Si utilitzes molt el correu d'Outlook segur que alguna vegada has buscat alguns trucs o dreceres per fer més ràpid funcions. Per exemple, saps com programar un correu a Outlook?
A continuació et parlem d'aquesta funció i de tot el que hi pots fer, així com els passos que has de fer per aconseguir-ho. Comencem?
Per què serveix la funció programar un correu
Si mai abans ho has fet, és possible que pensis que és una ximpleria, perquè només necessites esperar que passi el moment i llavors enviar-ho. Però la realitat és una altra.
Et posem un exemple. Imagina que és dissabte i t'has recordat que un dels teus empleats encara no t'ha enviat la factura corresponent a aquest mes. No vols (ni ho has de) molestar en un cap de setmana, però saps que, si no ho fas ara, no t'acordaràs després.
Així que escrius el correu però, en comptes d'enviar-lo, decideixes que sigui l'aplicació del correu (en aquest cas Outlook), qui s'encarregui d'enviar-lo dilluns a primera hora, oblidant-te tu de l'assumpte perquè ja te'n vas acordar.
Entens ara la funció? Cal veure'l com la possibilitat d'escriure correus electrònics amb la facilitat d'enviar-los en dies concrets ja que es busca agilitzar les coses.
D'aquesta manera, pots dedicar un dia a escriure correus i que es vagin enviant a poc a poc, el dia i l'hora que tu decideixis, perquè arribin al destinatari. I mentre tu en aquell moment pots estar a l'ordinador, menjant amb uns amics o simplement dormint.
Com programar un correu a Outlook
Has de tenir en compte que programar un correu a Outlook és semblant a endarrerir l'enviament. En realitat, els correus electrònics es queden en una safata de sortida (aquesta la pots veure a través del mòbil) fins que arriba l'hora que has determinat perquè es mani, que llavors apareixerà com a enviat.
Però com es fa això?
Programar un sol missatge
Et explicarem com pots programar un sol missatge. Per fer-ho, has de seguir els passos següents:
- Escriu el missatge que vols enviar per correu electrònic. Abans d'enviar-lo, dóna-li a Més opcions (aquesta la trobes al grup Etiquetes a les opcions que et surtin). Si no la trobes per aquí ves a Opcions / Més ordres / Retardar entrega.
- Això farà que us aparegui un submenú amb les opcions de lliurament. Aquí heu d'activar la casella «No lliurar abans de» ia continuació us apareix una cansella perquè pugueu posar la data i l'hora a la qual voleu que es lliuri. Dit d'una altra manera, en aquell moment s'enviarà del teu correu al del destinatari, independentment del que estiguis fent o si tens obert el correu d'Outlook o no.
- Un cop el tinguis, només hauràs de donar-lo a tancar i, si has acabat el missatge, dóna'l a Enviar sense por. No s'enviarà immediatament, sinó el dia i l'hora a què ho hagis posat.
I si vols canviar aquesta data i hora? Doncs també ho pots. Per fer-ho, has d'anar a la safata de sortida, que aquí és on estaran tots els correus programats o endarrerits per enviar-se. Només hauràs d'obrir el que vulguis canviar i donar-li a Més opcions al grup d'Etiquetes (oa Opcions / Més ordres / Retardar lliurament. Només has de tornar a seguir els passos i al final donar-lo a tancar perquè tot quedi modificat.
Programar tots els missatges
I si sou dels que preferiu programar tots els missatges que envieu? La veritat és que amb Outlook pots endarrerir el lliurament fins a un màxim de dues hores. Vols saber com programar un correu a Outlook massiu? Doncs fes el següent:
- Aneu a Correu ia la cinta d'opcions seleccioneu Fitxer.
- Aquí veieu Administrar regles & alertes.
- Posa «nova regla».
- Selecciona una plantilla i dóna-li a Iniciar des d'una regla en blanc. Feu clic a Aplica regla als missatges que envieu i aneu a Següent. Ara seleccioneu les condicions i doneu-lo a següent. Al següent pas has d'assenyalar una o diverses accions i no t'oblidis de clicar a la casella «diferir el lliurament un nombre de minuts».
- La següent pantalla que sortirà és la d'editar la descripció de la regla i has d'assenyalar l'opció «Un número de» i escriure quants minuts vols endarrerir el correu (com a màxim 120 minuts).
- Dóna-li a Acceptar ja següent. Selecciona les excepcions que vulguis i torna a donar-ho en següent. Et demanarà un nom per a aquesta regla, així que dóna-ho i activa la regla. Finalment, dóna-li a Finalitzar.
Això farà que quan escriguis un correu, durant el temps que li has posat es mantindrà sense enviar perquè el puguis rectificar. Això sí, no és el més adequat perquè si necessites enviar un correu immediatament tindràs aquest problema (i després ho hauràs de modificar manualment).
Una altra manera per programar un correu a Outlook
Hi ha una altra manera més de programar els correus a l'Outlook, potser molt més senzilla que la que t'hem explicat, encara que no funciona a tots els comptes. Per això, l'única cosa que has de fer és escriure el missatge i quan el tinguis, al costat del botó Send veuràs una fletxa cap avall. Si la prems et sortirà l'opció programar enviament.
Només hauràs d'escollir la data i l'hora en què vols que s'enviï i donar-li a Ok o acceptar per finalment enviar el missatge. En aquest cas els emails es queden guardats a Esborranys fins que són enviats a la data i hora adequada.
Com veus, programar un correu a Outlook no és difícil de fer, però sí que és important conèixer els passos i poder utilitzar-lo per endarrerir l'enviament de certs correus amb l'objectiu que així no t'oblidis dels que has d'enviar o els puguis enviar encara que no puguis estar pendent aquell dia. Tens més dubtes sobre l'Outlook? Pregunta'ns en comentaris.