Jika Anda sering menggunakan email Outlook, pasti dari waktu ke waktu Anda mencari beberapa trik atau jalan pintas untuk mempercepat fungsi. Misalnya, Apakah Anda tahu cara menjadwalkan email di Outlook?
Di bawah ini kami akan membicarakan tentang fungsi ini dan semua yang dapat Anda lakukan dengannya, serta langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk mencapainya. Haruskah kita mulai?
Untuk apa fungsi menjadwalkan email?
Jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya, Anda mungkin berpikir itu konyol, karena Anda hanya perlu menunggu momen berlalu dan kemudian mengirimkannya. Tetapi kenyataannya berbeda.
Kami memberi Anda sebuah contoh. Bayangkan ini hari Sabtu dan Anda ingat bahwa salah satu karyawan Anda belum mengirimkan tagihan untuk bulan itu. Anda tidak ingin (dan tidak boleh) mengganggunya di akhir pekan, tetapi Anda tahu bahwa jika Anda tidak melakukannya sekarang, Anda tidak akan mengingatnya nanti.
jadi Anda menulis email tetapi, alih-alih mengirimkannya, Anda memutuskan bahwa itu adalah aplikasi email (dalam hal ini Outlook), yang bertanggung jawab untuk mengirimkannya hal pertama Senin pagi, lupakan saja karena Anda sudah ingat.
Apakah Anda mengerti fungsinya sekarang? Anda harus melihatnya sebagai kemungkinan menulis email dengan kemudahan mengirimnya pada hari-hari tertentu lainnya karena Anda ingin mempercepatnya.
Dengan cara ini, Anda dapat mendedikasikan satu hari untuk menulis email dan mengirimkannya sedikit demi sedikit, pada hari dan waktu yang Anda tentukan, sehingga sampai ke penerima. Dan saat itu Anda bisa berada di depan komputer, makan bersama beberapa teman atau sekadar tidur.
Cara menjadwalkan email di Outlook
Anda harus ingat bahwa menjadwalkan email di Outlook mirip dengan menunda pengiriman. Sebenarnya, email tetap berada di kotak keluar (Anda dapat melihatnya melalui ponsel Anda) hingga waktu yang Anda tentukan untuk dikirim tiba, yang kemudian akan muncul sebagai terkirim.
Tapi bagaimana itu dilakukan?
Jadwalkan satu pesan
Kami akan menjelaskan bagaimana Anda dapat menjadwalkan satu pesan. Untuk melakukan ini, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:
- Tulis pesan yang ingin Anda kirim melalui email. Sebelum mengirimkannya, klik Opsi lainnya (Anda dapat menemukannya di grup Label di opsi yang muncul). Jika Anda tidak dapat menemukannya di sana, buka Opsi / Perintah lainnya / Pengiriman tunda.
- Ini akan memunculkan submenu dengan Opsi Pengiriman. Di sini Anda harus mengaktifkan kotak "Jangan kirim sebelum" dan kemudian muncul kotak sehingga Anda dapat memasukkan tanggal dan waktu pengiriman yang Anda inginkan. Dengan kata lain, pada saat itu akan dikirim dari email Anda ke penerima, terlepas dari apa yang Anda lakukan atau apakah Anda membuka email Outlook atau tidak.
- Setelah Anda memilikinya, yang harus Anda lakukan hanyalah mengklik tutup dan, jika Anda telah menyelesaikan pesannya, tekan Kirim tanpa rasa takut. Itu tidak akan segera dikirim, tetapi hari dan waktu Anda mempostingnya.
Bagaimana jika Anda ingin mengubah tanggal dan waktu itu? Nah kamu juga bisa. Untuk melakukan ini, Anda harus pergi ke kotak keluar, di mana semua email yang dijadwalkan atau tertunda akan dikirim. Anda hanya perlu membuka salah satu yang ingin Anda ubah dan klik Opsi lainnya di grup Label (atau Opsi / Perintah lainnya / Pengiriman tunda. Anda hanya perlu mengikuti langkah-langkahnya lagi dan pada akhirnya klik tutup sehingga semuanya dimodifikasi .
Jadwalkan semua pesan
Dan jika Anda salah satu dari mereka yang lebih suka menjadwalkan semua pesan yang Anda kirim? Sebenarnya dengan Outlook Anda dapat menunda pengiriman hingga maksimal dua jam. Apakah Anda ingin tahu cara menjadwalkan email massal di Outlook? Jadi lakukan hal berikut:
- Masuk ke Mail dan pada pita pilih File.
- Di sana buka Kelola aturan & peringatan.
- Masukkan "aturan baru".
- Pilih templat dan tekan Mulai dari aturan kosong. Klik Terapkan aturan untuk pesan yang saya kirim dan lanjutkan ke Berikutnya. Sekarang pilih kondisi dan klik berikutnya. Pada langkah selanjutnya Anda harus menunjukkan satu atau beberapa tindakan dan jangan lupa untuk mengklik kotak "tunda pengiriman selama beberapa menit".
- Layar selanjutnya yang akan muncul adalah untuk mengedit deskripsi aturan dan Anda harus menandai opsi "A number of" dan menulis berapa menit Anda ingin menunda surat (maksimal 120 menit).
- Berikan OK dan selanjutnya. Pilih pengecualian yang Anda inginkan dan tekan berikutnya lagi. Itu akan menanyakan nama untuk aturan itu, jadi berikan dan aktifkan aturannya. Terakhir, klik Selesai.
Ini berarti bahwa ketika Anda menulis email, itu akan tetap tidak terkirim selama Anda memasukkannya sehingga Anda dapat memperbaikinya. Tentu saja, ini bukan yang paling tepat karena jika Anda perlu segera mengirim email, Anda akan mengalami masalah ini (dan kemudian Anda harus memodifikasinya secara manual).
Cara lain untuk menjadwalkan email di Outlook
Ada cara lain untuk menjadwalkan email di Outlook, mungkin jauh lebih mudah daripada yang telah kami jelaskan kepada Anda, meskipun tidak berfungsi untuk semua akun. Untuk itu, yang harus Anda lakukan adalah menulis pesan dan ketika Anda memilikinya, di sebelah tombol Kirim Anda akan melihat panah bawah. Jika Anda menekannya, opsi untuk menjadwalkan pengiriman akan muncul.
Anda hanya perlu memilih tanggal dan waktu yang Anda inginkan untuk dikirim dan klik Ok atau terima untuk akhirnya mengirim pesan. Dalam hal ini email tetap tersimpan di Draf sampai mereka dikirim pada tanggal dan waktu yang tepat.
Seperti yang Anda lihat, penjadwalan email di Outlook tidak sulit dilakukan, tetapi penting untuk mengetahui langkah-langkahnya dan dapat menggunakannya untuk menunda pengiriman email tertentu sehingga Anda tidak melupakan email yang harus Anda kirim. atau bisa kirim walaupun tidak bisa memantau hari itu. Apakah Anda memiliki pertanyaan lain tentang Outlook? Tanya kami di komentar.