Nëse përdorni shumë postë në Outlook, me siguri herë pas here keni kërkuar disa truke ose shkurtore për t'i bërë funksionet më të shpejta. Për shembull, A e dini se si të planifikoni një email në Outlook?
Më poshtë do të flasim për këtë funksion dhe gjithçka që mund të bëni me të, si dhe hapat që duhet të ndërmerrni për ta arritur atë. Të fillojmë?
Për çfarë është orari i funksionit për një email?
Nëse nuk e keni bërë kurrë më parë, mund të mendoni se është marrëzi, sepse thjesht duhet të prisni që të kalojë momenti dhe më pas ta dërgoni. Por realiteti është ndryshe.
Ne ju japim një shembull. Imagjinoni që është e shtunë dhe ju keni kujtuar se një nga punonjësit tuaj nuk ju ka dërguar ende faturën për atë muaj. Ju nuk dëshironi (dhe nuk duhet) ta shqetësoni atë në një fundjavë, por e dini që nëse nuk e bëni tani, nuk do ta mbani mend më vonë.
Kështu ju shkruani emailin por, në vend që ta dërgoni, vendosni që është aplikacioni i emailit (në këtë rast Outlook), ai që është përgjegjës për dërgimin e tij gjëja e parë e së hënës në mëngjes, duke e harruar sepse e keni kujtuar tashmë.
A e kuptoni funksionin tani? Ju duhet ta shihni atë si mundësinë e shkrimit të emaileve me lehtësinë e dërgimit të tyre në ditë të tjera specifike pasi kërkon të shpejtojë gjërat.
Në këtë mënyrë, mund t'i kushtoni një ditë shkrimit të emaileve dhe t'i dërgoni ato pak nga pak, në ditën dhe orën që vendosni, në mënyrë që të arrijnë tek adresuesi. Dhe ndërkohë që në atë moment mund të jeni në kompjuter, duke ngrënë me disa miq ose thjesht duke fjetur.
Si të planifikoni një email në Outlook
Duhet të keni parasysh se planifikimi i një emaili në Outlook është i ngjashëm me vonesën e dorëzimit. Në fakt, emailet qëndrojnë në një kuti dalëse (Këtë mund ta shihni përmes celularit tuaj) derisa të arrijë koha që keni vendosur që të dërgohet, e cila më pas do të shfaqet si e dërguar.
Por si bëhet kjo?
Programoni një mesazh të vetëm
Ne do të shpjegojmë se si mund të planifikoni një mesazh të vetëm. Për ta bërë këtë, duhet të ndiqni hapat e mëposhtëm:
- Shkruani mesazhin që dëshironi të dërgoni me email. Përpara se ta dërgoni, klikoni në opsione të tjera (këtë mund ta gjeni në grupin Etiketa në opsionet që shfaqen). Nëse nuk mund ta gjeni atje, shkoni te Opsionet / Më shumë komanda / Vonesa e dorëzimit.
- Kjo do të sjellë një nënmenu me Opsionet e dorëzimit. Këtu duhet të aktivizoni kutinë "Mos dorëzo para" dhe më pas shfaqet një kuti që të mund të vendosni datën dhe orën që dëshironi të dorëzohet. Me fjalë të tjera, në atë moment ajo do të dërgohet nga posta juaj te marrësi, pavarësisht se çfarë jeni duke bërë ose nëse keni postë Outlook të hapur apo jo.
- Pasi ta keni, gjithçka që duhet të bëni është të klikoni mbyll dhe nëse e keni përfunduar mesazhin, goditi Dërgo pa frikë. Nuk do të dërgohet menjëherë, por ditën dhe orën në të cilën e keni postuar.
Po sikur të doni ta ndryshoni atë datë dhe orë? Epo edhe ti mundesh. Për ta bërë këtë, duhet të shkoni te kutia dalëse, ku do të jenë të gjitha emailet e planifikuara ose të vonuara për t'u dërguar. Thjesht duhet të hapni atë që dëshironi të ndryshoni dhe të klikoni në "Më shumë opsione" në grupin "Etiketat" (ose "Opsione" / Më shumë komanda / "Vonesë dorëzimin". Thjesht duhet të ndiqni përsëri hapat dhe në fund të klikoni "mbyll" në mënyrë që gjithçka të modifikohet .
Programoni të gjitha mesazhet
Dhe nëse jeni një nga ata që preferojnë të planifikojnë të gjitha mesazhet që dërgoni? E vërteta është se me Outlook mund të vononi dorëzimin deri në maksimum dy orë. Dëshironi të dini se si të planifikoni një email masiv në Outlook? Pra bëni sa më poshtë:
- Shkoni te Mail dhe në shirit zgjidhni File.
- Atje shkoni te Menaxho rregullat dhe sinjalizimet.
- Vendos "rregull të ri".
- Zgjidhni një shabllon dhe shtypni Start nga një rregull bosh. Klikoni Aplikoni rregullin për mesazhet që dërgoj dhe shkoni te "Tjetër". Tani zgjidhni kushtet dhe klikoni Next. Në hapin tjetër duhet të tregoni një ose më shumë veprime dhe mos harroni të klikoni në kutinë "shtyrë dorëzimin për disa minuta".
- Ekrani tjetër që do të shfaqet është për të redaktuar përshkrimin e rregullit dhe duhet të shënoni opsionin "Një numër" dhe të shkruani sa minuta dëshironi të vononi postën (maksimumi 120 minuta).
- Jepni OK dhe tjetër. Zgjidhni përjashtimet që dëshironi dhe shtypni përsëri tjetër. Do t'ju kërkojë një emër për atë rregull, ndaj jepni dhe aktivizoni rregullin. Në fund, klikoni Finish.
Kjo do të thotë që kur shkruani një email, ai do të mbetet i padërguar për aq kohë sa e keni futur në mënyrë që të mund ta korrigjoni. Sigurisht, nuk është më i përshtatshmi, sepse nëse duhet të dërgoni një email menjëherë, do ta keni këtë problem (dhe më pas do t'ju duhet ta modifikoni manualisht).
Një mënyrë tjetër për të planifikuar një email në Outlook
Ekziston një mënyrë tjetër për të planifikuar emailet në Outlook, ndoshta shumë më e lehtë se ajo që ju kemi shpjeguar, megjithëse nuk funksionon për të gjitha llogaritë. Për atë, gjithçka që duhet të bëni është të shkruani mesazhin dhe kur ta keni, pranë butonit "Dërgo" do të shihni një shigjetë poshtë.. Nëse e shtypni, do të shfaqet opsioni për të planifikuar dorëzimin.
Do t'ju duhet vetëm të zgjidhni datën dhe orën që dëshironi të dërgohet dhe klikoni Ok ose pranoni për të dërguar më në fund mesazhin. Në këtë rast emailet mbeten të ruajtura në Drafte derisa të dërgohen në datën dhe orën e duhur.
Siç mund ta shihni, planifikimi i një emaili në Outlook nuk është i vështirë për t'u bërë, por është e rëndësishme të njihni hapat dhe të jeni në gjendje ta përdorni atë për të vonuar dërgimin e emaileve të caktuara në mënyrë që të mos harroni ato që duhet të dërgoni. ose mund të dërgoni edhe pse ju nuk mund të mbani një sy në atë ditë. A keni më shumë pyetje rreth Outlook? Na pyesni në komente.