La implantación de VeriFactu y la factura electrónica obligatoria avanza con un calendario ya definido para empresas y profesionales, pero persisten dudas sobre a quién afecta exactamente y qué hay que hacer para cumplir. En pocas palabras, solo estarán obligados quienes emitan facturas con un programa de facturación que entre en el ámbito del RRSIF; quienes facturan de forma manual o con herramientas básicas sin integración contable no quedan dentro.
Conviene diferenciar bien los conceptos: VeriFactu regula cómo se generan y registran las facturas (RRSIF), mientras que la factura electrónica B2B de la Ley 18/2022 trata sobre el intercambio electrónico entre empresas y profesionales. Esta distinción evita malentendidos sobre plazos, sujetos obligados y requisitos técnicos.
Qué es VeriFactu y qué cambia en la emisión de facturas
VeriFactu se enmarca en el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), que define las condiciones que deben cumplir los programas que soportan los procesos de facturación. La normativa exige inalterabilidad de los registros, firma de seguridad y un código QR que permite comprobar la calidad fiscal de la factura en la sede electrónica cuando se trabaja en modalidad de envío.
El esquema normativo se apoya en el Real Decreto 1007/2023 y en su desarrollo posterior, que fija detalles técnicos y plazos de adaptación. El objetivo es evitar manipulaciones y dotar de mayor trazabilidad a los registros de facturación, facilitando que el cliente pueda verificar la factura cuando proceda.
Quiénes deben adaptarse y desde cuándo
La obligación alcanza a contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y a autónomos en IRPF que usen un programa de facturación para autónomos, así como a quienes tributen por IRNR mediante establecimiento permanente y a las entidades en atribución de rentas con actividad económica. El calendario distingue dos hitos: empresas (IS) desde el 1 de enero de 2026 y autónomos desde el 1 de julio de 2026.
Además, desde el 29 de julio de 2025 los desarrolladores de software solo pueden comercializar programas de facturación adaptados al RRSIF, de modo que cualquier nueva implantación debe cumplir ya con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria.
Existen excepciones relevantes vinculadas al propio RRSIF: no se aplica en los territorios forales, Canarias, Ceuta o Melilla; tampoco a los obligados inscritos en el Suministro Inmediato de Información (SII) ni a quienes lleven libros registro en los términos del artículo 62.6 del Reglamento del IVA.
Modalidades de cumplimiento: Verifactu y opción No Verifactu
El RRSIF prevé dos formas de trabajar con el sistema informático de facturación. Elegir una u otra implica obligaciones distintas y efectos prácticos diferentes en el día a día de la empresa.
- Verifactu: el software remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT. Las facturas generadas son verificables por el cliente en la sede electrónica mediante el código QR incorporado.
- Opción No Verifactu: los registros se conservan en el Sistema Informático de Facturación del emisor sin remisión automática. A cambio, exige firma con certificado de los registros y mantener un Registro de Eventos conforme a la norma. En esta modalidad las facturas no son verificables en sede, si bien incluyen QR y pueden comunicarse posteriormente.
La Agencia Tributaria considera que trabajar en Verifactu aporta mayor transparencia y reduce riesgos de cumplimiento, aunque la opción alternativa es válida si se atienden todos los requisitos de seguridad y trazabilidad exigidos.
¿Quién está obligado realmente? El papel de los sistemas «simples»
Los criterios manejados por la Administración y los colegios profesionales apuntan a que la obligación se dirige a quienes utilicen programas integrados de facturación que, además de emitir y conservar facturas, procesen la información para generar directamente libros de IVA, IRPF o contabilidad. Quienes facturan manualmente o con herramientas básicas que solo generan e imprimen la factura, sin otras funciones, quedan fuera del alcance del RRSIF.
Este matiz ha sido subrayado por los gestores administrativos, que llaman a la calma ante comunicaciones genéricas. La propia AEAT aclara que no afecta a quienes no usan software con funcionalidades adicionales más allá de la mera emisión e impresión del documento.
Estado de adopción y cifras recientes
En los últimos meses, los registros de facturación electrónica enviados han crecido con fuerza: de alrededor de 315.000 en julio a más de nueve millones en octubre, según datos de la AEAT difundidos en el entorno de Accountex. También se han cotejado más de 175.000 códigos QR tributarios, el 83% vinculados a facturas emitidas en modalidad con envío automático.
Pese al avance técnico, seis de cada diez pymes y autónomos siguen sin adaptarse a la nueva normativa y el 62% reconoce no tener un plan definido. Parte del tejido empresarial planea posponer la implantación hasta 2026, lo que podría generar cuellos de botella y elevar el riesgo de errores y sanciones que, en los supuestos más graves, pueden alcanzar los 50.000 euros.
Factura electrónica B2B: una obligación distinta
La futura factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales deriva de la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y regula el intercambio de facturas B2B. Su despliegue depende del reglamento que desarrolle la ley; una vez aprobado, las grandes empresas dispondrán de un año para adaptarse y el resto de pymes y autónomos de dos años.
Hasta que arranque ese calendario, solo es obligatoria la e-factura con Administraciones Públicas mediante el formato Facturae. La obligación B2B no afecta a ventas a consumidores finales, pero sí a las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, impulsando la digitalización, la trazabilidad y la reducción de la morosidad.
Claves operativas y recomendaciones
Para llegar a tiempo, es recomendable auditar el sistema de facturación actual (programa de facturación para Mac como ejemplo), identificar si entra en el ámbito del RRSIF y definir la modalidad de cumplimiento (Verifactu o No Verifactu). A partir de ahí, conviene planificar pruebas, formación interna y revisión de procedimientos de firma, QR y registros.
Organismos y entidades están promoviendo jornadas técnicas para explicar requisitos, implicaciones y sanciones, además de abordar la directiva europea VIDA y las exigencias de los software de gestión (como la creación de archivos estructurados y controles de integridad). Este acompañamiento facilita una transición ordenada y reduce incidencias.
El panorama que se perfila es claro: VeriFactu afecta a quienes usan software de facturación con alcance RRSIF y tiene fechas ya marcadas para empresas y autónomos; la e-factura B2B seguirá su propio camino cuando se apruebe su reglamento. Avanzar con planificación, resolver dudas y elegir la modalidad adecuada permitirá cumplir sin sobresaltos y aprovechar las ventajas de una facturación más trazable y segura.
