Ngày nay, kiểm tra tính nguyên bản và tính xác thực của tài liệu rằng, cả hai chúng tôi đều đến và rời khỏi những địa điểm chính thức, Đó là một cái gì đó cơ bản. Trong suốt bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu về cách áp dụng chữ ký số trong nền tảng Microsoft Office, Word, Excel và PowerPoint.
Chữ ký số, không giống như chữ ký viết tay truyền thống, sử dụng thuật toán mã hóa để phân biệt hoàn toàn với bất kỳ tài liệu nào khác, do đó an toàn hơn nhiều so với chữ ký viết tay. Trong suốt quá trình phân tích này, chúng tôi sẽ khám phá cách thêm chữ ký hiển thị vào các chương trình này, giúp chúng tôi có cơ hội xác thực các tài liệu điện tử này một cách an toàn.. Ngoài ra, chúng tôi sẽ thảo luận về cách chúng tôi cũng có thể thực hiện quy trình này đối với chữ ký số vô hình, một kỹ thuật đảm bảo tính bảo mật của tài liệu mà không để lại dấu vết trực quan cho mọi người, như tên của nó đã chỉ ra.
Quá trình này, mặc dù lúc đầu nghe có vẻ hơi kỹ thuật và khó khăn, nhưng không có gì có thể xa hơn sự thật, đây là một quy trình rất đơn giản trong tầm tay của tất cả người dùng và thậm chí còn hơn thế nữa với hướng dẫn mà chúng tôi chỉ cho bạn bên dưới. Do đó, nếu bạn muốn tìm hiểu cách ký tài liệu trong Excel, Word và PowerPoint, hãy tiếp tục đọc vì ở đây bạn sẽ khám phá cách thực hiện.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một phương pháp mã hóa nhằm xác thực danh tính của một cá nhân hoặc tổ chức và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Không giống như chữ ký viết tay, chữ ký số sử dụng thuật toán toán học để tạo ra con dấu duy nhất liên kết người ký với nội dung của tài liệu. Quá trình này dựa trên việc sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số, hoạt động như một loại nhận dạng điện tử.
Để tạo chữ ký số, người ký sử dụng khóa riêng để bảo vệ thông tin trong tài liệu, do đó tạo ra một chữ ký duy nhất và không thể tái tạo được. Việc xác minh chữ ký được thực hiện bằng cách sử dụng khóa chung được liên kết với chứng chỉ số, đảm bảo rằng chữ ký đến từ người giữ chứng chỉ và tài liệu không bị thay đổi kể từ khi được ký.
Chữ ký số cung cấp khả năng bảo vệ vượt trội và mang lại cho chúng ta nhiều lợi ích, chẳng hạn như tính xác thực, bằng cách xác nhận danh tính của người ký hoặc tính toàn vẹn bằng cách đảm bảo rằng nội dung của tài liệu không bị sửa đổi.. Những tính năng này làm cho chữ ký số trở nên rất hữu ích và cần thiết ngày nay trong các giao dịch điện tử, hợp đồng và tài liệu pháp lý, mang lại mức độ bảo mật và tin cậy cao hơn cho các tài liệu có loại chữ ký này.
Cách thêm Chữ ký số hiển thị
Ký một tài liệu trong các chương trình này là một quá trình, ngoài việc rất hữu ích, còn là một quá trình siêu đơn giản và có sẵn cho mọi loại người dùng, cho dù bạn có kinh nghiệm về loại chương trình này hay không. Nếu bạn muốn ký các tài liệu có chữ ký hiển thị, hãy làm theo các bước sau:
1. Mở tài liệu:
Khởi động ứng dụng tương ứng (Word, Excel hoặc PowerPoint) và mở tài liệu bạn muốn ký.
2. Truy cập tab “Chèn”:
Chọn tab “Chèn” trong thanh menu.
3. Chèn một dòng chữ ký:
Trong tab “Chèn”, trong phần “Văn bản”, chọn “Dòng chữ ký”.
Chọn giữa “Chữ ký ở dòng cuối cùng” hoặc “Chữ ký ở dòng tiếp theo”.
4. Thiết lập dòng chữ ký:
Điền thông tin cần thiết vào cửa sổ bật lên, chẳng hạn như tên, chức danh và địa chỉ email.
Kiểm tra các tùy chọn bổ sung theo sở thích của bạn.
5. Chèn chữ ký số:
Nhấp vào “Chấp nhận” hoặc “Chấp nhận và ký tên”, tùy thuộc vào ứng dụng cụ thể.
6. Chọn Chứng chỉ số của bạn:
Chọn chứng chỉ kỹ thuật số của bạn khi được nhắc.
7. Nhập mật khẩu chứng chỉ:
Nhập mật khẩu được liên kết với chứng chỉ kỹ thuật số của bạn.
8. Ký văn bản:
Nhấp vào "Ký" hoặc "OK."
Lưu tài liệu bằng chữ ký số tích hợp.
Các bước này mang tính chung chung và có thể áp dụng cho cả Word, Excel và PowerPoint. Xin lưu ý rằng một số chi tiết có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của ứng dụng Microsoft Office và cấu hình hệ thống của bạn. Đảm bảo bạn đã thiết lập chứng chỉ kỹ thuật số hợp lệ trước khi tiếp tục ký tài liệu.
Cách thêm Chữ ký số vô hình
Mặt khác, nếu chúng tôi muốn chữ ký này tồn tại trong tài liệu nhưng chúng tôi không muốn nó hiển thị trong chính tài liệu đó, hãy làm theo các bước sau, tương tự như các bước trên nhưng có một số biến thể:
1. Mở tài liệu:
Khởi động ứng dụng tương ứng (Word, Excel hoặc PowerPoint) và mở tài liệu bạn muốn ký.
2. Truy cập tab “Tệp” (hoặc “Trang chủ” trong PowerPoint):
Chọn tab “Tệp” trong Word hoặc “Trang chủ” trong PowerPoint.
3. Chọn “Thông tin” (trong PowerPoint chọn “Bảo vệ bản trình bày”):
Trong Word, chọn "Thông tin". Trong PowerPoint, chọn "Bảo vệ bản trình bày".
4. Chọn “Thêm chữ ký số”:
Trong phần tùy chọn chữ ký, chọn “Thêm chữ ký số”.
5. Điền thông tin chứng chỉ:
Nhập thông tin cần thiết, chẳng hạn như loại cam kết, lý do, chi tiết và chọn chứng chỉ số của bạn.
6. Bấm “Ký”:
Khi bạn đã điền đầy đủ thông tin, hãy nhấp vào “Đăng ký”.
7. Lưu tài liệu đã ký:
Lưu tài liệu bằng chữ ký số vô hình tích hợp.
Các bước này có thể thay đổi đôi chút tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của ứng dụng Microsoft Office. Chữ ký vô hình không để lại dấu vết rõ ràng trên tài liệu nhưng đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của nội dung. Hãy nhớ rằng, mặc dù được gọi là "vô hình", nhưng về mặt kỹ thuật, nó là chữ ký điện tử cung cấp tính bảo mật cho tài liệu của chúng tôi. Loại chữ ký này hữu ích khi bạn muốn đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu mà không làm thay đổi hình thức của nó đối với người dùng.
Cách xóa chữ ký số
Xóa chữ ký số khỏi tài liệu là một quá trình phức tạp vì chữ ký được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và tính toàn vẹn của tài liệu. Điều quan trọng cần nhấn mạnh là việc xóa chữ ký số có thể làm mất hiệu lực của tài liệu và ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của nó trong một số bối cảnh nhất định. Tuy nhiên, nếu vì lý do nào đó cần phải xóa chữ ký số trong tài liệu Word hoặc Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Mở tài liệu:
Khởi động ứng dụng tương ứng (Word hoặc Excel) và mở tài liệu có chứa chữ ký số bạn muốn xóa.
Xác định vị trí chữ ký số:
Xác định vị trí dòng chữ ký số trên tài liệu.
Nhấp chuột phải vào Chữ ký:
Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký số.
Chọn “Xóa chữ ký”:
Trong menu ngữ cảnh, chọn tùy chọn “Xóa chữ ký”.
Xác nhận xóa:
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác nhận muốn xóa chữ ký. Nhấp vào “Có” để kết thúc quá trình.
Để biết thêm thông tin, chúng ta có thể tham khảo các phương tiện truyền thông chính thức của Microsoft thông qua các phương tiện sau liên kết:
