Σήμερα, ελέγξτε την πρωτοτυπία και την ακρίβεια των εγγράφων ότι, τόσο ανεβαίνουμε όσο και βγαίνουμε σε επίσημους χώρους, Είναι κάτι θεμελιώδες. Σε όλο αυτό το άρθρο θα διερευνήσουμε σε βάθος πώς να εφαρμόζουμε ψηφιακές υπογραφές στις πλατφόρμες Microsoft Office, Word, Excel και PowerPoint.
Η ψηφιακή υπογραφή, σε αντίθεση με την παραδοσιακή χειρόγραφη υπογραφή, χρησιμοποιεί κρυπτογραφικούς αλγόριθμους για να διαφοροποιείται πλήρως από οποιοδήποτε άλλο έγγραφο, άρα είναι πολύ πιο ασφαλής από μια χειρόγραφη υπογραφή. Κατά τη διάρκεια αυτής της ανάλυσης, θα ανακαλύψουμε πώς να προσθέσουμε ορατές υπογραφές σε αυτά τα προγράμματα, δίνοντάς μας την ευκαιρία να επικυρώσουμε την ταυτότητα αυτών των ηλεκτρονικών εγγράφων με ασφαλή τρόπο.. Επιπλέον, θα συζητήσουμε πώς μπορούμε επίσης να πραγματοποιήσουμε αυτή τη διαδικασία για αόρατες ψηφιακές υπογραφές, μια τεχνική που εγγυάται την ασφάλεια του εγγράφου χωρίς να αφήνει ένα οπτικό σημάδι ορατό σε όλους, όπως υποδηλώνει το όνομά του.
Αυτή η διαδικασία, αν και μπορεί να ακούγεται κάπως τεχνική και δύσκολη στην αρχή, τίποτα δεν θα μπορούσε να απέχει περισσότερο από την αλήθεια, είναι μια πολύ απλή διαδικασία στην προσιτότητα όλων των χρηστών, και ακόμη περισσότερο με το σεμινάριο που σας δείχνουμε παρακάτω. Επομένως, εάν θέλετε να μάθετε πώς να υπογράφετε έγγραφα σε Excel, Word και PowerPoint, συνεχίστε να διαβάζετε γιατί εδώ θα ανακαλύψετε πώς.
Τι είναι η Ψηφιακή Υπογραφή;
Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια κρυπτογραφική μέθοδος που πιστοποιεί την ταυτότητα ενός προσώπου ή μιας οντότητας και διασφαλίζει την ακεραιότητα ενός ηλεκτρονικού εγγράφου. Σε αντίθεση με μια χειρόγραφη υπογραφή, μια ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιεί μαθηματικούς αλγόριθμους για να δημιουργήσει μια μοναδική σφραγίδα που συνδέει τον υπογράφοντα με το περιεχόμενο του εγγράφου. Αυτή η διαδικασία βασίζεται στη χρήση ενός ψηφιακού πιστοποιητικού, το οποίο λειτουργεί ως ένας τύπος ηλεκτρονικής αναγνώρισης.
Για να δημιουργήσει μια ψηφιακή υπογραφή, ο υπογράφων χρησιμοποιεί ένα ιδιωτικό κλειδί για την προστασία των πληροφοριών στο έγγραφο, δημιουργώντας έτσι μια μοναδική και μη αναπαραγώγιμη υπογραφή. Η επαλήθευση υπογραφής πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας το δημόσιο κλειδί που σχετίζεται με το ψηφιακό πιστοποιητικό, διασφαλίζοντας ότι η υπογραφή προέρχεται από τον κάτοχο του πιστοποιητικού και ότι το έγγραφο δεν έχει τροποποιηθεί από τότε που υπογράφηκε.
Η ψηφιακή υπογραφή παρέχει ανώτερη προστασία και μας προσφέρει πολλαπλά πλεονεκτήματα, όπως η αυθεντικότητα, επιβεβαιώνοντας την ταυτότητα του υπογράφοντος ή την ακεραιότητα, με την εγγύηση ότι το περιεχόμενο του εγγράφου δεν έχει τροποποιηθεί.. Αυτά τα χαρακτηριστικά καθιστούν τις ψηφιακές υπογραφές πολύ χρήσιμες και απαραίτητες σήμερα σε ηλεκτρονικές συναλλαγές, συμβάσεις και νομικά έγγραφα, παρέχοντας υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας και εμπιστοσύνης σε έγγραφα με αυτού του τύπου υπογραφές.
Πώς να προσθέσετε μια ορατή ψηφιακή υπογραφή
Η υπογραφή ενός εγγράφου σε αυτά τα προγράμματα είναι μια διαδικασία, εκτός από πολύ χρήσιμη, κάτι εξαιρετικά απλό και διαθέσιμο σε όλους τους τύπους χρηστών, είτε έχετε εμπειρία σε αυτού του τύπου προγράμματα είτε όχι. Εάν θέλετε να υπογράψετε έγγραφα με ορατή υπογραφή, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Ανοίξτε το Έγγραφο:
Ξεκινήστε την αντίστοιχη εφαρμογή (Word, Excel ή PowerPoint) και ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να υπογράψετε.
2. Πρόσβαση στην καρτέλα "Εισαγωγή":
Επιλέξτε την καρτέλα «Εισαγωγή» στη γραμμή μενού.
3. Εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής:
Στην καρτέλα "Εισαγωγή", στην ενότητα "Κείμενο", επιλέξτε "Γραμμή υπογραφής".
Επιλέξτε μεταξύ "Υπογραφή στην τελευταία γραμμή" ή "Υπογραφή στην επόμενη γραμμή".
4. Ρυθμίστε τη γραμμή υπογραφής:
Συμπληρώστε τις απαιτούμενες πληροφορίες στο αναδυόμενο παράθυρο, όπως όνομα, τίτλος και διεύθυνση email.
Ελέγξτε πρόσθετες επιλογές σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
5. Εισαγάγετε την ψηφιακή υπογραφή:
Κάντε κλικ στο «Αποδοχή» ή «Αποδοχή και υπογραφή», ανάλογα με τη συγκεκριμένη εφαρμογή.
6. Επιλέξτε το ψηφιακό πιστοποιητικό σας:
Επιλέξτε το ψηφιακό πιστοποιητικό σας όταν σας ζητηθεί.
7. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του πιστοποιητικού:
Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που σχετίζεται με το ψηφιακό πιστοποιητικό σας.
8. Υπογράψτε το Έγγραφο:
Κάντε κλικ στο "Υπογραφή" ή "ΟΚ".
Αποθηκεύστε το έγγραφο με την ενσωματωμένη ψηφιακή υπογραφή.
Αυτά τα βήματα είναι γενικά και ισχύουν τόσο για το Word, το Excel και το PowerPoint. Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες λεπτομέρειες ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τη συγκεκριμένη έκδοση των εφαρμογών του Microsoft Office και τη διαμόρφωση του συστήματός σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα έγκυρο ψηφιακό πιστοποιητικό πριν προχωρήσετε στην υπογραφή του εγγράφου.
Πώς να προσθέσετε μια αόρατη ψηφιακή υπογραφή
Εάν, από την άλλη πλευρά, θέλουμε να υπάρχει αυτή η υπογραφή στο έγγραφο, αλλά δεν θέλουμε να είναι ορατή στο ίδιο το έγγραφο, ακολουθήστε αυτά τα βήματα, τα οποία είναι παρόμοια με τα παραπάνω, αλλά με κάποια παραλλαγή:
1. Ανοίξτε το Έγγραφο:
Ξεκινήστε την αντίστοιχη εφαρμογή (Word, Excel ή PowerPoint) και ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να υπογράψετε.
2. Πρόσβαση στην καρτέλα "Αρχείο" (ή "Αρχική σελίδα" στο PowerPoint):
Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο" στο Word ή "Αρχική σελίδα" στο PowerPoint.
Στο Word, επιλέξτε "Πληροφορίες". Στο PowerPoint, επιλέξτε "Προστασία παρουσίασης".
4. Επιλέξτε «Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής»:
Στην ενότητα επιλογών υπογραφής, επιλέξτε "Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής".
5. Συμπληρώστε τις πληροφορίες πιστοποιητικού:
Εισαγάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες, όπως τύπο δέσμευσης, λόγο, λεπτομέρειες και επιλέξτε το ψηφιακό πιστοποιητικό σας.
6. Κάντε κλικ στο «Υπογραφή»:
Αφού συμπληρώσετε τις πληροφορίες, κάντε κλικ στο «Υπογραφή».
7. Αποθηκεύστε το υπογεγραμμένο έγγραφο:
Αποθηκεύστε το έγγραφο με την ενσωματωμένη αόρατη ψηφιακή υπογραφή.
Αυτά τα βήματα ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με τη συγκεκριμένη έκδοση των εφαρμογών του Microsoft Office. Η αόρατη υπογραφή δεν αφήνει ορατό σημάδι στο έγγραφο, αλλά εγγυάται τη γνησιότητα και την ακεραιότητα του περιεχομένου. Λάβετε υπόψη ότι, αν και ονομάζεται "αόρατο", είναι τεχνικά μια ψηφιακή υπογραφή που παρέχει ασφάλεια στα έγγραφά μας. Αυτός ο τύπος υπογραφής είναι χρήσιμος όταν θέλετε να εγγυηθείτε τη γνησιότητα και την ακεραιότητα του εγγράφου χωρίς να αλλοιώσετε την εμφάνισή του στον χρήστη.
Πώς να διαγράψετε μια ψηφιακή υπογραφή
Η αφαίρεση μιας ψηφιακής υπογραφής από ένα έγγραφο είναι μια λεπτή διαδικασία, καθώς οι υπογραφές έχουν σχεδιαστεί για να διασφαλίζουν την ασφάλεια και την ακεραιότητα του εγγράφου. Είναι σημαντικό να τονιστεί ότι η διαγραφή μιας ψηφιακής υπογραφής μπορεί να ακυρώσει το έγγραφο και να επηρεάσει τη νομική του εγκυρότητα σε ορισμένα πλαίσια. Ωστόσο, εάν για κάποιο λόγο είναι απαραίτητο να αφαιρέσετε μια ψηφιακή υπογραφή σε ένα έγγραφο του Word ή του Excel, μπορείτε να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:
Ανοίξτε το Έγγραφο:
Ξεκινήστε την αντίστοιχη εφαρμογή (Word ή Excel) και ανοίξτε το έγγραφο που περιέχει την ψηφιακή υπογραφή που θέλετε να διαγράψετε.
Εντοπίστε την Ψηφιακή Υπογραφή:
Εντοπίστε τη γραμμή ψηφιακής υπογραφής στο έγγραφο.
Κάντε δεξί κλικ στην υπογραφή:
Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή ψηφιακής υπογραφής.
Επιλέξτε «Κατάργηση υπογραφής»:
Στο μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε την επιλογή "Κατάργηση υπογραφής".
Επιβεβαίωση διαγραφής:
Το σύστημα θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να διαγράψετε την υπογραφή. Κάντε κλικ στο «Ναι» για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Για περισσότερες πληροφορίες, μπορούμε να συμβουλευτούμε τα επίσημα μέσα της Microsoft μέσω των παρακάτω σύνδεσμος:
