Ha sokat használod az Outlook levelezőprogramot, bizonyára időnként keresel néhány trükköt vagy parancsikont a funkciók gyorsabbá tételéhez. Például, Tudja, hogyan kell e-mailt ütemezni az Outlookban?
Az alábbiakban beszélünk erről a funkcióról és mindenről, amit megtehet vele, valamint az eléréséhez szükséges lépéseket. Kezdhetjük?
Mire szolgál az e-mail funkció ütemezése?
Ha még soha nem csináltad, akkor azt gondolhatod, hogy ez butaság, mert csak meg kell várnod, amíg elmúlik a pillanat, és el kell küldened. De a valóság más.
Adunk egy példát. Képzelje el, hogy szombat van, és eszébe jutott, hogy az egyik alkalmazottja még nem küldte el Önnek az adott hónap számláját. Nem akarod (és nem is szabad) zavarni őt hétvégén, de tudod, hogy ha most nem teszed meg, később nem fogsz emlékezni.
így megírod az e-mailt, de ahelyett, hogy elküldenéd, úgy döntesz, hogy az e-mail alkalmazás (jelen esetben az Outlook) a felelős a küldésért először hétfő reggel, elfelejtve, mert már emlékezett.
Érted most a funkciót? Úgy kell tekintenie rá, mint arra a lehetőségre, hogy e-maileket írjon úgy, hogy könnyen elküldje azokat más meghatározott napokon, mivel ez felgyorsítja a dolgokat.
Ily módon egy napot szánhat az e-mailek írására, és fokozatosan, az Ön által választott napon és időpontban elküldheti őket, hogy eljussanak a címzetthez. És miközben abban a pillanatban a számítógépen ülhet, étkezhet néhány barátjával vagy egyszerűen alhat.
E-mail ütemezése az Outlookban
Ne feledje, hogy az e-mailek ütemezése az Outlookban hasonló a kézbesítés késleltetéséhez. Valójában az e-mailek a kimenő mappában maradnak (Ezt a mobilodon keresztül láthatod), amíg el nem érkezik az általad meghatározott küldési idő, ami ezután elküldésként jelenik meg.
De hogyan történik ez?
Egyetlen üzenet ütemezése
Elmagyarázzuk, hogyan ütemezhet be egyetlen üzenetet. Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtania:
- Írja meg az e-mailben elküldeni kívánt üzenetet. Elküldése előtt kattintson a További opciók lehetőségre (ezt a megjelenő lehetőségeknél a Címkék csoportban találja meg). Ha nem találja ott, lépjen a Beállítások / További parancsok / Késleltetett kézbesítés menüpontra.
- Ekkor megjelenik egy almenü a Szállítási beállításokkal. Itt aktiválni kell a "Ne szállítsa előtte" mezőt, majd megjelenik egy mező, ahol megadhatja a kézbesítés dátumát és időpontját. Más szóval, abban a pillanatban az Ön levelei közül a címzetthez kerül elküldésre, függetlenül attól, hogy mit csinál, vagy attól, hogy nyitva van-e az Outlook levele vagy sem.
- Ha megvan, nem kell mást tennie, mint a Bezárás gombot megnyomni, és ha befejezte az üzenetet, nyomja meg a Küldés félelem nélkül. A rendszer nem azonnal küldi el, hanem azon a napon és időpontban, amikor Ön feladta.
Mi van, ha módosítani szeretné ezt a dátumot és időt? Hát te is tudsz. Ehhez a Kimenő mappába kell lépni, ahol minden ütemezett vagy késleltetett küldés található. Csak meg kell nyitnia azt, amelyet módosítani szeretne, és kattintson a További lehetőségek elemre a Címkék csoportban (vagy az Opciók / További parancsok / Késleltetett kézbesítés. Csak ismételje meg a lépéseket, és a végén kattintson a Bezárás gombra, hogy minden módosuljon. .
Ütemezze be az összes üzenetet
És ha Ön azok közé tartozik, akik szívesebben ütemezik az összes elküldött üzenetet? Az igazság az, hogy az Outlook használatával legfeljebb két órával késleltetheti a kézbesítést. Szeretné tudni, hogyan ütemezhet tömeges e-mailt az Outlookban? Tehát tegye a következőket:
- Lépjen a Mail menübe, és a szalagon válassza a Fájl lehetőséget.
- Lépjen a Szabályok és figyelmeztetések kezelése oldalra.
- Tedd fel az „új szabályt”.
- Válasszon ki egy sablont, és nyomja meg az Indítás üres szabálytól gombot. Kattintson a Szabály alkalmazása az általam küldött üzenetekre lehetőségre, és lépjen a Tovább gombra. Most válassza ki a feltételeket, és kattintson a Tovább gombra. A következő lépésben meg kell jelölnie egy vagy több műveletet, és ne felejtsen el rákattintani a „Szállítás elhalasztása néhány percre” négyzetre.
- A következő képernyőn a szabály leírását kell szerkeszteni, és ki kell jelölni a „A number of” opciót, és meg kell írni, hogy hány perccel (maximum 120 perccel) szeretné késleltetni a levél küldését.
- Adja meg az OK-t és a következőt. Válassza ki a kívánt kivételeket, és nyomja meg újra a Tovább gombot. Nevet kér a szabályhoz, ezért adja meg, és aktiválja a szabályt. Végül kattintson a Befejezés gombra.
Ez azt jelenti, hogy amikor ír egy e-mailt, az elküldetlen marad mindaddig, amíg beírta, hogy javíthassa. Természetesen nem ez a legmegfelelőbb, mert ha azonnal e-mailt kell küldenie, akkor ez a probléma jelentkezik (és akkor manuálisan kell módosítania).
Egy másik módja az e-mailek ütemezésének az Outlookban
Van egy másik módja is az e-mailek ütemezésének az Outlookban, talán sokkal egyszerűbb, mint amit elmagyaráztunk Önnek, bár nem minden fióknál működik. Érte, nincs más dolgod, mint megírni az üzenetet és ha megvan, a Küldés gomb mellett egy lefelé mutató nyíl jelenik meg. Ha megnyomja, megjelenik a kézbesítés ütemezése.
Csak ki kell választania a dátumot és az időpontot, amikor el szeretné küldeni, majd kattintson az OK vagy az elfogadás gombra az üzenet végleges elküldéséhez. Ebben az esetben az e-mailek a Piszkozatok mappában maradnak amíg el nem küldik őket a megfelelő napon és időpontban.
Amint látja, az e-mailek ütemezése az Outlookban nem nehéz, de fontos, hogy ismerje a lépéseket, és tudja használni bizonyos e-mailek elküldésének késleltetésére, hogy ne felejtse el azokat, amelyeket el kell küldenie. vagy elküldheti annak ellenére, hogy nem tudja aznap szemmel tartani. További kérdései vannak az Outlookkal kapcsolatban? Kérdezzen tőlünk kommentben.