Cómo compartir Google Calendar: opciones y pasos

Cómo compartir Google Calendar

Cuando tienes muchas reuniones, o agendas muchas de ellas, estar pendiente de enviar emails a esas personas recordándoles la cita, poniéndoles de nuevo un mensaje una hora antes para confirmar que podéis llevarla a cabo… es engorroso. Entonces, ¿por qué no compartir Google Calendar? De esta forma, te evitas trabajo.

Pero, ¿cómo hacerlo? ¿Puedes compartir tu calendario y que vean todo? ¿O se puede seleccionar algo? Te lo contamos a continuación.

Por qué compartir tu Google Calendar

Mujer esperando que comience reunión agendada

Si nunca antes has compartido Google Calendar es normal que tengas tus dudas o no hayas considerado los beneficios que puede tener. Por eso, aquí te dejamos algunos motivos por los que puede ser útil compartirlo con otras personas:

  • Coordinación de horarios: permite que otras personas vean tus horarios y programen reuniones o eventos en momentos en los que estás disponible.
  • Trabajo en equipo: es más fácil coordinar el trabajo en equipo. Ten en cuenta que todos los miembros del equipo pueden ver los eventos y las reuniones programadas y así te aseguras de que están alineados en términos de proyectos y fechas límite.
  • Acceso desde cualquier lugar: evitando tener que llevar una agenda o similar.
  • Ahorro de tiempo: porque no tienes que enviar correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas innecesarias para coordinar horarios y programar eventos.
  • Evitar conflictos: por ejemplo, en el caso de que haya dos o más reuniones a la misma hora y en el mismo día. Al tener un calendario conjunto con otras personas puedes coordinar esto para que no se cierren eventos en el mismo momento que otro que ya esté.

Formas de compartir Google Calendar

PC

Al principio de este artículo hemos hecho una pregunta que puede ser precisamente la duda que tienes y el motivo por el que aún no compartes Google Calendar. Y es el hecho de no querer hacer público todo tu calendario. Ahí tendrás tus citas personales y profesionales. Y eso no siempre se quiere compartir (sobre todo con clientes o potenciales clientes).

Por eso, debes saber que se puede compartir de diferentes formas:

  • Todo el calendario, ideal por ejemplo para parejas que necesitan organizar sus agendas para así saber en todo momento lo que tienen y gestionar el tiempo para ellos, para la familia y para sí mismos.
  • Un evento concreto. Esta sería la forma de hacerlo de manera individual con la persona con quien quedes o que esté relacionada. Por ejemplo, una reunión con un cliente, una cita con un amigo, etc.

De esta manera, tú decides quién va a tener acceso a todo tu Google Calendar y quién solo a la cita que le concierna, es decir, aquella que tenga relación con esa otra persona. Así no verá el resto de tu calendario, solo esa cita que, al fin y al cabo, también le afecta.

Pasos para compartir todo tu Google Calendar

Vamos a darte los pasos para que sepas cómo compartir Google Calendar al completo, es decir, todo el calendario con la persona o personas que tú quieras.

Para ello:

  • Abre Google Calendar en tu navegador web. También lo puedes hacer en el móvil.
  • En el panel izquierdo, haz clic en el calendario que deseas compartir.
  • Haz clic en el botón «Configuración y uso compartido del calendario» (el icono con tres puntos verticales) junto al calendario que deseas compartir.
  • Se abrirá una nueva ventana. Haz clic en «Compartir con personas o grupos específicos». Ahora, dale a «+ Agregar personas y grupos».
  • Escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir el calendario en el cuadro de búsqueda. Cuidado de no equivocarte al escribirlo y que se lo mandes a otra persona.
  • Configura los permisos de acceso que deseas otorgarle a la persona seleccionando una de las opciones en el menú desplegable «Permiso» (p. ej. «Ver todos los detalles», «Modificar eventos», etc.).
  • Si bien puedes agregar a varias personas a la vez, a la hora de colocar los permisos, de esta forma todos tendrán los mismos. En cambio, si quieres que cada uno tenga un tipo de permiso, tendrás que los dos pasos anteriores para cada una.
  • Haz clic en «Enviar» para enviar una invitación de uso compartido al destinatario o destinatarios.

Una vez que la persona acepta la invitación, esta podrá ver el calendario en su propia cuenta de Google Calendar. Y si le otorgaste permisos para modificar eventos, también podrá agregar, editar y eliminar eventos en el calendario compartido.

Cómo compartir un único evento de Google Calendar

Persona entrando en Google

En este caso, nos centramos solo en compartir un único evento de Google Calendar. Se puede hacer, pero no con los pasos anteriores. En este caso, tienes que:

  • Abrir Google Calendar en tu navegador web y buscar el evento a compartir.
  • Hacer clic en el evento para abrir su ventana de detalles.
  • En ella, tienes que darle a Editar (un lápiz).
  • Ahora, busca la sección «Invitados» en la parte inferior de la ventana.
  • Pon la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir ese evento en el cuadro de búsqueda. Si la persona ya está en tu lista de contactos, también puedes seleccionar su nombre en el menú desplegable que aparece debajo del cuadro de búsqueda.
  • Configura los permisos de acceso que le otorgas seleccionando una de las opciones en el menú desplegable «Permiso» (p. ej. «Ver todos los detalles», «Modificar eventos», etc.).
  • En ese mismo momento puedes agregar más personas. Pero todas tendrán el mismo permiso. Si no quieres que sea así deberás repetir los dos pasos anteriores.
  • Una vez que has agregado a todas las personas que quieres, haz clic en «Guardar» para actualizar los cambios en el evento.

En ese momento se enviará una notificación por correo electrónico a las personas que hayas invitado. Esta podrá ver y responder al evento en su propia cuenta de Google Calendar.

Sin embargo, y lo reiteramos, al compartir un único evento, solo estás haciendo visible ese evento específico y no el calendario completo. Además, la persona que has invitado solo tendrá acceso a ese evento y no a otros eventos en tu calendario. Así que puedes estar seguro.

¿Te ha quedado claro cómo compartir Google Calendar? ¿Lo haces en tu día a día?


Sé el primero en comentar

Deja tu comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

*

  1. Responsable de los datos: Actualidad Blog
  2. Finalidad de los datos: Controlar el SPAM, gestión de comentarios.
  3. Legitimación: Tu consentimiento
  4. Comunicación de los datos: No se comunicarán los datos a terceros salvo por obligación legal.
  5. Almacenamiento de los datos: Base de datos alojada en Occentus Networks (UE)
  6. Derechos: En cualquier momento puedes limitar, recuperar y borrar tu información.