Si nunca haz usado Outlook, te invitamos a leer nuestro siguiente artículo Tarjeta de presentación electrónica ¿cómo crearla?, donde no solo te hablaremos sobre este tema sino que te explicaremos que es Outlook, su uso y muchos datos que necesitas saber sobre este programa de Microsoft.

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Microsoft Outlook.

Tarjeta de presentación electrónica ¿Qué es Outlook?

Antes de saber sobre las tarjetas de presentación electrónica debemos saber dónde se generan estas, por lo que debemos iniciar con saber que en 1989 Microsoft creo un programa especializado en gestionar los datos de cada persona, en los que se pueden encontrar calendarios o buzones compartidos de una organización.

Su lanzamiento fue conjuntamente con todos los programas básicos que integran Microsoft Office, los cuales eran adquiridos en conjunto con Outlook.

Para 1.990 Microsoft lanzó al mercado dos nuevas aplicaciones de Outlook, pero no fueron bien recibidas por lo que se vieron en la necesidad, de sacar en 1.995 una nueva versión que cubriera algunas de las expectativas de los usuarios.

Por lo que para el 2.003, se hizo pública una nueva versión de Outlook, en la cual los usuarios podían observar su calendario, contactos, diario, correo electrónico, tareas, notas y hasta buscar en la red cualquier información que necesitara, convirtiendo en una de la versión más populares de este programa.

Con el pasar de los años fue adquiriendo más y más funciones, sin dejar de lado las características principales de este programa, como la Tarjeta de presentación electrónica.

Características de Microsoft Outlook

A pesar de que muchas personas no utilicen esta aplicación como Word, PowerPoint o Excel, posee unas características muy particulares diseñadas para gestionar la agenda personal y los correos de cada usuario, permitiendo comunicarnos fácilmente con el resto del mundo. Pero estas características no solo quedan aquí:

  • Ayuda a encontrar cualquier tipo de información que busques.
  • Puede administrar varias cuentas electrónicas al mismo tiempo.
  • Personaliza tareas.
  • Administra los correos electrónicos, sin importar el volumen que tenga.
  • Emplea las herramientas de office para elaborar correos originales y llamativos.
  • Sincroniza varias cuentas.

¿Cuáles son las extensiones de Outlook?

Hoy en día existe la posibilidad de conectar pequeños programas a una aplicación principal, en este caso a Outlook, con el propósito repotenciar algunas capacidades básicas de este programa y automatizar otras funciones.

En el caso de Outlook genera extensiones con Microsoft Visual Studio o Add-in Express pero no acepta extensiones con Outlook Web App.

A partir de la actualización hecha en el año 2.000, este programa acepta componentes específicos denominados Outlook AddIns, así como componentes .NET para versiones más actuales. Entre sus extensiones se encuentran:

  • Hotmail: gratuita para Microsoft Outlook 2003, 2007 y 2010.
  • Redes sociales: gratis para Microsoft Outlook 2003 y 2007 en Facebook, Windows Live Messenger y Linkedin.
  • Servidores con conexión a CardDAV y CalDAV.
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Hotmail es una de las extensiones de Outlook.

¿Qué son las tarjetas de presentación electrónica?

Las tarjetas de presentación electrónicas fueron diseñadas con el objetivo de transmitir información e intercambiar datos personal de los contactos, semejante a las tradicionales tarjetas de presentación.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que pueden ser creadas en base a nuevos datos de contactos existentes en Outlook.

Estas tarjetas se pueden anexar como una  firma de correo, ya que por lo general, posee los datos básicos de cada contacto, es decir, nombre completo, cargo dentro de la empresa, teléfono personal y de la compañía, dirección, foto personal o logo de la empresa.

Una de las características que posee estas tarjetas es el hecho de que puede ser copiada y agregada al directorio del Outlook, para que en un futuro ya salga agregada la persona en su lista de contactos.

Pasos a seguir para crear una tarjeta de presentación electrónica

Uno de los primeros pasos que debes tener en cuenta en el proceso de creación de una tarjeta de presentación electrónica, es la elección del fondo y diseño de la misma, así como los elementos gráficos e imágenes que quieres que lleve.

Luego podrás agregar los datos del contacto que deseas que aparezca en tu tarjeta siguiendo los pasos que a continuación te dejamos:

  • Paso 1.- Elige en tu barra de navegación el icono de contacto o usuario.
  • Paso 2.- Busca en tu ventana del lado superior izquierda, la opción «nuevo contacto», haz clic sobre este.
  • Paso 3.- Una vez que salga el formulario, solo deberás hacer clic en la tarjeta de presentación que está del lado derecho, de esta manera abrirá un cuadro para editar la misma.
  • Paso 4.- Al hacer clic en editar tarjeta de presentación electrónica, dirígete a la opción de «diseño de tarjeta», haz clic en la «lista de diseño» y selecciona el diseño de la lista que desees. Debes tener en cuenta que al no tener imágenes, este diseño será solo para su texto.
  • Paso 5.- Para seleccionar un color específico para tu fondo, dirígete a la opción «fondo» y selecciona el color que desees.
  • Paso 6.- Si quieres que tu tarjeta de presentación electrónica tenga imagen o logo, dirígete a la opción de «imagen», agrega la que desees y cambia su tamaño y ubicación según tu gusto.

Si te equivocaste al colocar tus datos te recomendamos hacer clic en la opción «restablecer tarjeta», allí podrás modificarla según desees.

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Las tarjetas de presentación electrónicas son semejantes a las tradicionales.

¿Cómo guardo la tarjeta de presentación electrónica de un contacto?

Una de las funciones que tiene Outlook es la posibilidad de añadir un nuevo contacto a través de la tarjeta de presentación electrónica que el contacto comparte.

Si ya existe el programa le informara de su existencia y si quiere sustituirla, eliminarla o no cambiarla, pero si lo que deseas es guardarla deberás seguir los siguientes pasos:

  1. Si puedes visualizar el mensaje abierto, haz doble clic en la tarjeta para abrirla como un contacto de Outlook.
  2. Luego, solo deberás hacer clic en «guardar» «cerrar».
  3. Si ya tienes este contacto, deberás hacer clic en «agregar nuevo contacto» o «actualizar información del contacto» para así agregar cualquier tipo de cambio que tenga la tarjeta de la persona.

¿Cómo puedo enviar mi tarjeta de presentación a otra persona?

Debemos recordar que la tarjeta de presentación electrónica proporciona tus datos básicos, al igual que las tarjetas de presentación tradicional, por lo que se pueden transmitir fácilmente por correo de la siguiente forma:

  1. Al crear un nuevo mensaje, haz clic en la opción «adjuntar elemento» y luego seleccionar «tarjeta de presentación».
  2. Selecciona el nombre en la lista que te aparecerá.
  3. Si no visualizas el nombre, dirígete a «otras tarjetas de presentación».
  4. Haz clic en el nombre «archivado como».
  5. Por último haz clic en «aceptar».

Ten presente que a todos los contactos con quien compartas tu correo podrán visualizar y agregar tu tarjeta de presentación electrónica.

Atajos que debes tener en cuenta para utilizar Outlook

Al igual que otros programas, Outlook no se queda atrás con los atajos para facilitar el empleo de este programa, por lo que a continuación te dejamos varios que debes tener en cuenta:

  • Pulsa «Ctrl+M» para observar el Menú, responder y recibir correos.
  • Si quieres enviar un nuevo correo electrónico solo debes pulsar «Ctrl+U».
  • Uno de los atajo que te recomendamos tener presente es «Ctrl+D», este te ayuda a Eliminar los correos seleccionados.
  • Si deseas pasar a otro email pulsa «Alt+W».
  • Por otro lado, si deseas responder todos los correos pulsa «Alt+R».
  • Otro atajo que debes tener en cuenta es «Alt+S» para mandar email directamente.
  • Cuando quieres responder un correo solo debes pulsar los botones «Ctrl+R».

Por otro lado, si te gustó este artículo y quieres aprender a Sincronizar calendario Google con Outlook, te invitamos a leer nuestro artículo en el cual encontraras un excelente tutorial.