Pokud hodně používáte Outlook mail, určitě jste čas od času hledali nějaké triky nebo zkratky, jak zrychlit funkce. Například, Víte, jak naplánovat e-mail v Outlooku?
Níže budeme hovořit o této funkci a o všem, co s ní můžete dělat, a také o krocích, které musíte udělat, abyste toho dosáhli. Můžeme začít?
K čemu slouží plán funkcí?
Pokud jste to nikdy předtím neudělali, možná si myslíte, že je to hloupé, protože stačí počkat, až ta chvíle uplyne, a pak to odeslat. Ale realita je jiná.
Dáme vám příklad. Představte si, že je sobota a vy jste si vzpomněli, že jeden z vašich zaměstnanců vám ještě neposlal fakturu za daný měsíc. Nechcete (a neměli byste) ho otravovat o víkendu, ale víte, že pokud to neuděláte teď, později si nevzpomenete.
tak napíšete e-mail, ale místo odeslání se rozhodnete, že je to e-mailová aplikace (v tomto případě Outlook), kdo má na starosti jeho odeslání první věc v pondělí ráno, zapomeň na to, protože sis už vzpomněl.
Už rozumíte funkci? Musíte to vidět jako možnost psaní e-mailů se snadným odesíláním v jiné konkrétní dny, protože se to snaží urychlit.
Můžete tak věnovat jeden den psaní e-mailů a nechat si je posílat postupně, v den a čas, který si určíte, aby se dostaly k adresátovi. A v tu chvíli můžete být na počítači, jíst s přáteli nebo prostě spát.
Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook
Musíte mít na paměti, že plánování e-mailu v aplikaci Outlook je podobné zdržení doručení. E-maily ve skutečnosti zůstávají ve schránce k odeslání (Můžete to vidět na svém mobilu), dokud nepřijde čas, který jste určili k odeslání, který se pak zobrazí jako odeslaný.
Ale jak se to dělá?
Naplánujte si jednu zprávu
Vysvětlíme vám, jak můžete naplánovat jednu zprávu. Chcete-li to provést, musíte provést následující kroky:
- Napište zprávu, kterou chcete odeslat e-mailem. Před odesláním klikněte na Další možnosti (to najdete ve skupině Štítky v možnostech, které se objeví). Pokud jej tam nenajdete, přejděte do Možnosti / Další příkazy / Zpoždění doručení.
- Zobrazí se podnabídka s možnostmi doručení. Zde musíte aktivovat políčko „Nedoručovat dříve“ a poté se zobrazí pole, do kterého můžete zadat datum a čas, kdy chcete zásilku doručit. Jinými slovy, v tu chvíli bude odeslána z vaší pošty příjemci, bez ohledu na to, co děláte nebo zda máte otevřenou poštu Outlooku či nikoli.
- Jakmile ji budete mít, stačí kliknout na Zavřít a pokud jste zprávu dokončili, stiskněte Odeslat beze strachu. Nebude odesláno okamžitě, ale v den a čas, kdy jste jej odeslali.
Co když chcete změnit datum a čas? No ty můžeš taky. Chcete-li to provést, musíte přejít do složky k odeslání, což je místo, kde budou všechny e-maily naplánované nebo zpožděné k odeslání. Stačí otevřít ten, který chcete změnit, a kliknout na Další možnosti ve skupině Štítky (nebo Možnosti / Další příkazy / Zpoždění doručení. Stačí znovu postupovat podle kroků a na konci kliknout na zavřít, aby se vše upravilo .
Naplánujte všechny zprávy
A pokud patříte k těm, kteří upřednostňují plánování všech zpráv, které posíláte? Pravdou je, že s Outlookem můžete zpozdit doručení maximálně o dvě hodiny. Chcete vědět, jak naplánovat hromadný e-mail v Outlooku? Udělejte tedy následující:
- Přejděte na Pošta a na pásu karet vyberte Soubor.
- Přejděte na Spravovat pravidla a upozornění.
- Zadejte „nové pravidlo“.
- Vyberte šablonu a stiskněte Začít od prázdného pravidla. Klikněte na Použít pravidlo na odeslané zprávy a přejděte na Další. Nyní vyberte podmínky a klikněte na Další. V dalším kroku musíte označit jednu nebo více akcí a nezapomeňte kliknout na políčko „odložit doručení o několik minut“.
- Další obrazovka, která se objeví, je editace popisu pravidla a je třeba označit volbu „A number of“ a napsat, o kolik minut si přejete poštu zdržet (maximálně 120 minut).
- Dejte OK a další. Vyberte požadované výjimky a stiskněte znovu další. Požádá vás o název tohoto pravidla, tak jej zadejte a pravidlo aktivujte. Nakonec klepněte na tlačítko Dokončit.
To znamená, že když napíšete e-mail, zůstane neodeslán tak dlouho, dokud jej zadáte, abyste jej mohli opravit. Samozřejmě to není nejvhodnější, protože pokud potřebujete odeslat e-mail okamžitě, budete mít tento problém (a pak jej budete muset upravit ručně).
Další způsob, jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook
Existuje další způsob, jak naplánovat e-maily v aplikaci Outlook, možná mnohem jednodušší než ten, který jsme vám vysvětlili, i když nefunguje pro všechny účty. Pro to, stačí napsat zprávu a až ji budete mít, vedle tlačítka Odeslat uvidíte šipku dolů. Pokud jej stisknete, objeví se možnost naplánovat doručení.
Budete muset pouze vybrat datum a čas, kdy chcete zprávu odeslat, a kliknutím na tlačítko OK nebo přijmout zprávu nakonec odešlete. V tomto případě zůstanou e-maily uloženy ve složce Koncepty dokud nebudou odeslány v příslušné datum a čas.
Jak vidíte, plánování e-mailu v aplikaci Outlook není obtížné, ale je důležité znát kroky a umět pomocí nich oddálit odeslání určitých e-mailů, abyste nezapomněli na ty, které musíte odeslat nebo můžete poslat, i když ten den nemůžete sledovat. Máte další otázky týkající se aplikace Outlook? Zeptejte se nás v komentářích.