Nuförtiden, kontrollera originaliteten och sanningshalten i dokument att både vi går av och på officiella platser, Det är något grundläggande. I den här artikeln kommer vi att utforska på djupet hur man tillämpar digitala signaturer på Microsoft Office, Word, Excel och PowerPoint-plattformarna.
Den digitala signaturen, till skillnad från den traditionella handskrivna signaturen, använder kryptografiska algoritmer för att helt skilja sig från vilket annat dokument som helst, vilket är mycket säkrare än en handskriven signatur. Under hela denna analys kommer vi att upptäcka hur man lägger till synliga signaturer i dessa program, vilket ger oss möjlighet att autentisera dessa elektroniska dokument på ett säkert sätt.. Dessutom kommer vi att diskutera hur vi också kan genomföra denna process för osynliga digitala signaturer, en teknik som garanterar dokumentets säkerhet utan att lämna ett visuellt märke synligt för alla, vilket namnet indikerar.
Denna process, även om den kan låta lite teknisk och svår till en början, kan ingenting vara längre från sanningen, det är en mycket enkel procedur inom räckhåll för alla användare, och ännu mer med handledningen som vi visar dig nedan. Därför, om du vill lära dig hur du signerar dokument i Excel, Word och PowerPoint, fortsätt läsa för här kommer du att upptäcka hur.
Vad är en digital signatur?
En digital signatur är en kryptografisk metod som autentiserar en persons eller enhets identitet och säkerställer integriteten hos ett elektroniskt dokument. Till skillnad från en handskriven signatur använder en digital signatur matematiska algoritmer för att skapa ett unikt sigill som länkar undertecknaren till innehållet i dokumentet. Denna process bygger på användningen av ett digitalt certifikat, som fungerar som en slags elektronisk identifiering.
För att skapa en digital signatur använder undertecknaren en privat nyckel för att skydda informationen i dokumentet, vilket genererar en unik och irreproducerbar signatur. Signaturverifiering utförs med den publika nyckel som är kopplad till det digitala certifikatet, vilket säkerställer att signaturen kommer från certifikatinnehavaren och att dokumentet inte har ändrats sedan det signerades.
Den digitala signaturen ger överlägset skydd och erbjuder oss flera fördelar, såsom äkthet, genom att bekräfta undertecknarens identitet, eller integritet, genom att garantera att innehållet i dokumentet inte har ändrats.. Dessa funktioner gör digitala signaturer mycket användbara, och viktiga idag, i elektroniska transaktioner, kontrakt och juridiska dokument, vilket ger en högre nivå av säkerhet och förtroende för dokument med denna typ av signaturer.
Hur man lägger till en synlig digital signatur
Att signera ett dokument i dessa program är en process, förutom att vara väldigt användbar, något superenkelt och tillgängligt för alla typer av användare, oavsett om du har erfarenhet av denna typ av program eller inte. Om du vill signera dokument med en synlig signatur, följ dessa steg:
1. Öppna dokumentet:
Starta respektive applikation (Word, Excel eller PowerPoint) och öppna dokumentet du vill signera.
2. Öppna fliken "Infoga":
Välj fliken "Infoga" i menyraden.
3. Infoga en signaturrad:
På fliken "Infoga", i avsnittet "Text", välj "Signaturrad".
Välj mellan "Signatur på sista rad" eller "Signatur på nästa rad."
4. Ställ in signaturlinjen:
Fyll i den information som krävs i popup-fönstret, såsom namn, titel och e-postadress.
Kontrollera ytterligare alternativ enligt dina preferenser.
5. Infoga den digitala signaturen:
Klicka på "Acceptera" eller "Acceptera och signera", beroende på den specifika applikationen.
6. Välj ditt digitala certifikat:
Välj ditt digitala certifikat när du uppmanas.
7. Ange certifikatlösenordet:
Ange lösenordet som är kopplat till ditt digitala certifikat.
8. Signera dokumentet:
Klicka på "Sign" eller "OK".
Spara dokumentet med den inbyggda digitala signaturen.
Dessa steg är generella och tillämpliga på både Word, Excel och PowerPoint. Observera att vissa detaljer kan variera beroende på den specifika versionen av Microsoft Office-program och din systemkonfiguration. Se till att du har ett giltigt digitalt certifikat inställt innan du fortsätter med att signera dokumentet.
Hur man lägger till en osynlig digital signatur
Om vi däremot vill att denna signatur ska finnas i dokumentet, men vi inte vill att den ska synas i själva dokumentet, följ dessa steg, som liknar ovanstående, men med viss variation:
1. Öppna dokumentet:
Starta motsvarande applikation (Word, Excel eller PowerPoint) och öppna dokumentet du vill signera.
2. Öppna fliken "Arkiv" (eller "Hem" i PowerPoint):
Välj fliken "Arkiv" i Word eller "Hem" i PowerPoint.
3. Välj "Information" (välj "Skydda presentation" i PowerPoint):
I Word, välj "Information". I PowerPoint, välj "Skydda presentation."
4. Välj "Lägg till en digital signatur":
I avsnittet för signaturalternativ väljer du "Lägg till en digital signatur."
5. Fyll i certifikatinformationen:
Ange nödvändig information, såsom typ av åtagande, anledning, detaljer och välj ditt digitala certifikat.
6. Klicka på "Sign":
När du har fyllt i informationen klickar du på "Signera".
7. Spara det signerade dokumentet:
Spara dokumentet med den inbyggda osynliga digitala signaturen.
Dessa steg kan variera något beroende på den specifika versionen av Microsoft Office-program. Den osynliga signaturen lämnar inget synligt märke på dokumentet, men garanterar innehållets äkthet och integritet. Tänk på att även om det kallas "osynligt", så är det tekniskt sett en digital signatur som ger säkerhet i våra dokument. Den här typen av signatur är användbar när du vill garantera dokumentets äkthet och integritet utan att ändra dess utseende för användaren.
Hur man tar bort en digital signatur
Att ta bort en digital signatur från ett dokument är en känslig process, eftersom signaturer är utformade för att säkerställa dokumentets säkerhet och integritet. Det är viktigt att understryka att radering av en digital signatur kan göra dokumentet ogiltigt och påverka dess rättsliga giltighet i vissa sammanhang. Men om det av någon anledning är nödvändigt att ta bort en digital signatur i ett Word- eller Excel-dokument, kan du följa dessa steg:
Öppna dokumentet:
Starta motsvarande applikation (Word eller Excel) och öppna dokumentet som innehåller den digitala signaturen du vill ta bort.
Leta upp den digitala signaturen:
Leta reda på den digitala signaturraden på dokumentet.
Högerklicka på signaturen:
Högerklicka på den digitala signaturraden.
Välj "Ta bort signatur":
Välj alternativet "Ta bort signatur" i snabbmenyn.
Borttagningsbekräftelse:
Systemet kommer att be dig bekräfta att du vill ta bort signaturen. Klicka på "Ja" för att avsluta processen.
För mer information kan vi konsultera det officiella Microsoft-mediet genom följande länk:
