Normalmente, un comunicado dentro de la empresa debe ser rápido y eficaz, para mejorar la gestión interna y la propia relación con los clientes; es un requisito importante para lograr competir con posibilidades de éxito. Por esta razón, el día de hoy te presentamos qué es una centralita virtual y sus funciones.

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Conoce la centralita virtual y sus funciones.

¿Qué es un Centralita virtual?

Una centralita virtual, es un sistema desarrollado de telefonía IP, también conocida como «VoIP» por las siglas de Voice over IP en inglés, que le permite a las empresas hacer cualquier tipo de gestión profesional con sus llamadas a través de servicios inteligentes, que usan las redes de datos para la transmisión comunicativa por voz.

Esta herramienta se encuentra dentro de los servidores del proveedor, y su principal trabajo es el de su mantenimiento y correcto funcionamiento, por lo que solo tendrá que conectarse a Internet para tener acceso a esta, ya sea desde un ordenador, un teléfono Android o cualquier otro dispositivo. De esta manera, su implementación no amerita de la compra de ningún equipo ni tampoco el establecimiento de líneas.

Debido a que esta infraestructura nos da la opción de crear un sistema telefónico adaptado a la necesidades de nuestros negocios en poco tiempo, sin la necesidad de contar con previos conocimientos especiales para utilizarla, y ofreciendo la posibilidad de tener un puesto de llamadas en cualquier parte del mundo, siendo muchas las empresas que están migrando sus servicios de telefonía a esta herramienta.

Funcionalidades

Todos los operadores VoIP, cuentan con varias formas de uso y costos para el servicio de centralita en la nube, no obstante, encontramos varias herramientas que son muy utilizadas en la mayoría de ellas como es el sistema de menú de voz (IVR); puede intervenir y transferir las llamadas; tiene la capacidad de grabar las conversaciones; además del reenvío condicional e incondicional de llamadas y una gran cantidad de funciones útiles.

Todas estas funciones se pueden personalizar a través del asistente de configuración que encontramos en la cuenta en línea del usuario. Igualmente, las centralitas virtuales brindan servicios adicionales, como pueden ser las videollamadas, el chat de texto o la capacidad de agregar a más personas en una conversación activa.

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Ventajas de Centralita virtual

Una de las grandes ventajas con las que cuenta una centralita virtual, además de grandes oportunidades, es aquella que se trata de la calidad de conexión con el usuario y los costes de instalación, estas la convierten en una opción mucho más utilizada que las centralitas físicas tradicionales.

Integración con CRM

Con la finalidad de habilitar una gestión más eficiente del marketing, la comunicación comercial y el servicio postventa o la atención al cliente, la centralita en la nube nos deja una sencilla integración con los sistemas más importantes de CRM, como Britix24 CRM.

Dentro de las múltiples ventajas de esta función, encontramos la posibilidad de tener una tarjeta de cliente saliente con una llamada entrante, y el desvío al gerente encargado, la creación automática del contacto a medida que se produce la conversación, generar datos estadísticos y la posibilidad de grabar llamadas.

Asimismo, dada la utilidad exponencial de los servicios de mensajería dentro de comunicaciones corporativas, el servicio telefónico virtual nos proporciona la combinación con los operadores abiertos más grandes del mundo, como lo son Telegram, Facebook Messenger y Slack.

Esta integración nos da la posibilidad de recibir avisos útiles al programa de mensajería instantánea, como las notificaciones SMS a un número telefónico virtual o a información inmediata sobre las llamadas entrantes que se perdieron, permitiendo realizar nuevamente una llamada.

Ahorro en instalación y mantenimiento

Debido a los altos costos iniciales de instalación de las centralitas convencionales (que se derivan de la obtención del hardware, pagar un instalador y contratar los servicio de SIP Trunk), los asistentes telefónicos en la nube, ameritan de una inversión inicial mínima, limitada a la compra de teléfonos IP y de igual manera contratar a un proveedor.

Por otro lado, mientras que los cuidados, su seguridad y la configuración de las centralitas físicas debe tener a un técnico fijo en la empresa a su disposición o a contratar servicios fuera de la empresa, en cambio, cuando hablamos de las virtuales, serán los operadores los que se encarguen de todos estos funcionamientos.

De esta manera, el funcionamiento principal de la centralita virtual, esta enfocado en la modificación de las llamadas en paquetes de datos que se transmiten por medio de Internet hasta ser decodificados por el receptor, lo que ayuda a reducir la carga en la red de la mejor manera para así, poder reducir el costo de la llamada.

Flexibilidad geográfica

Las probabilidades de que la telefonía IP se condicionen a las demandas de las empresas y a sus necesidades, ayuda a facilitar su operatividad interna y fomentar su internacionalización. Debido a que con el servicio de centralita en la nube las extensiones se comunican con la centralita vía online, por lo que es posible contar con oficinas y puestos de llamadas en cualquier parte del mundo sea remota o no.

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