Wenn Sie häufig Outlook-Mail verwenden, haben Sie sicherlich von Zeit zu Zeit nach Tricks oder Abkürzungen gesucht, um Funktionen schneller zu machen. Zum Beispiel, Wissen Sie, wie Sie eine E-Mail in Outlook planen?
Im Folgenden werden wir über diese Funktion und alles, was Sie damit tun können, sowie die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um sie zu erreichen, sprechen. Sollen wir anfangen?
Wozu dient die Funktion E-Mail planen?
Wenn Sie es noch nie zuvor gemacht haben, denken Sie vielleicht, dass es albern ist, weil Sie nur warten müssen, bis der Moment vergeht, und es dann senden müssen. Aber Realität ist anders.
Wir geben Ihnen ein Beispiel. Stellen Sie sich vor, es ist Samstag und Sie haben sich daran erinnert, dass einer Ihrer Mitarbeiter Ihnen die Rechnung für diesen Monat noch nicht geschickt hat. Du willst (und solltest) ihn nicht an einem Wochenende stören, aber du weißt, dass du dich später nicht daran erinnern wirst, wenn du es jetzt nicht tust.
So Sie schreiben die E-Mail, aber anstatt sie zu senden, entscheiden Sie, dass die E-Mail-Anwendung (in diesem Fall Outlook) für den Versand zuständig ist Als erstes am Montagmorgen, es zu vergessen, weil Sie sich bereits erinnert haben.
Verstehst du die Funktion jetzt? Sie müssen es als die Möglichkeit sehen, E-Mails zu schreiben und sie an anderen bestimmten Tagen zu versenden, da dies die Dinge beschleunigen soll.
Auf diese Weise können Sie einen Tag lang E-Mails schreiben und sie nach und nach an dem von Ihnen gewählten Tag und zu der von Ihnen gewählten Uhrzeit versenden lassen, damit sie den Adressaten erreichen. Und währenddessen können Sie am Computer sitzen, mit Freunden essen oder einfach schlafen.
So planen Sie eine E-Mail in Outlook
Sie müssen bedenken, dass das Planen einer E-Mail in Outlook dem Verzögern der Zustellung ähnelt. Eigentlich bleiben E-Mails in einem Postausgang (Sie können dies über Ihr Handy sehen) bis zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt für den Versand, der dann als gesendet angezeigt wird.
Aber wie wird das gemacht?
Planen Sie eine einzelne Nachricht
Wir werden erklären, wie Sie eine einzelne Nachricht planen können. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Schreiben Sie die Nachricht, die Sie per E-Mail senden möchten. Klicken Sie vor dem Versenden auf Weitere Optionen (diese finden Sie in der Gruppe Labels in den angezeigten Optionen). Wenn Sie es dort nicht finden können, gehen Sie zu Optionen / Weitere Befehle / Zustellung verzögern.
- Dadurch wird ein Untermenü mit Lieferoptionen angezeigt. Hier müssen Sie das Kästchen "Nicht liefern vor" aktivieren und dann erscheint ein Kästchen, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit eingeben können, zu der es geliefert werden soll. Mit anderen Worten, in diesem Moment wird es von Ihrer Mail an die des Empfängers gesendet, unabhängig davon, was Sie tun oder ob Sie Outlook-Mail geöffnet haben oder nicht.
- Sobald Sie es haben, müssen Sie nur noch auf Schließen drücken und, wenn Sie die Nachricht beendet haben, drücken Sie ohne Angst auf Senden. Es wird nicht sofort verschickt, sondern an dem Tag und der Uhrzeit, zu der Sie es aufgegeben haben.
Was ist, wenn Sie das Datum und die Uhrzeit ändern möchten? Nun, das kannst du auch. Dazu müssen Sie zum Postausgang gehen, wo sich alle E-Mails befinden, deren Versand geplant oder verzögert ist. Sie müssen nur diejenige öffnen, die Sie ändern möchten, und in der Gruppe Labels auf Weitere Optionen klicken (oder Optionen / Weitere Befehle / Zustellung verzögern). Sie müssen nur die Schritte erneut ausführen und am Ende auf Schließen klicken, damit alles geändert wird .
Planen Sie alle Nachrichten
Und wenn Sie einer von denen sind, die es vorziehen, alle von Ihnen gesendeten Nachrichten zu planen? Die Wahrheit ist, dass Sie mit Outlook die Zustellung um bis zu zwei Stunden verzögern können. Möchten Sie wissen, wie Sie eine Massen-E-Mail in Outlook planen? Gehen Sie also wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Mail und wählen Sie im Menüband Datei aus.
- Gehen Sie dort zu Regeln & Benachrichtigungen verwalten.
- Setzen Sie „neue Regel“.
- Wählen Sie eine Vorlage aus und klicken Sie auf Mit einer leeren Regel beginnen. Klicken Sie auf Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden und gehen Sie zu Weiter. Wählen Sie nun die Bedingungen aus und klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt müssen Sie eine oder mehrere Aktionen angeben und vergessen Sie nicht, auf das Kästchen „Lieferung um einige Minuten verschieben“ zu klicken.
- Auf dem nächsten Bildschirm, der angezeigt wird, können Sie die Beschreibung der Regel bearbeiten, und Sie müssen die Option „Eine Anzahl von“ markieren und eingeben, um wie viele Minuten Sie die E-Mail verzögern möchten (maximal 120 Minuten).
- Geben Sie OK und weiter. Wählen Sie die gewünschten Ausnahmen aus und klicken Sie erneut auf Weiter. Sie werden nach einem Namen für diese Regel gefragt, also geben Sie ihn ein und aktivieren Sie die Regel. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.
Dies bedeutet, dass wenn Sie eine E-Mail schreiben, diese so lange nicht gesendet wird, wie Sie sie eingegeben haben, damit Sie sie korrigieren können. Natürlich ist es nicht das geeignetste, denn wenn Sie sofort eine E-Mail senden müssen, werden Sie dieses Problem haben (und dann müssen Sie es manuell ändern).
Eine andere Möglichkeit, eine E-Mail in Outlook zu planen
Es gibt eine andere Möglichkeit, E-Mails in Outlook zu planen, vielleicht viel einfacher als die, die wir Ihnen erklärt haben, obwohl sie nicht für alle Konten funktioniert. Dafür, Alles, was Sie tun müssen, ist die Nachricht zu schreiben, und wenn Sie sie haben, sehen Sie neben der Schaltfläche Senden einen Abwärtspfeil. Wenn Sie darauf drücken, wird die Option zum Planen der Lieferung angezeigt.
Sie müssen nur das Datum und die Uhrzeit auswählen, zu der die Nachricht gesendet werden soll, und auf OK oder Akzeptieren klicken, um die Nachricht endgültig zu senden. In diesem Fall bleiben die E-Mails im Entwurf gespeichert bis sie zum entsprechenden Datum und Zeitpunkt gesendet werden.
Wie Sie sehen, ist das Planen einer E-Mail in Outlook nicht schwierig, aber es ist wichtig, die Schritte zu kennen und in der Lage zu sein, das Senden bestimmter E-Mails zu verzögern, damit Sie die zu sendenden nicht vergessen oder senden können, obwohl Sie diesen Tag nicht im Auge behalten können. Haben Sie weitere Fragen zu Outlook? Fragen Sie uns in den Kommentaren.