كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook خطوة بخطوة

إذا كنت تستخدم بريد Outlook كثيرًا ، فمن المؤكد أنك تبحث من وقت لآخر عن بعض الحيل أو الاختصارات لجعل الوظائف أسرع. على سبيل المثال، هل تعرف كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook؟

فيما يلي سنتحدث عن هذه الوظيفة وكل ما يمكنك فعله بها ، بالإضافة إلى الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحقيقها. هل نبدأ؟

ما هي وظيفة جدولة البريد الإلكتروني ل؟

إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل ، فقد تعتقد أنه سخيف ، لأنك تحتاج فقط إلى الانتظار حتى تمر اللحظة ثم إرسالها. لكن الواقع مختلف.

نقدم لكم مثالا. تخيل أنه يوم السبت وتذكرت أن أحد موظفيك لم يرسل لك فاتورة ذلك الشهر بعد. أنت لا تريد (ولا ينبغي) أن تزعجه في عطلة نهاية الأسبوع ، لكنك تعلم أنه إذا لم تفعل ذلك الآن ، فلن تتذكره لاحقًا.

هكذا أنت تكتب البريد الإلكتروني ولكن بدلاً من إرساله ، قررت أن تطبيق البريد الإلكتروني (في هذه الحالة Outlook) هو المسؤول عن إرسالها أول شيء صباح الاثنين نسيانه لأنك تذكرته بالفعل.

هل تفهم الوظيفة الآن؟ عليك أن تراه على أنه إمكانية كتابة رسائل البريد الإلكتروني مع سهولة إرسالها في أيام محددة أخرى لأنها تسعى إلى تسريع الأمور.

بهذه الطريقة ، يمكنك تخصيص يوم لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها شيئًا فشيئًا في اليوم والوقت اللذين تحددهما ، حتى تصل إلى المرسل إليه. وأثناء تلك اللحظة يمكنك أن تكون على الكمبيوتر أو تتناول الطعام مع بعض الأصدقاء أو تنام ببساطة.

كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook

عليك أن تضع في اعتبارك أن جدولة بريد إلكتروني في Outlook يشبه تأخير التسليم. في الواقع ، تبقى رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الصادر (يمكنك رؤية هذا من خلال هاتفك المحمول) حتى وصول الوقت الذي حددته لإرساله ، والذي سيظهر بعد ذلك على أنه تم الإرسال.

لكن كيف يتم ذلك؟

جدولة رسالة واحدة

سنشرح كيف يمكنك جدولة رسالة واحدة. للقيام بذلك ، عليك اتباع الخطوات التالية:

• اكتب الرسالة التي تريد إرسالها عبر البريد الإلكتروني. قبل إرسالها ، انقر فوق المزيد من الخيارات (يمكنك العثور عليها في مجموعة Labels في الخيارات التي تظهر). إذا لم تتمكن من العثور عليه هناك ، فانتقل إلى خيارات / المزيد من الأوامر / تأخير التسليم.
• سيؤدي هذا إلى إظهار قائمة فرعية بخيارات التسليم. هنا يجب عليك تفعيل مربع "عدم التسليم قبل" ثم يظهر مربع حتى تتمكن من وضع التاريخ والوقت اللذين تريد تسليمهما فيهما. بمعنى آخر ، في تلك اللحظة ، سيتم إرساله من بريدك إلى المستلم ، بغض النظر عما تفعله أو ما إذا كان بريد Outlook مفتوحًا أم لا.
• بمجرد الحصول عليه ، كل ما عليك فعله هو الضغط على "إغلاق" ، وإذا أنهيت الرسالة ، ضرب إرسال دون خوف. لن يتم إرسالها على الفور ، ولكن في اليوم والوقت اللذين قمت بنشرها فيهما.

ماذا لو كنت تريد تغيير ذلك التاريخ والوقت؟ حسنًا ، يمكنك ذلك أيضًا. للقيام بذلك ، عليك أن تذهب إلى صندوق الصادر ، حيث ستكون جميع رسائل البريد الإلكتروني المجدولة أو المتأخرة لإرسالها. عليك فقط فتح الخيار الذي تريد تغييره والنقر فوق المزيد من الخيارات في مجموعة الملصقات (أو خيارات / المزيد من الأوامر / تأخير التسليم. عليك فقط اتباع الخطوات مرة أخرى وفي النهاية انقر فوق إغلاق حتى يتم تعديل كل شيء .

جدولة جميع الرسائل

وإذا كنت ممن يفضلون جدولة جميع الرسائل التي ترسلها؟ الحقيقة هي أنه مع Outlook يمكنك تأخير التسليم لمدة أقصاها ساعتين. هل تريد معرفة كيفية جدولة بريد إلكتروني جماعي في Outlook؟ لذلك قم بما يلي:

• انتقل إلى البريد وحدد ملف على الشريط.
• هناك اذهب إلى إدارة القواعد والتنبيهات.
• ضع "قاعدة جديدة".
• حدد نموذجًا واضغط على ابدأ من قاعدة فارغة. انقر فوق تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها وانتقل إلى التالي. الآن حدد الشروط وانقر فوق التالي. في الخطوة التالية ، عليك الإشارة إلى إجراء واحد أو أكثر ولا تنس النقر على المربع "تأجيل التسليم لعدد من الدقائق".
• الشاشة التالية التي ستظهر هي تعديل وصف القاعدة وعليك تحديد الخيار "عدد من" وكتابة عدد الدقائق التي تريد تأخير البريد (بحد أقصى 120 دقيقة).
• أعط موافق وبعد ذلك. حدد الاستثناءات التي تريدها واضغط على التالي مرة أخرى. سيطلب منك اسمًا لتلك القاعدة ، فامنحه وتفعيل القاعدة. أخيرًا ، انقر فوق "إنهاء".

هذا يعني أنه عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني ، فإنها ستظل غير مرسلة طالما قمت بإدخالها حتى تتمكن من تصحيحها. بالطبع ، ليس هذا هو الأنسب لأنه إذا كنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني على الفور ، فستواجه هذه المشكلة (وبعد ذلك سيتعين عليك تعديلها يدويًا).

طريقة أخرى لجدولة بريد إلكتروني في Outlook

هناك طريقة أخرى لجدولة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ، ربما تكون أسهل بكثير من تلك التي أوضحناها لك ، على الرغم من أنها لا تعمل مع جميع الحسابات. لذلك، كل ما عليك فعله هو كتابة الرسالة وعندما تكون لديك ، سترى سهمًا لأسفل بجوار الزر إرسال. إذا ضغطت عليه ، فسيظهر خيار جدولة التسليم.

سيتعين عليك فقط اختيار التاريخ والوقت اللذين تريد إرسالهما فيهما والنقر فوق "موافق" أو "قبول" لإرسال الرسالة في النهاية. في هذه الحالة ، تظل رسائل البريد الإلكتروني محفوظة في المسودات حتى يتم إرسالها في التاريخ والوقت المناسبين.

كما ترى ، جدولة بريد إلكتروني في Outlook ليس بالأمر الصعب ، ولكن من المهم معرفة الخطوات والقدرة على استخدامها لتأخير إرسال رسائل بريد إلكتروني معينة حتى لا تنسى الرسائل التي يتعين عليك إرسالها أو يمكنك الإرسال بالرغم من عدم قدرتك على مراقبة ذلك اليوم. هل لديك المزيد من الأسئلة حول Outlook؟ اسألنا في التعليقات.