenta es crear una lista de dispositivos con autorización para entrar a nuestro sistema. De igual manera, podemos denegar accesos no autorizados. Esto podemos lograrlo mediante el siguiente procedimiento: En el menú Extras vamos a Opciones y seleccionamos Seguridad. Allí escogemos la opción Reglas para la conexión a este equipo, donde podremos crear las listas de accesos autorizados y denegados.
  • También podemos configurar las contraseñas de acceso con la finalidad de hacerlas más fuertes. A la vez que podemos vincular a un cliente en específico con nuestra cuenta. Para ello, vamos al menú Extras > Opciones > General > Asignar cuenta.
  • Por otra parte, para evitar mantenernos activos en segundo plano (opción por defecto de la aplicación) debemos ir al menú Extras > General > Opciones más frecuentes y desmarcar donde dice Iniciar Teamviewer con Windows. Finalmente, es de suma importancia cerrar la sesión una vez acabemos de trabajar en ella.