Als u veel Outlook-mail gebruikt, heeft u zeker af en toe gezocht naar trucjes of snelkoppelingen om functies sneller te maken. Bijvoorbeeld, Weet jij hoe je een e-mail in Outlook plant?
Hieronder zullen we het hebben over deze functie en alles wat je ermee kunt doen, evenals de stappen die je moet nemen om dit te bereiken. Zullen we beginnen?
Waarvoor dient de functie een e-mail inplannen?
Als je het nog nooit eerder hebt gedaan, zou je kunnen denken dat het gek is, omdat je gewoon moet wachten tot het moment voorbij is en het dan moet verzenden. Maar werkelijkheid is anders.
We geven je een voorbeeld. Stel, het is zaterdag en u herinnert zich dat een van uw medewerkers u de factuur voor die maand nog niet heeft gestuurd. Je wilt (en mag) hem in het weekend niet lastig vallen, maar je weet dat als je het nu niet doet, je het later niet meer zult herinneren.
Zo u schrijft de e-mail, maar in plaats van deze te verzenden, besluit u dat de e-mailtoepassing (in dit geval Outlook) verantwoordelijk is voor de verzending eerste ding maandagochtend, het vergeten omdat je het al herinnerde.
Begrijp je de functie nu? Je moet het zien als de mogelijkheid om e-mails te schrijven met het gemak om ze op andere specifieke dagen te verzenden, omdat je de zaken wilt versnellen.
Zo kunt u een dag besteden aan het schrijven van e-mails en deze stukje bij beetje laten versturen, op de dag en het tijdstip dat u zelf bepaalt, zodat ze bij de geadresseerde aankomen. En terwijl je op dat moment achter de computer zit, met wat vrienden eet of gewoon slaapt.
Hoe een e-mail in Outlook te plannen
Houd er rekening mee dat het plannen van een e-mail in Outlook vergelijkbaar is met het uitstellen van de bezorging. Eigenlijk blijven e-mails in een outbox (Je kunt dit zien via je mobiel) tot het tijdstip dat je hebt bepaald dat het moet worden verzonden, arriveert, dat dan als verzonden wordt weergegeven.
Maar hoe wordt dat gedaan?
Plan een enkel bericht
We gaan uitleggen hoe je een enkel bericht kunt inplannen. Om dit te doen, moet u de volgende stappen volgen:
- Schrijf het bericht dat u per e-mail wilt verzenden. Klik voordat je het verzendt op Meer opties (deze vind je in de groep Labels in de opties die verschijnen). Als je het daar niet kunt vinden, ga dan naar Opties / Meer opdrachten / Levering uitstellen.
- Hierdoor verschijnt een submenu met bezorgopties. Hier moet u het vak "Niet bezorgen vóór" activeren en vervolgens verschijnt er een vak waarin u de datum en tijd kunt invoeren waarop u wilt dat het wordt afgeleverd. Met andere woorden, op dat moment wordt het vanuit jouw mail naar de ontvanger gestuurd, ongeacht wat je aan het doen bent en of je Outlook mail open hebt staan of niet.
- Als je het eenmaal hebt, hoef je alleen maar op Sluiten te klikken en, als je het bericht hebt voltooid, druk op Verzenden zonder angst. Het wordt niet direct verzonden, maar op de dag en het tijdstip waarop je het hebt gepost.
Wat als u die datum en tijd wilt wijzigen? Nou, dat kan jij ook. Om dit te doen, moet u naar de outbox gaan, waar alle geplande of uitgestelde e-mails worden verzonden. U hoeft alleen degene te openen die u wilt wijzigen en op Meer opties te klikken in de groep Labels (of Opties / Meer opdrachten / Levering uitstellen. U hoeft alleen de stappen opnieuw te volgen en aan het einde op sluiten te klikken zodat alles is gewijzigd .
Plan alle berichten in
En als u een van degenen bent die er de voorkeur aan geeft alle berichten die u verzendt in te plannen? De waarheid is dat u met Outlook de bezorging tot maximaal twee uur kunt uitstellen. Wilt u weten hoe u een massale e-mail in Outlook plant? Doe dus het volgende:
- Ga naar Mail en selecteer op het lint Bestand.
- Ga daar naar Regels en waarschuwingen beheren.
- Zet "nieuwe regel".
- Selecteer een sjabloon en klik op Beginnen met een lege regel. Klik op Regel toepassen op berichten die ik verstuur en ga naar Volgende. Selecteer nu de voorwaarden en klik op volgende. In de volgende stap moet u één of meerdere acties aangeven en vergeet niet het vakje "bezorging een aantal minuten uitstellen" aan te klikken.
- Het volgende scherm dat verschijnt is om de beschrijving van de regel te bewerken en u moet de optie "Een aantal" markeren en schrijven hoeveel minuten u de e-mail wilt vertragen (maximaal 120 minuten).
- Geef OK en volgende. Selecteer de gewenste uitzonderingen en klik nogmaals op Volgende. Het zal u om een naam voor die regel vragen, dus geef deze en activeer de regel. Klik ten slotte op Voltooien.
Dit betekent dat wanneer u een e-mail schrijft, deze onverzonden blijft zolang u deze hebt ingevoerd, zodat u deze kunt corrigeren. Het is natuurlijk niet het meest geschikte, want als u onmiddellijk een e-mail moet verzenden, heeft u dit probleem (en dan moet u het handmatig wijzigen).
Een andere manier om een e-mail in Outlook te plannen
Er is een andere manier om e-mails te plannen in Outlook, misschien veel eenvoudiger dan degene die we u hebben uitgelegd, hoewel deze niet voor alle accounts werkt. Ervoor, het enige wat je hoeft te doen is het bericht te schrijven en als je het hebt, zie je naast de knop Verzenden een pijl naar beneden. Als je erop drukt, verschijnt de optie om de bezorging in te plannen.
U hoeft alleen de datum en tijd te kiezen waarop u het bericht wilt verzenden en op Ok of Accepteren te klikken om het bericht definitief te verzenden. In dit geval blijven de e-mails opgeslagen in Concepten totdat ze op de juiste datum en tijd zijn verzonden.
Zoals u kunt zien, is het plannen van een e-mail in Outlook niet moeilijk, maar het is belangrijk om de stappen te kennen en deze te kunnen gebruiken om het verzenden van bepaalde e-mails uit te stellen, zodat u de e-mails die u moet verzenden niet vergeet of kan sturen ook al kun je die dag niet in de gaten houden. Heb je meer vragen over Outlook? Vraag het ons in opmerkingen.