Ако използвате пощата на Outlook често, със сигурност от време на време сте търсили някои трикове или преки пътища, за да направите функциите по-бързи. Например, Знаете ли как да планирате имейл в Outlook?
По-долу ще говорим за тази функция и всичко, което можете да направите с нея, както и стъпките, които трябва да предприемете, за да я постигнете. Ще започваме ли?
За какво е функционалният график, изпратен по имейл?
Ако никога преди не сте го правили, може да го сметнете за глупаво, защото просто трябва да изчакате моментът да мине и след това да го изпратите. Но реалността е друга.
Даваме ви пример. Представете си, че е събота и сте се сетили, че някой от вашите служители все още не ви е изпратил фактурата за този месец. Не искате (и не трябва) да го безпокоите през уикенда, но знаете, че ако не го направите сега, няма да си спомните по-късно.
така пишете имейла, но вместо да го изпратите, вие решавате, че имейл приложението (в случая Outlook) е отговорно за изпращането му първото нещо в понеделник сутринта, забравяйки за това, защото вече сте се сетили.
Сега разбирате ли функцията? Трябва да го разглеждате като възможност за писане на имейли с лекотата на изпращането им в други конкретни дни, тъй като се стреми да ускори нещата.
По този начин можете да посветите един ден на писане на имейли и те да бъдат изпратени малко по малко, в деня и часа, които решите, така че да стигнат до адресата. И докато в този момент можете да сте на компютъра, да ядете с приятели или просто да спите.
Как да планирате имейл в Outlook
Трябва да имате предвид, че планирането на имейл в Outlook е подобно на забавяне на доставката. Всъщност имейлите остават в изходяща кутия (Можете да видите това през мобилния си телефон), докато настъпи времето, което сте определили за изпращане, което ще се покаже като изпратено.
Но как се прави това?
Планирайте едно съобщение
Ще ви обясним как можете да планирате едно съобщение. За да направите това, трябва да следвате следните стъпки:
- Напишете съобщението, което искате да изпратите по имейл. Преди да го изпратите, щракнете върху Още опции (можете да намерите това в групата Етикети в появилите се опции). Ако не можете да го намерите там, отидете на Опции / Още команди / Отлагане на доставката.
- Това ще покаже подменю с Опции за доставка. Тук трябва да активирате полето „Не доставяй преди“ и след това се появява поле, в което можете да поставите датата и часа, които искате да бъде доставено. С други думи, в този момент тя ще бъде изпратена от вашата поща до тази на получателя, независимо от това какво правите или дали имате отворена поща в Outlook или не.
- След като го получите, всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху затваряне и, ако сте приключили със съобщението, натиснете Изпрати без страх. То няма да бъде изпратено веднага, а в деня и часа, в който сте го изпратили.
Ами ако искате да промените тази дата и час? Ами и ти можеш. За да направите това, трябва да отидете в изходящата кутия, където ще бъдат всички имейли, планирани или забавени за изпращане. Просто трябва да отворите този, който искате да промените, и да кликнете върху Още опции в групата Етикети (или Опции / Още команди / Забавяне на доставката. Просто трябва да следвате стъпките отново и накрая да кликнете върху затваряне, така че всичко да бъде променено .
Планирайте всички съобщения
А ако сте от тези, които предпочитат да планират всички съобщения, които изпращате? Истината е, че с Outlook можете да забавите доставката до максимум два часа. Искате ли да знаете как да планирате масов имейл в Outlook? Затова направете следното:
- Отидете на Mail и на лентата изберете File.
- Там отидете на Управление на правила и сигнали.
- Поставете „ново правило“.
- Изберете шаблон и натиснете Старт от празно правило. Щракнете върху Прилагане на правило към съобщенията, които изпращам, и отидете на Напред. Сега изберете условията и щракнете върху Напред. В следващата стъпка трябва да посочите едно или повече действия и не забравяйте да кликнете върху квадратчето „отложи доставката за няколко минути“.
- Следващият екран, който ще се появи, е за редактиране на описанието на правилото, като трябва да маркирате опцията „Брой от“ и да напишете колко минути искате да забавите пощата (максимум 120 минути).
- Дайте ОК и следващ. Изберете желаните изключения и натиснете отново „Напред“. Той ще ви помоли за име за това правило, така че го дайте и активирайте правилото. Накрая щракнете върху Готово.
Това ще означава, че когато напишете имейл, той ще остане неизпратен толкова дълго, колкото сте го въвели, за да можете да го коригирате. Разбира се, не е най-подходящото, защото ако трябва да изпратите имейл веднага, ще имате този проблем (и тогава ще трябва да го промените ръчно).
Друг начин за планиране на имейл в Outlook
Има друг начин за планиране на имейли в Outlook, може би много по-лесен от този, който ви обяснихме, въпреки че не работи за всички акаунти. За него, всичко, което трябва да направите, е да напишете съобщението и когато го получите, до бутона Изпрати ще видите стрелка надолу. Ако го натиснете, ще се появи опцията за насрочване на доставката.
Ще трябва само да изберете датата и часа, когато искате да бъде изпратено, и да щракнете върху Ok или приеме, за да изпратите най-накрая съобщението. В този случай имейлите остават запазени в Чернови докато не бъдат изпратени на подходящата дата и час.
Както можете да видите, планирането на имейл в Outlook не е трудно да се направи, но е важно да знаете стъпките и да можете да го използвате, за да отложите изпращането на определени имейли, така че да не забравите тези, които трябва да изпратите или можете да изпратите, въпреки че не можете да наблюдавате този ден. Имате ли още въпроси относно Outlook? Попитайте ни в коментарите.