Se usi molto la posta di Outlook, sicuramente di tanto in tanto hai cercato qualche trucco o scorciatoia per rendere le funzioni più veloci. Per esempio, Sai come programmare un'e-mail in Outlook?
Di seguito parleremo di questa funzione e di tutto ciò che puoi fare con essa, nonché dei passaggi che devi compiere per ottenerla. Dobbiamo cominciare?
A cosa serve la funzione programmare un'e-mail?
Se non l'hai mai fatto prima, potresti pensare che sia sciocco, perché devi solo aspettare che passi il momento e poi inviarlo. Ma la realtà è diversa.
Ti diamo un esempio. Immagina che sia sabato e ti sei ricordato che un tuo dipendente non ti ha ancora inviato la fattura per quel mese. Non vuoi (e non dovresti) infastidirlo durante un fine settimana, ma sai che se non lo fai ora, non te ne ricorderai più tardi.
Così scrivi l'e-mail ma, invece di inviarla, decidi che è l'applicazione di posta elettronica (in questo caso Outlook), che si occupa di inviarla come prima cosa lunedì mattina, dimenticarsene perché te lo sei già ricordato.
Hai capito la funzione adesso? Devi vederlo come la possibilità di scrivere e-mail con la facilità di inviarle in altri giorni specifici poiché cerca di velocizzare le cose.
In questo modo puoi dedicare una giornata alla scrittura delle email e farle spedire poco a poco, nel giorno e all'ora che decidi tu, in modo che raggiungano il destinatario. E mentre in quel momento puoi essere al computer, a mangiare con qualche amico o semplicemente a dormire.
Come programmare un'e-mail in Outlook
Devi tenere presente che la pianificazione di un'e-mail in Outlook è simile al ritardo della consegna. In realtà, le e-mail rimangono in una casella di posta in uscita (Puoi vederlo attraverso il tuo cellulare) fino all'ora che hai stabilito per l'invio, che apparirà quindi come inviato.
Ma come si fa?
Programma un singolo messaggio
Spiegheremo come programmare un singolo messaggio. Per fare ciò, devi seguire i seguenti passaggi:
- Scrivi il messaggio che vuoi inviare via email. Prima di inviarlo, fai clic su Altre opzioni (puoi trovarlo nel gruppo Etichette nelle opzioni che appaiono). Se non riesci a trovarlo lì, vai su Opzioni / Altri comandi / Ritarda consegna.
- Questo farà apparire un sottomenu con Opzioni di consegna. Qui devi attivare la casella "Non consegnare prima" e poi appare una casella in cui puoi inserire la data e l'ora in cui vuoi che venga consegnata. In altre parole, in quel momento verrà inviato dalla tua posta a quella del destinatario, indipendentemente da ciò che stai facendo o se hai la posta di Outlook aperta o meno.
- Una volta che lo hai, non devi fare altro che premere chiudi e, se hai finito il messaggio, premi Invia senza paura. Non verrà inviato immediatamente, ma il giorno e l'ora in cui lo hai inviato.
Cosa succede se si desidera modificare la data e l'ora? Beh, puoi farlo anche tu. Per fare ciò, devi andare nella posta in uscita, che è dove saranno tutte le email programmate o ritardate per l'invio. Devi solo aprire quello che vuoi modificare e fare clic su Altre opzioni nel gruppo Etichette (oppure Opzioni / Altri comandi / Ritarda consegna. Devi solo seguire di nuovo i passaggi e alla fine fare clic su chiudi in modo che tutto sia modificato .
Programma tutti i messaggi
E se sei uno di quelli che preferisce programmare tutti i messaggi che invii? La verità è che con Outlook puoi ritardare la consegna fino a un massimo di due ore. Vuoi sapere come programmare un'e-mail di massa in Outlook? Quindi fai quanto segue:
- Vai a Posta e sulla barra multifunzione seleziona File.
- Vai a Gestisci regole e avvisi.
- Metti "nuova regola".
- Seleziona un modello e premi Inizia da una regola vuota. Fai clic su Applica regola ai messaggi che invio e vai su Avanti. Ora seleziona le condizioni e fai clic su Avanti. Nel passaggio successivo devi indicare una o più azioni e non dimenticare di cliccare sulla casella "posticipa la consegna per un numero di minuti".
- La schermata successiva che apparirà è quella di modificare la descrizione della regola e devi contrassegnare l'opzione "Un numero di" e scrivere quanti minuti vuoi ritardare la posta (massimo 120 minuti).
- Dai OK e avanti. Seleziona le eccezioni che desideri e premi di nuovo avanti. Ti chiederà un nome per quella regola, quindi assegnalo e attiva la regola. Infine, fai clic su Fine.
Ciò significa che quando scrivi un'e-mail, questa rimarrà non inviata per tutto il tempo in cui l'hai inserita in modo da poterla rettificare. Certo, non è il più appropriato perché se devi inviare un'e-mail immediatamente avrai questo problema (e quindi dovrai modificarlo manualmente).
Un altro modo per pianificare un'e-mail in Outlook
Esiste un altro modo per programmare le email in Outlook, forse molto più semplice di quello che ti abbiamo spiegato, anche se non funziona per tutti gli account. Per questo, tutto quello che devi fare è scrivere il messaggio e quando lo hai, accanto al pulsante Invia vedrai una freccia giù. Se lo premi, apparirà l'opzione per programmare la consegna.
Dovrai solo scegliere la data e l'ora in cui desideri che venga inviato e fare clic su OK o accettare per inviare finalmente il messaggio. In questo caso le email rimangono salvate in Bozze fino a quando non vengono inviati alla data e all'ora appropriate.
Come puoi vedere, programmare un'e-mail in Outlook non è difficile da fare, ma è importante conoscere i passaggi ed essere in grado di usarlo per ritardare l'invio di determinate e-mail in modo da non dimenticare quelle che devi inviare o puoi inviare anche se non puoi tenere d'occhio quel giorno. Hai altre domande su Outlook? Chiedicelo nei commenti.