La factura electrónica en España tiene carácter de obligatorio y se ha convertido en una herramienta contable de gran fiabilidad. Su implementación marca un hito dentro del proceso de digitalización de la vida administrativa y cotidiana de los ciudadanos. Tanto profesionales como empresarios cambian de manera drástica su manera de enfocar el negocio a partir de estas herramientas presupuestarias.
En esta guía completa acerca de la guía electrónica exploramos cómo funciona y es válido este documento. Sus alcances, limitaciones y propuestas para reducir riesgos y evitar cualquier tipo de estafa. En territorio español, es de uso obligatorio la factura en cualquier interacción comercial entre partes.
¿Qué objetivos persigue la factura electrónica en el sistema económico español?
A través del trabajo de digitalización y modernización del estado español, se persiguen diferentes objetivos. Entre ellos, y estrictamente relacionados con el uso de la factura electrónica, se enlistan los siguientes:
- Optimización y automatización de procesos relacionados con gestión financiera empresarial y autónoma.
- Mejorar la puntualidad y eficiencia en el procesamiento de pagos.
- Aumentar la eficiencia en la recaudación del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA).
La estrategia de adopción obligatoria de la facturación electrónica está vinculado a un plan mucho más amplio y ambicioso de la Unión Europea denominado VAT in the Digital Age (ViDA). A través de esta iniciativa, se apunta a promover tanto la factura electrónica como la presentación digitalizada de informes en todo el continente europeo.
Implementación de la factura electrónica en España
En concreto, se espera que el procedimiento se termine de consolidar en suelo español entre 2024 y 2025. Lo que refiere a detalles y normativas específicas, está establecido en la ley Crea y Crece que fuera promulgada oportunamente en septiembre de 2022.
España no será el único país de la Unión Europea que avanza en esta dirección de modernización y actualización. Otros estados miembro como Francia y Portugal también avanzan para adaptar sus normativas locales. Esta es un demostración más del esfuerzo compartido y conjunto de la UE para llegar a un futuro digital y eficiente en todo lo que refiere a las cuestiones fiscales.
¿Quién está obligado a la emisión de factura electrónica en territorio español?
Al momento, todos los profesionales y empresarios que lleven adelante transacciones comerciales entre empresas (B2B) deben hacer factura electrónica. De esta forma se buscará que cada transacción cumpla con los estándares y requisitos de presentación.
Por otra parte, las transacciones dirigidas a consumidores finales (B2C) de momento no están alcanzadas por la obligatoriedad. Esto incluye ventas realizadas a particulares residentes en España. Además, hay algunas excepciones para empresarios y profesionales. Tampoco estarán obligados a presentar facturación electrónica en España ante estas situaciones:
- Transacciones realizadas con entidades ubicadas fuera de territorio español.
- Cuando se emiten facturas simplificadas con ciertas condiciones específicas detalladas en el Artículo 4 del Real Decreto 1619/2012. Estas facturas se permiten en situaciones muy particulares y ofrecen una alternativa menos compleja a la factura electrónica estándar.
Las disposiciones buscan generar un marco de equilibrio entre la eficiencia y la practicidad con la necesidad de cumplir los requisitos de legislación fiscal, permitiendo un nivel de flexibilidad en el marco regulatorio de la facturación electrónica en España.
¿Cuándo entra en vigor?
En el verano de 2024 empezó a implementarse, pero la obligación recién comienza en 2025. El despliegue de la normativa se va a realizar de forma gradual, logrando así un enfoque escalonado que se basa en el volumen de negocios de las entidades. Se busca priorizar las de mayores ingresos. La hoja de ruta provisional para su implementación sigue estos lineamientos:
Desde julio de 2024 las empresas con volumen de negocio anual que excede los 8 millones de euros deben emitir factura electrónica.
A partir de 2025, la obligación se extiende al resto de empresas y profesionales sin importar el volumen anual de negocio.
Ante posibles retrasos en la implementación de este sistema de facturación, el inicio de la primera fase podría aplazarse hasta 2025 y luego hasta la segunda mitad del año iniciaría la segunda fase o incluso en los primeros meses de 2026.
El esquema marca el compromiso del gobierno español con la transición a un esquema de facturación electrónica. La propuesta analiza las capacidades operativas de las empresas y profesionales antes de volcarse a la adaptación del proceso para la nueva modalidad en gestión fiscal.
¿Cómo funciona la facturación electrónica en España?
El sistema para las facturas electrónicas en España está estructurado a partir de diferentes actores Cada uno tiene un rol definido y garantiza que el proceso se lleve delante de forma eficiente y regulada.
- Solución pública de Facturación Electrónica: Con supervisión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, brinda el marco oficial para emitir y recibir las facturas.
- Plataformas Privadas de Facturación Electrónica: Estas plataformas se deben adherir a los estándares establecidos por el Real Decreto 1007/2023, asegurando compatibilidad y seguridad para el manejo de facturas electrónicas.
- Empresas Emisoras: Son aquellas responsables de generar y enviar facturas electrónicas, sea mediante la solución pública o con plataformas privadas habilitadas.
- Empresas Receptoras: Reciben las facturas, tienen la obligación de procesarlas y gestionarlas de acuerdo a la normativa vigente.
Las empresas emisoras tienen flexibilidad a la hora de escoger la plataforma pública o las soluciones privadas. Todos estos sistemas están diseñados para operar de forma articulada, permitiendo una comunicación fluida entre cada una de las plataformas.
Más allá de las consideraciones técnicas del procedimiento, hay obligaciones que son específicas de cada participante del sistema para la facturación electrónica. Tanto las empresas emisoras como las receptoras deben garantizar en todo momento el cumplimiento de las normas vigentes.
¿Qué reglas se deben cumplir para emitir factura electrónica en España?
La legislación en territorio español es bastante concreta y directa respecto de los requisitos para emitir factura electrónica en España. En líneas generales se deben cumplir estos parámetros:
- La empresa o profesional debe generar, enviar y recibir facturas electrónicas mediante plataformas privadas autorizadas o usando el servicio de la AEAT.
- Si se utilizan plataformas privadas, deben usar el formato Facturae para un seguimiento preciso de cada factura.
- Los responsables de los datos actualizados consignados son tanto el emisor como el receptor.
- Las plataformas deben permitir la interconexión e interoperabilidad para facilitar el proceso.
- Se deben conservar el acceso a las facturas por 4 años.
- El proveedor de servicio debe permitir que se visualice, descargue imprima cada factura.