Dacă folosești foarte mult mail Outlook, cu siguranță că din când în când ai căutat câteva trucuri sau comenzi rapide pentru a face funcții mai rapid. De exemplu, Știți cum să programați un e-mail în Outlook?
Mai jos vom vorbi despre această funcție și tot ce puteți face cu ea, precum și pașii pe care trebuie să îi faceți pentru ao realiza. Putem incepe?
Pentru ce este programul de funcționare un e-mail?
Dacă nu ai mai făcut-o până acum, s-ar putea să crezi că este o prostie, pentru că trebuie doar să aștepți să treacă momentul și apoi să-l trimiți. Dar realitatea este alta.
Vă dăm un exemplu. Imaginează-ți că este sâmbătă și ți-ai amintit că unul dintre angajații tăi nu ți-a trimis încă factura pentru luna respectivă. Nu vrei (și nu ar trebui) să-l deranjezi într-un weekend, dar știi că dacă nu o faci acum, nu îți vei aminti mai târziu.
Astfel scrii e-mailul dar, în loc să-l trimiți, decizi că este aplicația de email (în acest caz Outlook), care se ocupă de trimiterea lui la prima oră luni dimineața, uitând de asta pentru că ți-ai amintit deja.
Înțelegi funcția acum? Trebuie să o vezi ca fiind posibilitatea de a scrie e-mailuri cu ușurința de a le trimite în alte zile specifice, deoarece încearcă să accelereze lucrurile.
In acest fel, poti dedica o zi scrierii de email-uri si sa le trimita putin cate putin, in ziua si ora pe care o hotarasti, pentru ca acestea sa ajunga la destinatar. Și în timp ce tu în acel moment poți fi pe computer, mâncând cu niște prieteni sau pur și simplu dormi.
Cum să programați un e-mail în Outlook
Trebuie să rețineți că programarea unui e-mail în Outlook este similară cu întârzierea livrării. De fapt, e-mailurile rămân într-o căsuță de ieșire (Puteți vedea acest lucru de pe mobil) până când sosește ora pe care ați stabilit-o pentru a fi trimis, care va apărea apoi ca trimis.
Dar cum se face asta?
Programați un singur mesaj
Vă vom explica cum puteți programa un singur mesaj. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați următorii pași:
- Scrieți mesajul pe care doriți să-l trimiteți prin e-mail. Înainte de a-l trimite, faceți clic pe Mai multe opțiuni (puteți găsi acest lucru în grupul Etichete din opțiunile care apar). Dacă nu îl găsiți acolo, accesați Opțiuni / Mai multe comenzi / Întârzie livrarea.
- Aceasta va afișa un submeniu cu Opțiuni de livrare. Aici trebuie să activați caseta „Nu livrați înainte” și apoi apare o casetă pentru a putea pune data și ora la care doriți să fie livrat. Cu alte cuvinte, în acel moment va fi trimis din mail-ul tău către cel al destinatarului, indiferent de ceea ce faci sau dacă ai sau nu mail-ul Outlook deschis.
- Odată ce îl aveți, tot ce trebuie să faceți este să apăsați pe close și, dacă ați terminat mesajul, apăsați Trimite fără teamă. Nu va fi trimis imediat, ci ziua și ora la care l-ați postat.
Ce se întâmplă dacă vrei să schimbi data și ora? Ei bine, și tu poți. Pentru a face acest lucru, trebuie să mergeți la căsuța de ieșire, unde vor fi toate e-mailurile programate sau întârziate să fie trimise. Trebuie doar să o deschideți pe cea pe care doriți să o modificați și să faceți clic pe Mai multe opțiuni din grupul Etichete (sau Opțiuni / Mai multe comenzi / Amânare livrare. Trebuie doar să urmați din nou pașii și la final să faceți clic pe închidere pentru ca totul să fie modificat .
Programați toate mesajele
Și dacă ești unul dintre cei care preferă să programeze toate mesajele pe care le trimiți? Adevărul este că cu Outlook poți întârzia livrarea cu maximum două ore. Vrei să știi cum să programezi un e-mail în masă în Outlook? Deci, faceți următoarele:
- Accesați Mail și pe panglică selectați Fișier.
- Accesați Gestionați regulile și alertele.
- Pune „nouă regulă”.
- Selectați un șablon și apăsați Start dintr-o regulă goală. Faceți clic pe Aplicați regula la mesajele pe care le trimit și mergeți la Următorul. Acum selectați condițiile și faceți clic pe următorul. În pasul următor trebuie să indicați una sau mai multe acțiuni și nu uitați să faceți clic pe caseta „amânați livrarea pentru un număr de minute”.
- Următorul ecran care va apărea este să editați descrierea regulii și trebuie să bifați opțiunea „Un număr de” și să scrieți câte minute doriți să întârzieți e-mailul (maximum 120 de minute).
- Dă OK și următorul. Selectați excepțiile dorite și apăsați din nou pe Următorul. Îți va cere un nume pentru acea regulă, așa că dă-i și activează regula. În cele din urmă, faceți clic pe Terminare.
Aceasta va însemna că atunci când scrieți un e-mail, acesta va rămâne netrimis atâta timp cât l-ați introdus, astfel încât să îl puteți rectifica. Desigur, nu este cel mai potrivit pentru că dacă trebuie să trimiți un email imediat vei avea această problemă (și atunci va trebui să o modifici manual).
O altă modalitate de a programa un e-mail în Outlook
Există o altă modalitate de a programa e-mailuri în Outlook, poate mult mai ușoară decât cea pe care v-am explicat-o, deși nu funcționează pentru toate conturile. Pentru aceasta, tot ce trebuie să faci este să scrii mesajul și când îl ai, lângă butonul Trimite vei vedea o săgeată în jos. Dacă apăsați, va apărea opțiunea de programare a livrării.
Va trebui doar să alegeți data și ora la care doriți să fie trimis și să faceți clic pe Ok sau să acceptați pentru a trimite în sfârșit mesajul. În acest caz, e-mailurile rămân salvate în Ciorne până când sunt trimise la data și ora corespunzătoare.
După cum puteți vedea, programarea unui e-mail în Outlook nu este dificil de făcut, dar este important să cunoașteți pașii și să îl puteți folosi pentru a întârzia trimiterea anumitor e-mailuri, astfel încât să nu le uitați pe cele pe care trebuie să le trimiteți sau poate trimite chiar dacă nu poți fi cu ochii pe ziua respectivă. Aveți mai multe întrebări despre Outlook? Întrebați-ne în comentarii.