यदि आप आउटलुक मेल का बहुत उपयोग करते हैं, तो निश्चित रूप से समय-समय पर आपने कार्यों को तेज करने के लिए कुछ तरकीबें या शॉर्टकट खोजे होंगे। उदाहरण के लिए, क्या आप जानते हैं कि आउटलुक में ईमेल कैसे शेड्यूल किया जाता है?
नीचे हम इस फ़ंक्शन के बारे में और इसके साथ आप जो कुछ भी कर सकते हैं, साथ ही साथ इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों के बारे में बात करेंगे। हम शुरू करें?
ईमेल के लिए फंक्शन शेड्यूल क्या है?
यदि आपने इसे पहले कभी नहीं किया है, तो आप सोच सकते हैं कि यह मूर्खतापूर्ण है, क्योंकि आपको बस उस पल के बीतने का इंतजार करना होगा और फिर उसे भेजना होगा। लेकिन वास्तविकता अलग है।
हम आपको एक उदाहरण देते हैं। कल्पना कीजिए कि आज शनिवार है और आपको याद आया कि आपके किसी कर्मचारी ने अभी तक आपको उस महीने का चालान नहीं भेजा है। आप सप्ताहांत में उसे परेशान नहीं करना चाहते (और नहीं करना चाहिए), लेकिन आप जानते हैं कि यदि आप इसे अभी नहीं करते हैं, तो आपको बाद में याद नहीं रहेगा।
इसलिए आप ईमेल लिखते हैं लेकिन, इसे भेजने के बजाय, आप तय करते हैं कि यह ईमेल एप्लिकेशन (इस मामले में आउटलुक) है, जो इसे भेजने का प्रभारी है पहली बात सोमवार की सुबह, इसके बारे में भूल जाना क्योंकि आपको पहले से ही याद है।
क्या अब आप समारोह को समझते हैं? आपको इसे अन्य विशिष्ट दिनों में ईमेल भेजने की आसानी के साथ ईमेल लिखने की संभावना के रूप में देखना होगा क्योंकि यह चीजों को गति देना चाहता है।
इस तरह, आप ईमेल लिखने के लिए एक दिन समर्पित कर सकते हैं और उन्हें आपके द्वारा तय किए गए दिन और समय पर थोड़ा-थोड़ा करके भेजा जा सकता है, ताकि वे प्राप्तकर्ता तक पहुंचें। और उस समय आप कंप्यूटर पर हो सकते हैं, कुछ दोस्तों के साथ खाना खा सकते हैं या बस सो सकते हैं।
आउटलुक में ईमेल कैसे शेड्यूल करें
आपको यह ध्यान रखना होगा कि आउटलुक में ईमेल शेड्यूल करना डिलीवरी में देरी करने के समान है। दरअसल, ईमेल आउटबॉक्स में रहते हैं (आप इसे अपने मोबाइल के माध्यम से देख सकते हैं) जब तक आपने इसे भेजने के लिए निर्धारित नहीं किया है, तब तक यह आ जाएगा, जो तब भेजा गया दिखाई देगा।
लेकिन यह कैसे किया जाता है?
एकल संदेश शेड्यूल करें
हम आपको बताने जा रहे हैं कि कैसे आप किसी एक मैसेज को शेड्यूल कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको निम्न चरणों का पालन करना होगा:
- वह संदेश लिखें जिसे आप ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं। इसे भेजने से पहले, अधिक विकल्पों पर क्लिक करें (आप इसे दिखाई देने वाले विकल्पों में लेबल समूह में पा सकते हैं)। यदि आप इसे वहां नहीं पाते हैं, तो विकल्प/अधिक आदेश/विलंब वितरण पर जाएं।
- यह डिलीवरी विकल्पों के साथ एक सबमेनू लाएगा। यहां आपको "इससे पहले डिलीवरी न करें" बॉक्स को सक्रिय करना होगा और फिर एक बॉक्स दिखाई देगा ताकि आप वह तारीख और समय डाल सकें जब आप इसे डिलीवर करना चाहते हैं। दूसरे शब्दों में, उस समय यह आपके मेल से प्राप्तकर्ता को भेजा जाएगा, भले ही आप क्या कर रहे हैं या आपके पास आउटलुक मेल खुला है या नहीं।
- एक बार आपके पास यह हो जाने के बाद, आपको बस इतना करना है कि बंद करें पर क्लिक करें और यदि आपने संदेश समाप्त कर लिया है, हिट भेजें बिना किसी डर के. यह तुरंत नहीं भेजा जाएगा, लेकिन जिस दिन और समय पर आपने इसे पोस्ट किया है।
यदि आप उस दिनांक और समय को बदलना चाहते हैं तो क्या होगा? वैसे आप भी कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको आउटबॉक्स में जाना होगा, जहां पर भेजे जाने के लिए निर्धारित या विलंबित सभी ईमेल होंगे। आपको बस उसे खोलना है जिसे आप बदलना चाहते हैं और लेबल समूह में अधिक विकल्पों पर क्लिक करें (या विकल्प / अधिक आदेश / विलंब वितरण। आपको बस फिर से चरणों का पालन करना होगा और अंत में बंद पर क्लिक करना होगा ताकि सब कुछ संशोधित हो जाए .
सभी संदेशों को शेड्यूल करें
और अगर आप उनमें से एक हैं जो आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी संदेशों को शेड्यूल करना पसंद करते हैं? सच्चाई यह है कि आउटलुक के साथ आप डिलीवरी में अधिकतम दो घंटे तक की देरी कर सकते हैं। क्या आप जानना चाहते हैं कि आउटलुक में मास ईमेल कैसे शेड्यूल करें? तो निम्न कार्य करें:
- मेल पर जाएँ और रिबन पर फ़ाइल चुनें।
- वहां मैनेज रूल्स एंड अलर्ट्स पर जाएं।
- "नया नियम" रखो।
- एक टेम्पलेट का चयन करें और रिक्त नियम से प्रारंभ करें को हिट करें. मेरे द्वारा भेजे जाने वाले संदेशों पर नियम लागू करें पर क्लिक करें और अगला पर जाएं। अब शर्तों का चयन करें और अगला क्लिक करें। अगले चरण में आपको एक या एक से अधिक कार्यों को इंगित करना है और "कई मिनटों के लिए डिलीवरी को स्थगित करें" बॉक्स पर क्लिक करना न भूलें।
- अगली स्क्रीन जो दिखाई देगी वह नियम के विवरण को संपादित करने के लिए है और आपको "एक संख्या" विकल्प को चिह्नित करना होगा और यह लिखना होगा कि आप कितने मिनट मेल में देरी करना चाहते हैं (अधिकतम 120 मिनट)।
- ओके और नेक्स्ट दें। अपने इच्छित अपवादों का चयन करें और अगला फिर से हिट करें। यह आपसे उस नियम के लिए एक नाम मांगेगा, इसलिए इसे दें और नियम को सक्रिय करें। अंत में, समाप्त क्लिक करें।
इसका मतलब यह होगा कि जब आप एक ईमेल लिखते हैं, तो जब तक आपने इसे दर्ज किया है, तब तक यह बिना भेजे रहेगा ताकि आप इसे सुधार सकें। बेशक, यह सबसे उपयुक्त नहीं है क्योंकि अगर आपको तुरंत एक ईमेल भेजने की ज़रूरत है तो आपको यह समस्या होगी (और फिर आपको इसे मैन्युअल रूप से संशोधित करना होगा)।
आउटलुक में ईमेल शेड्यूल करने का दूसरा तरीका
आउटलुक में ईमेल शेड्यूल करने का एक और तरीका है, जो हमने आपको समझाया है उससे कहीं ज्यादा आसान है, हालांकि यह सभी खातों के लिए काम नहीं करता है। इसके लिए, आपको केवल संदेश लिखना है और जब आपके पास यह होगा, तो भेजें बटन के आगे आपको एक नीचे तीर दिखाई देगा. इसे दबाने पर डिलीवरी शेड्यूल करने का विकल्प दिखाई देगा।
आपको केवल वह तारीख और समय चुनना होगा जिसे आप भेजना चाहते हैं और अंत में संदेश भेजने के लिए ओके या स्वीकार करें पर क्लिक करें। इस स्थिति में ईमेल ड्राफ्ट में सहेजे जाते हैं जब तक उन्हें उचित तिथि और समय पर नहीं भेजा जाता है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, आउटलुक में एक ईमेल शेड्यूल करना मुश्किल नहीं है, लेकिन कुछ ईमेल भेजने में देरी करने के लिए चरणों को जानना और इसका उपयोग करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है ताकि आप उन लोगों को न भूलें जिन्हें आपको भेजना है या भेज सकते हैं भले ही आप उस दिन पर नज़र न रख सकें। क्या आपके पास आउटलुक के बारे में अधिक प्रश्न हैं? टिप्पणियों में हमसे पूछें।