Se você usa muito o correio do Outlook, certamente de vez em quando você procurou alguns truques ou atalhos para tornar as funções mais rápidas. Por exemplo, Você sabe como agendar um e-mail no Outlook?
A seguir, falaremos sobre essa função e tudo o que você pode fazer com ela, bem como as etapas que você deve seguir para alcançá-la. Podemos começar?
Para que serve a função agendar um e-mail?
Se você nunca fez isso antes, pode achar que é uma bobagem, pois você só precisa esperar o momento passar e depois enviar. Mas a realidade é diferente.
Damos-lhe um exemplo. Imagine que é sábado e você lembrou que um de seus funcionários ainda não lhe enviou a fatura daquele mês. Você não quer (e não deve) incomodá-lo em um final de semana, mas sabe que se não fizer isso agora, não vai lembrar depois.
Assim você escreve o e-mail, mas, em vez de enviá-lo, decide que é o aplicativo de e-mail (neste caso, o Outlook), quem está encarregado de enviá-lo primeira coisa na segunda-feira de manhã, esquecendo porque você já se lembrou.
Você entende a função agora? Você tem que ver isso como a possibilidade de escrever e-mails com a facilidade de enviá-los em outros dias específicos, pois você deseja agilizar as coisas.
Desta forma, você pode dedicar um dia para escrever e-mails e enviá-los aos poucos, no dia e hora que você decidir, para que cheguem ao destinatário. E enquanto nesse momento você pode estar no computador, comendo com alguns amigos ou simplesmente dormindo.
Como agendar um e-mail no Outlook
Você deve ter em mente que agendar um e-mail no Outlook é semelhante a atrasar a entrega. Na verdade, os e-mails ficam em uma caixa de saída (Você pode ver isso através do seu celular) até que chegue a hora que você determinou para o envio, que aparecerá como enviado.
Mas como isso é feito?
Agendar uma única mensagem
Vamos explicar como você pode agendar uma única mensagem. Para fazer isso, você deve seguir as seguintes etapas:
- Escreva a mensagem que deseja enviar por e-mail. Antes de enviá-lo, clique em Mais opções (você pode encontrar isso no grupo Etiquetas nas opções que aparecem). Se você não encontrar lá, vá em Opções / Mais comandos / Atrasar entrega.
- Isso abrirá um submenu com opções de entrega. Aqui tens de activar a caixa "Não entregar antes" e depois aparece uma caixa para que possas colocar a data e hora que queres que seja entregue. Em outras palavras, naquele momento ele será enviado do seu e-mail para o destinatário, independentemente do que você esteja fazendo ou se o e-mail do Outlook está aberto ou não.
- Depois de tê-lo, basta clicar em fechar e, se tiver terminado a mensagem, clique em enviar sem medo. Não será enviado imediatamente, mas no dia e hora em que você o postou.
E se você quiser alterar essa data e hora? Bem, você também pode. Para isso, você deve ir até a caixa de saída, que é onde estarão todos os e-mails agendados ou atrasados para serem enviados. Basta abrir aquela que deseja alterar e clicar em Mais opções no grupo Etiquetas (ou Opções / Mais comandos / Atrasar entrega. Basta seguir os passos novamente e no final clicar em fechar para que tudo seja modificado .
Agendar todas as mensagens
E se você é daqueles que prefere agendar todas as mensagens que envia? A verdade é que com o Outlook você pode atrasar a entrega até no máximo duas horas. Você quer saber como agendar um e-mail em massa no Outlook? Então faça o seguinte:
- Vá para Mail e na faixa de opções selecione Arquivo.
- Vá para Gerenciar regras e alertas.
- Coloque “nova regra”.
- Selecione um modelo e clique em Iniciar a partir de uma regra em branco. Clique em Aplicar regra às mensagens enviadas e vá para Avançar. Agora selecione as condições e clique em próximo. Na próxima etapa, você deve indicar uma ou mais ações e não se esqueça de clicar na caixa "adiar a entrega por alguns minutos".
- A próxima tela que aparecerá é para editar a descrição da regra e você deve marcar a opção “Um número de” e escrever quantos minutos deseja atrasar o correio (máximo 120 minutos).
- Dê OK e próximo. Selecione as exceções desejadas e clique em próximo novamente. Ele pedirá um nome para essa regra, então dê-o e ative a regra. Por fim, clique em Concluir.
Isso significa que, quando você escrever um e-mail, ele permanecerá sem ser enviado enquanto você o inserir para que possa corrigi-lo. Claro, não é o mais adequado, porque se você precisar enviar um e-mail imediatamente, terá esse problema (e terá que modificá-lo manualmente).
Outra maneira de agendar um e-mail no Outlook
Existe outra maneira de agendar e-mails no Outlook, talvez muito mais fácil do que a que explicamos a você, embora não funcione para todas as contas. Para isso, tudo o que você precisa fazer é escrever a mensagem e, quando a tiver, ao lado do botão Enviar, você verá uma seta para baixo. Se você pressioná-lo, aparecerá a opção de agendar a entrega.
Você só terá que escolher a data e a hora que deseja que ela seja enviada e clicar em Ok ou aceitar para finalmente enviar a mensagem. Neste caso os e-mails permanecem salvos em Rascunhos até que sejam enviados na data e hora apropriadas.
Como você pode ver, agendar um e-mail no Outlook não é difícil de fazer, mas é importante conhecer as etapas e poder usá-lo para atrasar o envio de determinados e-mails para não esquecer os que você deve enviar. ou pode enviar mesmo não podendo ficar de olho nesse dia. Você tem mais perguntas sobre o Outlook? Pergunte-nos nos comentários.