Entender el funcionamiento de Google Workspace es muy importante para sacarle el máximo provecho a la plataforma. En este artículo exploramos este servicio de Google basado en la nube, y pensado para favorecer y simplificar el trabajo colaborativo en entornos híbridos. Aprender cómo funciona, explotar al máximo sus herramientas y funciones, y aplicarlo tus proyectos para mejorar notablemente el resultado final
Google Workspace funciona como un sistema de herramientas que permite integrar perfectamente los elementos principales para el trabajo en equipo de forma remota y colaborativa. Desde chat, correo electrónico y llamadas de voz y vídeo, hasta documentos compartidos para edición en tiempo real y gestión de múltiples tareas. Aprende cómo funciona y cómo sacarle el máximo provecho de forma simple, rápida y dinámica.
Google Workspace y la integración en la nube
La propuesta integral de Google Workspace está enfocada en la nube y en brindar, en unos pocos minutos, soluciones a los principales problemas del trabajo colaborativo. Las soluciones para la transformación digital que propone Google Cloud aportan innovación y versatilidad para afrontar diferentes actividades del día a día.
La premisa principal detrás del funcionamiento de Google Workspace es brindar un entorno de teletrabajo eficiente y dinámico. Invitando a emprendedores y empresas de diferentes rubros a sumarse a la plataforma. Para eso, la clave es conocer el alcance de la herramienta y cómo aprovecharla.
Las principales ventajas de Google Workspace
La plataforma de servicios de Google tiene una serie de beneficios y ventajas respecto de otras alternativas para el trabajo colaborativo. Desde un diseño con curva de aprendizaje suave hasta máxima seguridad, herramientas para agilizar el proceso de edición y otras. En el siguiente listado encontrarás las más relevantes.
Curva de aprendizaje suave
Todas las herramientas de Google Workspace están diseñadas para una utilización sencilla, con comandos intuitivos e interconectados. La razón de ser de esta plataforma es flexibilizar el trabajo y la edición conjunta de documentos multimedia.
Agilidad en la toma de decisiones
La posibilidad de completar acciones del día a día en un solo clic agiliza el trabajo colaborativo y la productividad en su conjunto. Por ejemplo, puedes activar una videollamada grupal para mantener una reunión casi al instante.
Colaboración en tiempo real
Gracias a sus funciones de colaboración avanzada, Google Workspace te permite utilizar diferentes documentos en la nube de forma rápida. Favorece la comunicación y la dinámica conjunta sin importar la ubicación de los integrantes del equipo.
Ahorro de costes
Una menor inversión en infraestructura local ayuda a las empresas y emprendimientos a reducir los costes operativos. Al utilizar servidores y otras herramientas en la nube, la propuesta de Workspce se vuelve mucho más sólida y consistente para el ahorro de recursos.
¿Qué herramientas y funciones incluye Google Workspace?
Dentro de las múltiples funciones y herramientas que incluye la plataforma de Google Workspace, encontrarás algunas muy conocidas y fáciles de usar que van desde Gmail, hasta otras menos populares como Google Chat. La integración y las opciones disponibles de todas ellas permiten entender y desarrollar un uso mucho más dinámico para la propuesta general del trabajo colaborativo.
Gestor de correo electrónico Gmail
El popular servicio de gestión de correo electrónico Gmail también habilita a realizar llamadas y videollamadas, asignar tareas o compartir archivos con otros usuarios. Su chat integrado y las posibilidades de personalización de interfaz lo convierten en un excelente aliado para sacarle el máximo provecho a tu equipo de trabajo aún en formato remoto.
Google Calendar
La herramienta de organización, gestión y calendario Google Calendar también es una gran aliada en Workspace. Permite la creación rápida y efectiva de eventos, compartir calendarios diferentes para organizar mejor el trabajo con el resto de los compañeros y áreas involucradas en el trabajo.
Almacenamiento en la nube con Google Drive
Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube respaldada por Google. Tiene un formato e interfaz versátil, fácil de aprender y con múltiples opciones y variantes para sacarle el máximo provecho. Puedes editar archivos de forma rápida, gestionar cómo compartirlos y centralizar las diferentes opciones para cumplir las normativas de datos al instante.
Videollamadas con Google Meet
La aplicación Google Meet permite realizar videoconferencias de manera rápida y sencilla. Es una plataforma extremadamente fiable, con interfaz sólida y fácil de usar. Además, la iniciativa también se puede incorporar a soluciones educativas mediante Google Workspace for Education. Podrás llevar adelante tus reuniones y conferencias con sonido y vídeo con unos pocos clics y sin límites.
Trabajo conjunto en documentos y hojas de cálculo
En el trabajo colaborativo, muchas veces te encontrarás editando archivos de texto y hojas de cálculo. Gracias a la ofimática que propone Google, puedes tener soluciones online gratuitas y de edición colaborativa en tiempo real directamente tu ordenador o móvil.
Diferentes planes y alternativas
El modelo de negocio que propone Google con esta plataformas de herramientas y funciones colaborativas responde a diferentes tipos de público. Por eso existen distintas modalidades de suscripción con objetivos diversos según el tipo de trabajo y necesidades prácticas. Para tener como referencia, Google Workspace ofrece los siguientes paquetes:
Business Starter
Con un precio de 6,80 euros por usuario y al mes, incluye un correo electrónico personalizado con el nombre de la empresa. Cada usuario puede almacenar 30 GB de contenido y el soporte para videollamadas es de 100 participantes en simultáneo.
Business Standard
Esta segunda suscripción cuesta 13,60 euros mensuales y ofrece mejoras notables. Las videollamadas aceptan hasta 150 personas en simultáneo y cada usuario puede almacenar hasta 2 TB. La asistencia sobre el uso de la plataforma también está mejorada respecto de la suscripción Starter.
Business Plus
Esta versión de Google Workspace cuesta 21,10 euros mensuales por usuario y además de todo lo anterior, añade un seguro con descubrimiento electrónico, conservación de datos en mail, videollamadas de 500 participantes y registro de asistentes. Los usuarios pueden almacenar hasta 5 TB y hay controles de gestión avanzados para un control aún más espeífico.
Enterprise
La última versión de pago ofrece todo lo anterior, y añade espacio ilimitado según las necesidades de la empresa; reducción de ruido en videollamadas; emisión en directo dentro del dominio y asistencia mejorada.
¿Y la versión gratuita?
Google Workspace en su versión gratuita ofrece videollamadas de hasta 50 personas, almacenamiento de 15 GB y no hay asistencia. Puede ser una propuesta interesante para conocer la plataforma, y luego optar de forma profesional por alguno de los paquetes de suscripción.