Comment programmer un e-mail dans Outlook étape par étape

Comment planifier un e-mail dans Outlook

Si vous utilisez beaucoup la messagerie Outlook, vous avez sûrement de temps en temps cherché des astuces ou des raccourcis pour accélérer les fonctions. Par exemple, Savez-vous comment programmer un e-mail dans Outlook ?

Ci-dessous, nous parlerons de cette fonction et de tout ce que vous pouvez en faire, ainsi que des étapes à suivre pour y parvenir. Allons-nous commencer?

A quoi sert la fonction programmer un email ?

Optimiser le temps au bureau

Si vous ne l'avez jamais fait auparavant, vous pourriez penser que c'est idiot, car il vous suffit d'attendre que le moment passe et de l'envoyer. Mais la réalité est différente.

Nous vous donnons un exemple. Imaginez que nous sommes samedi et que vous vous souvenez qu'un de vos employés ne vous a pas encore envoyé la facture de ce mois. Vous ne voulez pas (et ne devriez pas) le déranger un week-end, mais vous savez que si vous ne le faites pas maintenant, vous ne vous en souviendrez pas plus tard.

Si vous écrivez l'e-mail mais, au lieu de l'envoyer, vous décidez que c'est l'application de messagerie (dans ce cas Outlook) qui se charge de l'envoyer première chose lundi matin, l'oublier parce que vous vous en êtes déjà souvenu.

Comprenez-vous la fonction maintenant? Il faut y voir la possibilité d'écrire des e-mails avec la facilité de les envoyer à d'autres jours spécifiques car il cherche à accélérer les choses.

De cette façon, vous pouvez consacrer une journée à la rédaction d'e-mails et les faire envoyer petit à petit, au jour et à l'heure que vous décidez, afin qu'ils parviennent au destinataire. Et pendant ce moment, vous pouvez être sur l'ordinateur, manger avec des amis ou simplement dormir.

Comment planifier un e-mail dans Outlook

enveloppe e-mail

Vous devez garder à l'esprit que la planification d'un e-mail dans Outlook revient à retarder la livraison. En fait, les e-mails restent dans une boîte d'envoi (Vous pouvez le voir à travers votre mobile) jusqu'à ce que l'heure que vous avez déterminée pour l'envoyer arrive, qui apparaîtra alors comme envoyée.

Mais comment cela se fait-il ?

Programmer un seul message

Nous allons vous expliquer comment programmer un seul message. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :

  • Rédigez le message que vous souhaitez envoyer par e-mail. Avant de l'envoyer, cliquez sur Plus d'options (vous pouvez le trouver dans le groupe Étiquettes dans les options qui s'affichent). Si vous ne le trouvez pas, allez dans Options / Plus de commandes / Retarder la livraison.
  • Cela fera apparaître un sous-menu avec les options de livraison. Ici, vous devez activer la case "Ne pas livrer avant" puis une case apparaît afin que vous puissiez mettre la date et l'heure à laquelle vous souhaitez qu'il soit livré. En d'autres termes, à ce moment-là, il sera envoyé de votre courrier au destinataire, indépendamment de ce que vous faites ou du fait que vous ayez ou non un courrier Outlook ouvert.
  • Une fois que vous l'avez, il vous suffit de cliquer sur fermer et, si vous avez terminé le message, appuyez sur Envoyer sans crainte. Il ne sera pas envoyé immédiatement, mais le jour et l'heure auxquels vous l'avez posté.

Que faire si vous souhaitez modifier cette date et cette heure ? Eh bien, vous pouvez aussi. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans la boîte d'envoi, qui est l'endroit où se trouveront tous les e-mails dont l'envoi est programmé ou retardé. Il vous suffit d'ouvrir celui que vous souhaitez modifier et de cliquer sur Plus d'options dans le groupe Libellés (ou Options / Plus de commandes / Retarder la livraison. Il vous suffit de suivre à nouveau les étapes et à la fin de cliquer sur fermer pour que tout soit modifié .

Programmer tous les messages

Et si vous faisiez partie de ceux qui préfèrent programmer tous les messages que vous envoyez ? La vérité est qu'avec Outlook, vous pouvez retarder la livraison jusqu'à un maximum de deux heures. Voulez-vous savoir comment programmer un e-mail en masse dans Outlook ? Alors faites ce qui suit :

  • Accédez à Courrier et sur le ruban, sélectionnez Fichier.
  • Allez dans Gérer les règles et les alertes.
  • Mettez "nouvelle règle".
  • Sélectionnez un modèle et appuyez sur Démarrer à partir d'une règle vide. Cliquez sur Appliquer la règle aux messages que j'envoie et accédez à Suivant. Sélectionnez maintenant les conditions et cliquez sur suivant. A l'étape suivante vous devez indiquer une ou plusieurs actions et n'oubliez pas de cocher la case "différer la livraison de quelques minutes".
  • L'écran suivant qui apparaîtra consiste à modifier la description de la règle et vous devez cocher l'option "Un nombre de" et écrire combien de minutes vous souhaitez retarder le courrier (maximum 120 minutes).
  • Donnez OK et ensuite. Sélectionnez les exceptions souhaitées et cliquez à nouveau sur Suivant. Il vous demandera un nom pour cette règle, alors donnez-le et activez la règle. Enfin, cliquez sur Terminer.

Cela signifie que lorsque vous écrivez un e-mail, il restera non envoyé tant que vous l'aurez saisi afin que vous puissiez le rectifier. Bien sûr, ce n'est pas le plus approprié car si vous avez besoin d'envoyer un email immédiatement vous aurez ce problème (et ensuite vous devrez le modifier manuellement).

Une autre façon de programmer un e-mail dans Outlook

Personne planifiant l'envoi d'un e-mail

Il existe un autre moyen de planifier des e-mails dans Outlook, peut-être beaucoup plus simple que celui que nous vous avons expliqué, bien que cela ne fonctionne pas pour tous les comptes. Pour cela, tout ce que vous avez à faire est d'écrire le message et lorsque vous l'avez, à côté du bouton Envoyer, vous verrez une flèche vers le bas. Si vous appuyez dessus, l'option de planification de la livraison apparaîtra.

Vous n'aurez qu'à choisir la date et l'heure auxquelles vous souhaitez qu'il soit envoyé et cliquer sur OK ou accepter pour enfin envoyer le message. Dans ce cas, les e-mails restent enregistrés dans les brouillons jusqu'à ce qu'ils soient envoyés à la date et à l'heure appropriées.

Comme vous pouvez le voir, planifier un e-mail dans Outlook n'est pas difficile à faire, mais il est important de connaître les étapes et de pouvoir l'utiliser pour retarder l'envoi de certains e-mails afin de ne pas oublier ceux que vous devez envoyer ou pouvez envoyer même si vous ne pouvez pas surveiller ce jour-là. Avez-vous d'autres questions sur Outlook ? Demandez-nous en commentaires.


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