Ak veľa používate Outlook mail, určite ste z času na čas hľadali nejaké triky alebo skratky na zrýchlenie funkcií. Napríklad, Viete, ako naplánovať e-mail v programe Outlook?
Nižšie si povieme o tejto funkcii a všetkom, čo s ňou môžete robiť, ako aj o krokoch, ktoré musíte urobiť, aby ste ju dosiahli. Môžeme začať?
Na čo slúži plán funkcií e-mailu?
Ak ste to nikdy predtým neurobili, možno si myslíte, že je to hlúpe, pretože musíte počkať, kým prejde chvíľa, a potom to odoslať. ale realita je iná.
Dáme vám príklad. Predstavte si, že je sobota a vy ste si spomenuli, že jeden z vašich zamestnancov vám ešte neposlal faktúru za daný mesiac. Nechcete (a nemali by ste) ho obťažovať cez víkend, ale viete, že ak to neurobíte teraz, neskôr si to už nebudete pamätať.
Tak napíšete e-mail, ale namiesto odoslania sa rozhodnete, že je to e-mailová aplikácia (v tomto prípade Outlook), ktorá je zodpovedná za jeho odoslanie Prvá vec v pondelok ráno, zabudnite na to, pretože ste si už spomenuli.
Už rozumiete funkcii? Musíte to vidieť ako možnosť písania e-mailov s jednoduchým odosielaním v iné konkrétne dni, pretože sa to snaží urýchliť.
Týmto spôsobom môžete venovať jeden deň písaniu e-mailov a nechať si ich postupne posielať v deň a čas, ktorý si sami určíte, aby sa dostali k adresátovi. A zatiaľ čo v tej chvíli môžete byť na počítači, jesť s priateľmi alebo jednoducho spať.
Ako naplánovať e-mail v programe Outlook
Musíte mať na pamäti, že plánovanie e-mailu v programe Outlook je podobné oneskoreniu doručenia. E-maily v skutočnosti zostávajú v schránke na odoslanie (Môžete to vidieť cez mobil), kým nepríde čas, ktorý ste si určili na odoslanie, ktorý sa potom zobrazí ako odoslaný.
Ale ako sa to robí?
Naplánujte si jednu správu
Vysvetlíme vám, ako môžete naplánovať jednu správu. Ak to chcete urobiť, musíte postupovať podľa nasledujúcich krokov:
- Napíšte správu, ktorú chcete poslať e-mailom. Pred odoslaním kliknite na Ďalšie možnosti (nájdete to v skupine Štítky v zobrazených možnostiach). Ak ho tam nenájdete, prejdite na Možnosti / Ďalšie príkazy / Oneskorenie doručenia.
- Zobrazí sa podponuka s možnosťami doručenia. Tu musíte aktivovať políčko „Nedoručovať skôr“ a potom sa zobrazí políčko, do ktorého môžete zadať dátum a čas, kedy chcete zásielku doručiť. Inými slovami, v tom momente bude odoslaná z vašej pošty príjemcovi, bez ohľadu na to, čo práve robíte alebo či máte otvorenú poštu v Outlooku alebo nie.
- Keď ju máte, stačí stlačiť zavrieť a ak ste správu dokončili, stlačte Odoslať bez strachu. Nebude odoslaná okamžite, ale v deň a čas, kedy ste ju odoslali.
Čo ak chcete tento dátum a čas zmeniť? No môžeš aj ty. Ak to chcete urobiť, musíte prejsť do priečinka Pošta na odoslanie, čo je miesto, kde budú všetky e-maily naplánované alebo oneskorené na odoslanie. Stačí si otvoriť ten, ktorý chcete zmeniť a kliknúť na Ďalšie možnosti v skupine Štítky (alebo Možnosti / Ďalšie príkazy / Odložiť doručenie. Stačí znova postupovať podľa krokov a na konci kliknúť na zavrieť, aby sa všetko upravilo .
Naplánujte si všetky správy
A ak patríte k tým, ktorí uprednostňujú plánovanie všetkých správ, ktoré posielate? Pravdou je, že s Outlookom môžete odložiť doručenie maximálne o dve hodiny. Chcete vedieť, ako naplánovať hromadný e-mail v programe Outlook? Urobte teda nasledovné:
- Prejdite na Pošta a na páse s nástrojmi vyberte Súbor.
- Prejdite do časti Spravovať pravidlá a upozornenia.
- Zadajte „nové pravidlo“.
- Vyberte šablónu a stlačte Začať z prázdneho pravidla. Kliknite na položku Použiť pravidlo na správy, ktoré odosielam, a prejdite na položku Ďalej. Teraz vyberte podmienky a kliknite na Ďalej. V ďalšom kroku musíte označiť jednu alebo viac akcií a nezabudnite kliknúť na políčko „odložiť doručenie o niekoľko minút“.
- Ďalšia obrazovka, ktorá sa zobrazí, je úprava popisu pravidla a musíte označiť možnosť „Počet“ a napísať, o koľko minút chcete oddialiť poštu (maximálne 120 minút).
- Daj OK a dalej. Vyberte požadované výnimky a znova stlačte tlačidlo Ďalej. Požiada vás o názov tohto pravidla, tak ho zadajte a aktivujte pravidlo. Nakoniec kliknite na tlačidlo Dokončiť.
To znamená, že keď napíšete e-mail, zostane neodoslaný tak dlho, ako ste ho zadali, aby ste ho mohli opraviť. Samozrejme, nie je to najvhodnejšie, pretože ak potrebujete poslať e-mail okamžite, budete mať tento problém (a potom ho budete musieť upraviť ručne).
Ďalší spôsob, ako naplánovať e-mail v programe Outlook
Existuje ďalší spôsob plánovania e-mailov v programe Outlook, možno oveľa jednoduchší ako ten, ktorý sme vám vysvetlili, hoci nefunguje pre všetky účty. Pre to, stačí napísať správu a keď ju budete mať, vedľa tlačidla Odoslať sa vám zobrazí šípka nadol. Ak ho stlačíte, zobrazí sa možnosť naplánovať doručenie.
Budete musieť iba vybrať dátum a čas, kedy chcete správu odoslať, a kliknutím na tlačidlo OK alebo prijať správu nakoniec odošlete. V tomto prípade zostanú e-maily uložené v priečinku Koncepty kým nebudú odoslané v príslušnom dátume a čase.
Ako vidíte, naplánovanie e-mailu v programe Outlook nie je ťažké, ale je dôležité poznať kroky a vedieť ho použiť na oddialenie odoslania určitých e-mailov, aby ste nezabudli na tie, ktoré máte odoslať alebo môžete poslať, aj keď ten deň nemôžete sledovať. Máte ďalšie otázky týkajúce sa programu Outlook? Opýtajte sa nás v komentároch.