אם אתה משתמש הרבה בדואר של Outlook, בוודאי חיפשת מעת לעת כמה טריקים או קיצורי דרך כדי להפוך את הפונקציות למהירות יותר. לדוגמה, האם אתה יודע איך לתזמן אימייל באאוטלוק?
להלן נדבר על הפונקציה הזו וכל מה שאתה יכול לעשות איתה, כמו גם על הצעדים שעליך לנקוט כדי להשיג אותה. שנתחיל?
בשביל מה מיועד הודעת אימייל לתזמון הפונקציות?
אם אף פעם לא עשית את זה בעבר, אתה עלול לחשוב שזה טיפשי, כי אתה רק צריך לחכות שהרגע יעבור ואז לשלוח את זה. אבל המציאות שונה.
אנו נותנים לך דוגמה. תארו לעצמכם שיום שבת ונזכרתם שאחד העובדים שלכם עדיין לא שלח לכם את החשבונית לאותו חודש. אתה לא רוצה (ולא צריך) להטריד אותו בסוף שבוע, אבל אתה יודע שאם לא תעשה את זה עכשיו, לא תזכור אחר כך.
כך אתה כותב את האימייל אבל, במקום לשלוח אותו, אתה מחליט שאפליקציית הדוא"ל (במקרה זה Outlook) היא שאחראית על שליחתו דבר ראשון ביום שני בבוקר, שוכח מזה כי כבר נזכרת.
אתה מבין את הפונקציה עכשיו? אתה צריך לראות את זה כאפשרות של כתיבת מיילים בקלות של שליחת אותם בימים ספציפיים אחרים שכן היא מבקשת לזרז את העניינים.
כך תוכלו להקדיש יום לכתיבת מיילים ולשלוח אותם לאט לאט, ביום ובשעה שתחליטו, כדי שיגיעו לנמען. ובאותו רגע אתה יכול להיות על המחשב, לאכול עם כמה חברים או פשוט לישון.
כיצד לתזמן דוא"ל ב-Outlook
עליך לזכור שתזמון אימייל ב-Outlook דומה לעיכוב המשלוח. למעשה, הודעות דוא"ל נשארות בתיבת דואר יוצא (תוכלו לראות זאת דרך הנייד שלכם) עד שתגיע המועד שקבעתם לשליחתו, אשר יופיע לאחר מכן כנשלח.
אבל איך זה נעשה?
תזמן הודעה בודדת
אנחנו הולכים להסביר איך אתה יכול לתזמן הודעה בודדת. כדי לעשות זאת, עליך לבצע את השלבים הבאים:
- כתוב את ההודעה שברצונך לשלוח במייל. לפני שליחתו, לחצו על אפשרויות נוספות (תוכלו למצוא זאת בקבוצת התוויות באפשרויות המופיעות). אם אתה לא מוצא אותו שם, עבור אל אפשרויות / פקודות נוספות / עיכוב מסירה.
- זה יציג תת תפריט עם אפשרויות משלוח. כאן אתה צריך להפעיל את תיבת "אל תמסור לפני" ואז מופיעה תיבה כדי שתוכל לשים את התאריך והשעה שאתה רוצה שהוא יימסר. במילים אחרות, באותו רגע זה יישלח מהדואר שלך לנמען, ללא קשר למה שאתה עושה או אם יש לך דואר של Outlook פתוח או לא.
- ברגע שיש לך את זה, כל מה שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ על סגור, ואם סיימת את ההודעה, לחץ על שלח ללא חשש. זה לא יישלח מיד, אלא היום והשעה שבהם פרסמת אותו.
מה אם אתה רוצה לשנות את התאריך והשעה? טוב גם אתה יכול. כדי לעשות זאת, עליך לעבור לתיבת הדואר הנכנס, שם יהיו כל המיילים שתוכננו או מתעכבים להישלח. אתה רק צריך לפתוח את זה שאתה רוצה לשנות וללחוץ על אפשרויות נוספות בקבוצת התוויות (או אפשרויות / פקודות נוספות / השהיית מסירה. רק צריך לבצע שוב את השלבים ובסוף ללחוץ על סגור כדי שהכל ישתנה .
תזמן את כל ההודעות
ואם אתה מאלה שמעדיפים לתזמן את כל ההודעות שאתה שולח? האמת היא שעם אאוטלוק אפשר לדחות משלוח עד שעתיים לכל היותר. האם אתה רוצה לדעת איך לתזמן אימייל המוני באאוטלוק? אז בצע את הפעולות הבאות:
- עבור אל דואר וברצועת הכלים בחר קובץ.
- שם עבור אל ניהול כללים והתראות.
- שים "כלל חדש".
- בחר תבנית ולחץ על התחל מכל ריק. לחץ על החל כלל על הודעות שאני שולח ועבור אל הבא. כעת בחר את התנאים ולחץ על הבא. בשלב הבא יש לציין פעולה אחת או יותר ואל תשכחו ללחוץ על התיבה "דחיית משלוח למספר דקות".
- המסך הבא שיופיע הוא עריכת תיאור הכלל ויש לסמן את האפשרות "מספר של" ולכתוב כמה דקות תרצו לעכב את המייל (מקסימום 120 דקות).
- תן אישור והבא. בחר את החריגים שאתה רוצה ולחץ שוב על הבא. זה יבקש ממך שם עבור הכלל הזה, אז תן אותו והפעל את הכלל. לבסוף, לחץ על סיום.
המשמעות היא שכאשר אתה כותב מייל, הוא יישאר לא נשלח כל עוד הזנת אותו כדי שתוכל לתקן אותו. כמובן, זה לא הכי מתאים כי אם אתה צריך לשלוח מייל באופן מיידי תהיה לך בעיה זו (ואז תצטרך לשנות אותה באופן ידני).
דרך נוספת לתזמן אימייל ב-Outlook
יש דרך אחרת לתזמן מיילים באאוטלוק, אולי הרבה יותר קלה מזו שהסברנו לכם, למרות שהיא לא עובדת עבור כל החשבונות. בשביל זה, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לכתוב את ההודעה וכאשר יש לך אותה, ליד כפתור השליחה תראה חץ למטה. אם תלחץ עליו, תופיע האפשרות לתזמן משלוח.
תצטרכו רק לבחור את התאריך והשעה שאתם רוצים שהיא תישלח וללחוץ על אישור או אישור כדי לשלוח סוף סוף את ההודעה. במקרה זה המיילים נשארים שמורים בטיוטות עד שיישלחו בתאריך ובשעה המתאימים.
כפי שאתה יכול לראות, תזמון אימייל באאוטלוק לא קשה לביצוע, אבל חשוב להכיר את השלבים ולהיות מסוגל להשתמש בו כדי לעכב את שליחת מיילים מסוימים כדי שלא תשכח את אלה שאתה צריך לשלוח או יכול לשלוח למרות שאתה לא יכול לפקוח עין על היום הזה. יש לך שאלות נוספות על Outlook? שאל אותנו בתגובות.